Por qué esto no es un campo más de la ficha
El apto médico es un dato de salud. No es lo mismo que el teléfono o la dirección: quién puede verlo, cuánto tiempo se guarda y para qué se usa son decisiones con consecuencias legales para el club, no preferencias de pantalla.
Por eso está separado, con su propio control de acceso, y por eso conviene que el club tenga escrito para qué lo pide. Un certificado cargado «por las dudas» sobre un socio que no hace actividad física es un dato sensible guardado sin motivo.
Cómo se carga
En la ficha del socio se registra la fecha de vencimiento del apto y el comprobante. El comprobante tiene dos formas: subir el archivo —hasta cuatro megas, que alcanza de sobra para una foto o un PDF— o declarar que el socio lo presentó en papel y quedó archivado en el club.
Una de las dos es obligatoria: no se puede registrar un apto sin ninguna. El motivo es directo: un socio figurando «con apto en orden» sin nada que lo respalde es exactamente la fila que el club no quiere tener el día que pasa algo.
El archivo es privado: no se publica en ningún lado y no sale en el carnet. Sí viaja en la exportación completa de los datos del club —va adentro del paquete, junto con las fotos y los adjuntos de las actas—, que es lo que corresponde: son datos del club y el club tiene derecho a llevárselos. Lo que conviene es tratar ese paquete como lo que es, porque lleva datos de salud.
Quién lo ve
Sólo administración y recepción. Tesorería no lo ve, y el profesor tampoco: ninguno de los dos abre certificados médicos, aunque el profesor tenga a ese socio en su plantel.
El profesor sí ve el AVISO en la puerta —que al socio le falta el apto o que está vencido— porque es el dato que necesita para decidir si lo deja entrar a la clase. Ver el aviso y ver el certificado son dos cosas distintas, y el recorte está puesto ahí.
La funcionalidad está incluida desde el plan Institución.
Qué pasa en la puerta
Al escanear, el cartel del ingreso avisa cuando el socio no tiene apto cargado o cuando ya se le venció. No frena la entrada: el sistema informa y la decisión es del club, en la puerta, con la persona adelante.
Es el mismo criterio con el que se avisa la deuda y la sanción. Un software que decide solo quién entra a un club se equivoca en el peor momento posible, y además el club siempre tiene contexto que el sistema no tiene.
El día se mira con el calendario del club, no con la hora del servidor. Un apto que vence hoy vence hoy en la zona horaria del club.
Los vencimientos: lo que el sistema hace y lo que no
Hay una lista de aptos que vencen en el mes en curso, pensada para trabajarla una vez por mes: se abre, se ve quiénes están por vencer o ya vencidos, y se les reclama. Muestra hasta doscientos socios; un club más grande la va a ver cortada y conviene trabajarla por tandas.
Y ahora lo que NO hace, que es lo que hay que decir con todas las letras: el sistema NO le manda ningún recordatorio al socio. No hay ningún proceso automático que avise que el apto está por vencer, ni al socio ni al club. Nadie recibe nada. El control es que alguien abra esa lista.
Si el club quiere avisarles, la vía es un comunicado por correo a los socios que correspondan, armado a mano. No hay una audiencia automática de «aptos por vencer».
El aviso del panel y la lista cuentan lo mismo: el mes entero, incluidos los que ya vencieron. Si los números no coinciden es porque la lista muestra hasta doscientos socios.
La ficha de emergencia
Aparte del apto, cada socio puede tener su ficha de emergencia: a quién llamar —nombre, teléfono y qué relación tiene con el socio—, la obra social, el grupo sanguíneo y las alergias. Está disponible en todos los planes, y la ven los mismos roles que el apto: administración y recepción.
Es la información mínima que sirve en una urgencia, no una historia clínica: no hay campo de medicación habitual, ni antecedentes, ni espacio para adjuntar estudios. Y como son datos de salud, conviene cargar sólo lo que el club de verdad va a usar: cuanto más dato sensible guarda, más responsabilidad asume por él.
Un detalle operativo que importa si el motivo por el que se puso el sistema en la puerta era tener el contacto a mano: el teléfono de emergencia NO sale en el cartel del ingreso. Sale en el listado de asistencia, y sólo para los roles que pueden verlo. En una urgencia hay que ir a la ficha del socio o al listado, no mirar la pantalla del lector.
Preguntas frecuentes
¿El sistema le avisa al socio que se le vence el apto?
No. No hay ningún recordatorio automático, ni al socio ni al club. Lo que hay es una lista de los aptos que vencen este mes, que alguien del club tiene que abrir. Si necesitás avisarles, se arma un comunicado por correo a mano.
¿Le puedo negar la entrada a un socio con el apto vencido?
Esa decisión es del club y se toma en la puerta; el sistema avisa y no frena. La política —dejar pasar con aviso, no dejar entrar a la actividad física, dar una semana de gracia— conviene que esté escrita, para que no dependa de quién esté atendiendo.
¿Puedo registrar el apto sin subir el archivo?
Sí, declarando que el socio lo presentó en papel. Lo que no se puede es registrar un apto sin ninguna de las dos cosas: un socio «con apto en orden» sin respaldo es la fila que nadie quiere tener el día que pasa algo.
El profesor dice que no ve el apto de sus alumnos.
Es correcto: el profesor no abre certificados médicos. Lo que sí ve, en la puerta, es el aviso de que al socio le falta el apto o está vencido, que es el dato que necesita para su clase.
¿El apto sale en el carnet del socio?
No. El carnet muestra la identidad y el estado de cuenta —al día, con deuda, baja—, nada de salud. El apto se ve en la ficha y se avisa en la puerta.
La lista de vencimientos me muestra menos socios de los que tengo.
Muestra hasta doscientos. Un club grande la va a ver cortada, y conviene trabajarla por tandas: resolver los que aparecen y volver a abrirla.
¿Cuánto tiempo se guarda el certificado?
Mientras el club lo tenga cargado. No se borra solo ni tiene una purga automática, así que la decisión de hasta cuándo conservarlo es del club. Si una ficha se archiva, su apto se va con ella.
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