Socios y padrón
Cómo entra el padrón que el club ya tiene en una planilla, qué se rechaza y por qué, y cómo queda la ficha de cada socio: grupo familiar, apto médico y una baja que no borra la historia.
El padrón entra por CSV, y entra entero o no entra
La importación corre en una sola transacción: si una fila falla, no entra ninguna. Suena duro y es lo contrario: un import a medias deja al club en el peor lugar posible —no sabe cuáles entraron, corrige el archivo, y al reintentar la mitad choca por duplicada—. Con todo o nada, se corrige el archivo y se vuelve a subir el mismo.
Antes de confirmar hay una vista previa que corre las mismas validaciones sin escribir nada: cuántas filas entrarían y qué está mal. Los problemas de una fila —columnas de más, una fecha imposible, un documento repetido— vienen con su número de línea; los de categoría vienen juntos, listando los nombres que no reconoce, que es lo que hace falta para corregir el archivo de una.
La cabecera es exactamente la que escribe el export de socios, así que no hay un segundo formato que aprender: el archivo que baja es el que sube. Los nombres de columna se comparan sin acentos ni símbolos, porque Excel se los come; el orden y el conjunto, en cambio, son estrictos.
Lo que la importación hace es dar de ALTA. A los socios que ya están cargados se los edita en la ficha, no volviendo a subir el padrón: si el archivo trae un documento que ya existe, esa línea se rechaza —y si la persona está en la papelera, el mensaje te dice que la restaures en vez de importarla de nuevo—. Es la misma regla de siempre: antes de duplicar a alguien, frena.
Lo que se rechaza es ambigüedad sobre quién es la persona
Hay tres rechazos que son sobre la IDENTIDAD: una categoría que no existe, un documento repetido —en el archivo o ya en la base— y un número de socio repetido. Los tres son la misma cosa: no se sabe de quién estamos hablando. Aparte están los del formato, que son los de cualquier archivo: un nombre vacío, un estado o un correo que no se entienden, una comilla sin cerrar, y un tope de 2.000 filas por archivo.
Podríamos resolverlas solos: crear la categoría al vuelo, quedarnos con la última fila, renumerar. No lo hacemos a propósito, porque eso produce un padrón que se VE bien y factura mal, y esa clase de error se descubre meses después, cobrándole a la persona equivocada. Lo mismo con una fila que tiene otra cantidad de columnas o una fecha imposible: se rechaza con su número de línea, no se adivina.
La fecha de alta es un día del calendario, no un instante
El archivo trae la fecha de alta como año, mes y día, y se guarda contra la zona horaria del club. Parece un detalle y es el error clásico de cualquier importación: convertirla a medianoche UTC hace que el socio dado de alta el 1 de marzo aparezca el 28 de febrero en la pantalla del club, y a partir de ahí todo lo que se calcule por mes arranca corrido.
El grupo familiar es una fila sola a la hora de cobrar
Los hermanos que paga la misma persona se agrupan mientras ese pagador esté ACTIVO: cobranzas muestra una fila con el nombre del grupo en vez de tres, el recibo sale a su nombre y el recordatorio va a su teléfono, no al de cada chico. Si el pagador se da de baja o va a la papelera, el grupo se despliega y cada socio vuelve a responder por lo suyo — que es lo correcto: perseguir una deuda a nombre de alguien que ya no está en el club no la cobra nadie.
Por eso el correo del socio no es único, y no es un dato sucio: que tres hermanos compartan la casilla de la madre es lo normal en un club, y el sistema está hecho para eso en vez de obligar a inventar direcciones.
Dar de baja no borra la historia
Un socio inactivo o mandado a la papelera conserva sus cuotas, sus recibos y su asistencia. Cuando vuelve —y en un club vuelve— no se crea una persona nueva: se recupera la que ya estaba, con todo lo suyo. Al que está en la papelera lo ofrece la propia pantalla de alta en cuanto reconoce el documento; al que sólo está inactivo se lo abre y se lo reactiva desde su ficha. En los dos casos el sistema frena antes de duplicar a alguien que ya existe.
Es la diferencia entre un padrón y una lista: la lista se limpia, el padrón se acumula. Los reportes de lo facturado cuentan también lo de los socios que ya no están, porque el club facturó eso y el histórico tiene que decirlo.
Preguntas frecuentes
- ¿Tengo que dejar la planilla como está el sistema?
- Al revés: el formato del archivo es el mismo que el sistema exporta, así que el camino natural es bajar la plantilla, pegarle tus datos y subirla. Ojo con una cosa: la plantilla trae una fila de EJEMPLO para que se vea cómo va cada columna, y hay que borrarla — si queda, esa persona inventada entra al padrón. La vista previa te muestra qué filas entrarían antes de escribir nada.
- Subí el archivo y me rechazó todo por dos filas. ¿No puede importar el resto?
- No, y es a propósito. Con un import parcial no sabrías cuáles quedaron adentro, y al reintentar chocarían por duplicadas. Corregís esas dos filas y volvés a subir el mismo archivo.
- ¿Quién puede ver el apto médico y la ficha de emergencia?
- El apto médico está acotado por rol y además es una función del plan: no todo el que entra al sistema ve los datos de salud de un menor. En la puerta el sistema AVISA cuando el apto falta o está vencido, y no dice nada cuando está al día: ahí lo único que hace falta es la excepción, no el detalle. La ficha de emergencia —a quién llamar y qué vínculo tiene— va con el socio.
- ¿Puedo bajar el padrón para llevármelo?
- Sí, cuando quieras y sin pedirnos nada: el export de socios sale en CSV con las mismas columnas que acepta la importación.