Cómo se administra un club de verdad
Qué decidir antes de automatizar, dónde se pierde la plata y qué hace —y qué no hace— el software. Sin humo: si algo todavía no está implementado, la guía lo dice en la misma oración.
Cómo elegir un software de gestión para un club
Un checklist para decidir con la cabeza fría: empezar por el problema que duele, pedir por escrito cómo se sacan los datos, y probarlo un mes en paralelo cerrando el período en los dos lados.
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Antes de comprar y en la primera temporada: qué mirar, qué pedir y cómo probarlo.
Cómo elegir un software de gestión para un club
Un checklist para decidir con la cabeza fría: empezar por el problema que duele, pedir por escrito cómo se sacan los datos, y probarlo un mes en paralelo cerrando el período en los dos lados.
7 minLeerPuesta en marcha: de la planilla a la primera cuota emitida
El orden en que conviene cargar un club nuevo —categorías, actividades, padrón, equipo y la primera emisión—, qué se puede traer de la planilla vieja, qué no migra, y cómo cargar la deuda que el club ya tenía sin inventar cuotas viejas.
7 minLeerVerificación en dos pasos: cómo protegerle la cuenta al club
Cómo se activa el segundo factor, qué son los códigos de respaldo y qué pasa si se pierden, y qué significa que el club «exija» la verificación: a quiénes alcanza y cuándo se pide.
4 minLeerLos planes, la prueba gratis y qué pasa cuando termina
Qué incluye la prueba gratis y en qué se diferencia del plan contratado, qué pasa el día que termina, cómo se cambia de plan para arriba y para abajo, y qué ocurre si una factura queda impaga.
9 minLeerLlevarte tus datos: la exportación completa del club
Cómo se descarga todo lo que el club cargó, qué trae el archivo y qué no, qué pasa si el club es muy grande, y por qué la descarga sigue disponible aunque se haya vencido la prueba.
5 minLeerLa configuración del club, interruptor por interruptor
La guía de referencia de la pantalla de configuración: qué hace cada opción, cuáles vienen apagadas —que son más de las que uno espera— y cuáles cambian plata. Para leer una vez al empezar y volver cuando algo no sale como se esperaba.
7 minLeer
Cobranzas y dinero
Qué se cobra, cuándo, y qué hacer cuando no entra.
Cómo cobrar las cuotas de un club sin planillas
Cómo organizar la cuota social de un club: qué define el importe, cuándo emitirla, cómo registrar cobros parciales y qué hacer con el dinero que un socio deja a favor.
6 minLeerCuando la cuota no es la misma para todos: mes de alta, becas y quién paga
Por qué dos socios de la misma categoría pagan importes distintos: lo obvio —actividades, cargos extra, una sanción— y los dos que recortan el precio de lo mismo, el prorrateo del primer mes y la beca. Más el grupo familiar, que no cambia ningún importe: cambia quién puede pagar.
13 minLeerCómo bajar la morosidad en un club
Qué cuenta como moroso, por qué el reclamo tardío es el que no se cobra, y cómo armar un circuito de recordatorios que no dependa de que alguien se acuerde.
5 minLeerCómo se calculan los honorarios de un profesor
La comisión no se carga en la ficha del profesor: es un porcentaje por actividad, sobre lo cobrado (no lo devengado), y se congela al emitir cada cuota. Cambiar el % hoy no mueve las cuotas ya emitidas.
5 minLeerRecibos y cobros en el mostrador: registrar, entregar, anular y devolver
Cómo se registra un cobro en el mostrador, qué dice el recibo, adónde va la plata según el medio, cómo se le entrega al socio y quién puede anularlo o devolver un saldo a favor. Con lo que no hace: no es factura, y un recibo de cobro online no se anula desde acá.
16 minLeerCobro online de cuotas con Mercado Pago
Cómo conectar la cuenta de Mercado Pago del club, qué ve el socio en su link personal, cómo entra el pago a su cuenta corriente y qué hacer cuando un cobro queda a medio camino.
9 minLeerTurnos de cancha: reservar, cobrar y anular
Cómo se arma la grilla de turnos, por qué reservar no genera deuda, en qué se diferencia cobrarle a un socio de cobrarle a un particular, y qué pasa con la contabilidad y el IVA de cada uno.
9 minLeerPacks de clases y clases sueltas
Para el que viene tres veces al mes y no quiere inscribirse: cómo se arma un pack de clases, cómo se vende y se cobra en el acto, cómo se descuenta el crédito en la puerta y qué pasa si hay que anular la venta.
5 minLeerCategorías de socio y el pase por edad
Cómo se arman las categorías que definen la cuota de cada socio, la diferencia entre una categoría inactiva y una archivada —que cuesta plata confundir—, y cómo se pasa de categoría a los que cumplieron años.
5 minLeerRifas del club: talonario, venta, vendedores, premios y sorteo
Cómo se arma una rifa con su talonario, cómo se venden y anulan los números a socios y a quien no es socio, cómo se calcula y se paga la comisión de los vendedores, y cómo se cargan los premios, se registra el sorteo y se entregan.
7 minLeer
Contabilidad e impuestos
Los libros, el IVA y el banco: lo que hay que poder mostrar.
Cómo llevar la contabilidad de una asociación civil
Qué libros necesita un club o asociación civil, por qué la partida doble deja de ser opcional cuando hay que rendir cuentas, y cómo conciliar lo que dice el banco con lo que dicen los libros.
4 minLeerLibros de IVA de un club Responsable Inscripto
El interruptor de Responsable Inscripto no mueve importes solo: el IVA aparece cuando lo que se cobra tiene alícuota. El crédito de compras hoy entra por Gastos, no por compras a cuenta de un proveedor.
4 minLeerCómo conciliar el extracto del banco con los libros del club
Se sube un CSV del banco y se aparece línea a línea contra los movimientos de Banco del libro. El archivo no se guarda: lo que queda son las decisiones. No compara saldos ni acepta PDF.
4 minLeerFactura electrónica de un club: Factura C con CAE sobre la cuota del socio
Un club exento o monotributista puede emitir Factura C con CAE sobre la cuota de cada socio, y su nota de crédito para anularla. Qué hace falta para conectar con ARCA, cómo es el circuito de emisión, y por qué un Responsable Inscripto todavía no puede.
9 minLeerGastos, proveedores y la caja del día
Cómo se registra lo que el club gasta, cuándo conviene cargarlo como gasto de contado y cuándo como compra a cuenta de un proveedor, y cómo funciona el arqueo de caja: abrir con un fondo, contar al cerrar y qué plata entra en ese conteo.
6 minLeerEl plan de cuentas del club y los asientos manuales
Qué cuentas trae el club el día uno, cuáles no se pueden tocar y por qué, qué pasa si se cambia un código, y para qué sirve —y para qué no— el asiento manual.
5 minLeerCerrar un mes contable, y qué se traba cuando está cerrado
Qué significa cerrar un mes, por qué un mes cerrado rechaza hasta la anulación de un cobro, cuándo conviene cerrar y cómo se reabre si hizo falta.
5 minLeerLa bitácora del club y el libro de actas
Dos registros distintos que se confunden: la bitácora anota quién hizo qué dentro del sistema, y el libro de actas guarda lo que resolvió la comisión directiva o la asamblea. Qué registra cada uno, quién los lee y cuánto se conservan.
6 minLeer
Socios y día a día
La puerta del club y la identidad del socio.
Carnet digital con QR: para qué sirve en un club
Cómo reemplazar el carnet plástico por una credencial digital verificable, qué se puede comprobar en la puerta y qué hacer cuando alguien lo comparte.
5 minLeerCómo registrar la asistencia en la puerta del club
El lector USB tipea la URL del QR y registra quién entró, cuándo y a qué actividad, si se puede inferir. Un segundo escaneo a los pocos minutos no duplica; mañana a la tarde sí es otro ingreso.
5 minLeerComunicados por email a los socios: a quiénes, cuándo sale y cómo se dan de baja
El aviso masivo por correo desde el sistema: las cuatro audiencias, la selección uno por uno, por qué es una cola y no un envío instantáneo, qué significa «enviado», y la baja que el socio hace solo desde el pie del mail.
18 minLeerUsuarios, roles y quién ve qué
Los cuatro roles que puede tener una persona en el club, qué puede hacer cada uno y qué no, cómo se invita a alguien, cuántos usuarios entran según el plan y qué recorta asignarle una sede.
7 minLeerActividades: cupo, meses de temporada y lista de espera
Cómo se carga una actividad con su cupo y sus meses de temporada, quién puede inscribir, cómo funciona la lista de espera —y por qué al socio que entra no le avisa nadie—, y qué pasa con la cuota cuando alguien se da de baja a mitad de mes.
7 minLeerApto médico y ficha de emergencia de los socios
Cómo se carga el apto médico de un socio, qué pasa en la puerta cuando está vencido, quién puede ver el certificado y por qué el sistema NO le recuerda al socio que se le vence. Más la ficha de emergencia y dónde aparece.
9 minLeerLa página pública del club y la bandeja de consultas
Qué muestra la página pública del club, quién la ve, por qué no aparece en los buscadores, y cómo funciona la bandeja donde caen las consultas de quien quiere asociarse —incluido el aviso que el club NO recibe.
5 minLeerTorneos internos: inscripción, cobro y tabla de posiciones
Cómo se arma un torneo interno, cómo se le cobra la inscripción a los socios sin emitir una cuota aparte, cómo se carga el fixture, cómo se lee la tabla y cómo se juega un cuadro de llaves. Con sus límites: cambiar el importe no toca a quien ya está inscripto, y un partido no se borra.
28 minLeerPases de invitado: cómo entra alguien que no es socio
Cómo se emite un pase de invitado para que entre alguien que no es socio, cómo se le cobra al socio que lo invita, por qué vale sólo el día que se emitió y qué pasa si hay que anularlo.
4 minLeerDar de baja a un socio: inactivo, archivado y la papelera
Las dos formas de dar de baja a un socio y cuándo usar cada una, qué pasa con su deuda, sus inscripciones y su carnet, por qué a veces el sistema no deja archivar, y cómo se restaura una ficha.
6 minLeerSancionar a un socio: qué registra el sistema y qué decide el club
Cómo se carga una suspensión con su motivo y su fecha de fin, dónde aparece, y la pregunta que siempre surge: si a un socio sancionado se le sigue cobrando la cuota. La respuesta corta es que sí, salvo que el club lo cambie.
5 minLeerLa identidad visual del club: carnet, escudo y color
Qué se puede pintar con los colores del club y qué no: la credencial del socio, disponible en cualquier plan, y el color y el logo de la aplicación, que dependen del plan. Con lo que queda afuera: los correos y la página pública.
3 minLeerUn club con varios predios: cómo funcionan las sedes
Qué separa una sede y qué no —que es la mitad de lo que se espera—, cómo se le asignan predios a un usuario, por qué el socio no pertenece a ninguna sede, y qué pasa al archivar un predio.
5 minLeerGrupo familiar: un pagador para varias fichas
Cómo se arma un grupo familiar, quién es el pagador y qué cambia eso en el cobro, el recibo y el recordatorio, cómo se agrega o se saca a alguien, y qué ve en su link el integrante que no paga.
5 minLeerPileta de verano: temporadas, pases, portón y reportes
Cómo se arma la temporada de pileta, qué pases se pueden vender a socios y visitantes, cómo funciona el abono en cuotas, cómo se controla el portón con QR y qué dicen los reportes de ventas, cobros, ingresos y deuda.
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