El caso: el amigo que viene el sábado
Un socio trae a alguien a jugar. El club quiere que esa persona entre, quiere saber quién entró, y muchas veces quiere cobrarle algo. Hacerlo con un cuaderno en la puerta funciona hasta que hay que reclamar la plata o hasta que hay que saber quién estaba adentro.
El pase de invitado es eso: una autorización con nombre y apellido, con su código para escanear en la puerta, atada al socio que invita —el anfitrión— y, si el club cobra, con su cargo.
Vale sólo hoy, y no es una limitación arbitraria
Un pase se emite para el día en curso y vence esa noche. No se emiten pases para el sábado que viene ni para toda la semana.
El motivo es directo: un pase con vigencia larga es una credencial suelta. Si vale un mes, alguien lo reenvía y entra sin que el club se entere. Atado al día, el peor caso es una entrada.
Un efecto práctico de esto: si el operador dejó la pantalla abierta desde ayer y aprieta emitir hoy, el sistema se da cuenta de que el día que él tenía a la vista ya no es hoy y no emite. Es molesto una vez y evita emitir un pase con la fecha de ayer.
Quién paga: el anfitrión
Si el club cobra el pase, el cargo va al SOCIO que invita, no al invitado. Tiene sentido: el invitado no tiene cuenta corriente en el club y probablemente no vuelva.
El importe sale de la configuración del club, y se congela en el pase al emitirlo: subir el precio mañana no reescribe lo que se cobró hoy.
Y hay un orden que importa: si el cargo no se puede aplicar, el pase NO se emite. No queda un invitado autorizado y una deuda sin generar. O entran los dos, o no entra ninguno.
En la puerta
El invitado presenta su código y el lector lo reconoce igual que al carnet de un socio. Hay una ventana de unas horas durante la cual un segundo escaneo del mismo pase se toma como el mismo ingreso, no como otro: el lector dispara dos veces y eso no son dos personas.
Hay un pedido de confirmación, pero NO aparece en la puerta: aparece cuando alguien registra la entrada desde la pantalla de invitados y ese invitado ya había entrado hoy. Ahí el sistema pregunta antes de sumar una segunda visita. En la puerta no pregunta nada, y es deliberado: ahí no hay a quién preguntarle, así que el segundo escaneo dentro de la ventana se toma como el mismo ingreso y listo.
La puerta escanea pases aunque el club no tenga el plan que permite emitirlos. Es deliberado: cortar la lectura dejaría afuera a un invitado que ya tiene su pase en la mano.
Anular un pase
Un pase se puede anular. Si tenía un cargo y ese cargo todavía no se liquidó —o sea, la cuota del anfitrión no salió—, el cargo se retira y no queda nada.
Si la cuota del anfitrión YA se emitió con ese cargo adentro, anular el pase no la toca. La cuota es un documento que el socio ya vio; corregirla es otra operación, con su propio criterio.
Lo que anular un pase NO hace, y conviene decirlo porque se asume lo contrario: no anula ninguna cuota del socio. Sólo retira el cargo si todavía estaba suelto.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir un pase para el fin de semana que viene?
No. El pase vale el día que se emite y vence esa noche. Un pase con vigencia larga es una credencial suelta que alguien puede reenviar.
¿Al invitado se le cobra o al socio?
Al socio que invita. El invitado no tiene cuenta corriente en el club, así que el cargo va al anfitrión y le aparece en su próxima cuota.
Emití el pase y no se generó el cargo.
No debería poder pasar: si el cargo no se puede aplicar, el pase tampoco se emite. Los dos van juntos, justamente para que no quede un invitado autorizado sin la deuda correspondiente.
Anulé un pase y la cuota del socio sigue teniendo el cargo.
Es correcto si esa cuota ya estaba emitida. El cargo se retira sólo mientras siga suelto; una vez que salió en una cuota, corregirla es otra operación.
¿Cuándo pide confirmación un pase?
Sólo al registrar la entrada desde la pantalla de invitados, cuando ese invitado ya había entrado hoy: pregunta antes de sumar una segunda visita. El lector de la puerta nunca pregunta —ahí no hay a quién preguntarle— y trata el segundo escaneo cercano como el mismo ingreso.
¿Puedo emitir un pase sin cobrarle nada al socio?
Sí: si el club no configuró un importe para el pase, se emite sin cargo. El registro de quién entró queda igual, que muchas veces es lo que se busca.
¿El invitado puede pasar a ser socio después?
No hay una conversión automática. Se lo da de alta como a cualquier socio; el pase queda como lo que fue, un ingreso de invitado de ese día.
Esto que acabás de leer, hecho en un solo lugar
Socios, cuotas, cobranzas y contabilidad en un solo sistema, pensado para clubes argentinos.