Por qué esto no es un campo más de la ficha
El apto médico es un dato de salud. No es lo mismo que el teléfono o la dirección: quién puede verlo, cuánto tiempo se guarda y para qué se usa son decisiones con consecuencias legales para el club, no preferencias de pantalla.
Por eso está separado, con su propio control de acceso, y por eso conviene que el club tenga escrito para qué lo pide. Un certificado cargado «por las dudas» sobre un socio que no hace actividad física es un dato sensible guardado sin motivo.
Cómo se carga
En la ficha del socio se registra la fecha de vencimiento del apto y el comprobante. El comprobante tiene dos formas: subir el archivo —hasta cuatro megas, que alcanza de sobra para una foto o un PDF— o declarar que el socio lo presentó en papel y quedó archivado en el club.
Una de las dos es obligatoria: no se puede registrar un apto sin ninguna. El motivo es directo: un socio figurando «con apto en orden» sin nada que lo respalde es exactamente la fila que el club no quiere tener el día que pasa algo.
El archivo también lo puede subir el socio. Desde Aptos médicos, «Pedir certificados» arma para cada socio un link personal, que el club le manda por WhatsApp o copia y pega donde quiera. Ese link sirve sólo para subir: pide el número de documento del socio, vence a los 30 días y desde ahí no se ve ni se descarga nada. Si circuló de más, el club lo anula; y archivar o dar de baja al socio los anula solo. Como el documento es la segunda prueba, a un socio con el documento incompleto —menos de seis caracteres— no se le arma link: hay que completarlo en su ficha.
Antes de subir, quien abre el link ve un aviso —quién recibe el certificado, para qué, quién lo ve, cuánto se guarda y que el archivo se aloja fuera del país— y tiene que aceptarlo marcando una casilla. Si el socio es menor, lo sube quien ejerce su responsabilidad parental. Ese aviso no reemplaza el consentimiento que al club le corresponde tener para los datos de salud que carga él mismo.
Lo que el socio sube NO queda como apto. Llega a «Para aprobar», en la misma pantalla, y alguien del club abre el archivo, confirma o corrige la fecha de vencimiento —la que escribió el socio es sólo una sugerencia— y lo aprueba o lo rechaza. Recién aprobado cuenta en la cobertura y en la puerta. Armar los links, aprobar y rechazar lo hace quien puede cargar aptos. La bandeja avisa cuando algo merece una segunda mirada: si el certificado entró por un link que después se anuló, si reemplazó a otro que ya estaba esperando, o si el socio hoy está archivado o de baja. Las fotos se abren en el navegador; los PDF se descargan.
El archivo es privado: no se publica en ningún lado y no sale en el carnet. Sí viaja en la exportación completa de los datos del club —va adentro del paquete, junto con las fotos y los adjuntos de las actas—, que es lo que corresponde: son datos del club y el club tiene derecho a llevárselos. Lo que conviene es tratar ese paquete como lo que es, porque lleva datos de salud.
Quién lo ve
Sólo administración y recepción. Tesorería no lo ve, y el profesor tampoco: ninguno de los dos abre certificados médicos, aunque el profesor tenga a ese socio en su plantel.
El profesor sí ve el AVISO en la puerta —que al socio le falta el apto o que está vencido— porque es el dato que necesita para decidir si lo deja entrar a la clase. Ver el aviso y ver el certificado son dos cosas distintas, y el recorte está puesto ahí.
La funcionalidad está incluida desde el plan Institución.
Qué pasa en la puerta
Al escanear, el cartel del ingreso avisa cuando el socio no tiene apto cargado o cuando ya se le venció. No frena la entrada: el sistema informa y la decisión es del club, en la puerta, con la persona adelante.
Es el mismo criterio con el que se avisa la deuda y la sanción. Un software que decide solo quién entra a un club se equivoca en el peor momento posible, y además el club siempre tiene contexto que el sistema no tiene.
El día se mira con el calendario del club, no con la hora del servidor. Un apto que vence hoy vence hoy en la zona horaria del club.
Los vencimientos: lo que el sistema hace y lo que no
La pantalla Aptos médicos muestra la cobertura del padrón: qué parte de los socios activos tiene el apto vigente, y los separa en cuatro grupos que se trabajan por separado: vigentes, por vencer (en los próximos 30 días), vencidos y sin apto. Desde ahí se carga o se renueva un apto sin abrir la ficha de cada socio.
Y ahora lo que NO hace, que es lo que hay que decir con todas las letras: el sistema NO le manda ningún recordatorio al socio por su cuenta. No hay ningún proceso automático que avise que el apto está por vencer, ni al socio ni al club. El control es que alguien abra esa pantalla.
Si el club quiere avisarles, «Pedir certificados» arma el mensaje de WhatsApp para cada socio y lo abre en WhatsApp: quien lo manda es la persona del club, de a uno, y revisa antes de enviar. Si quien lo manda puede cargar aptos, el mensaje lleva el link personal para que el socio suba el certificado; si no, le pide que lo acerque. El pedido viene con el apto médico: no hace falta la funcionalidad de comunicaciones del plan, que es la del reclamo de deuda y los comunicados. Quien puede cargar aptos además ve el link personal de cada socio para copiarlo y mandarlo por su cuenta. También se puede armar un comunicado por correo, que sí pide esa funcionalidad.
El aviso del panel y el grupo «Por vencer» cuentan lo mismo: los aptos que vencen entre hoy y dentro de 30 días. La lista de Socios usa la misma ventana en su filtro «Por vencer».
La ficha de emergencia
Aparte del apto, cada socio puede tener su ficha de emergencia: a quién llamar —nombre, teléfono y qué relación tiene con el socio—, la obra social, el grupo sanguíneo y las alergias. Está disponible en todos los planes, y la ven los mismos roles que el apto: administración y recepción.
Es la información mínima que sirve en una urgencia, no una historia clínica: no hay campo de medicación habitual, ni antecedentes, ni espacio para adjuntar estudios. Y como son datos de salud, conviene cargar sólo lo que el club de verdad va a usar: cuanto más dato sensible guarda, más responsabilidad asume por él.
Un detalle operativo que importa si el motivo por el que se puso el sistema en la puerta era tener el contacto a mano: el teléfono de emergencia NO sale en el cartel del ingreso. Sale en el listado de asistencia, y sólo para los roles que pueden verlo. En una urgencia hay que ir a la ficha del socio o al listado, no mirar la pantalla del lector.
Preguntas frecuentes
¿El sistema le avisa al socio que se le vence el apto?
No. No hay ningún recordatorio automático, ni al socio ni al club. Lo que hay es la pantalla Aptos médicos, con los que vencen en los próximos 30 días, que alguien del club tiene que abrir. Desde ahí, «Pedir certificados» arma el WhatsApp de cada socio para que lo mandes vos.
¿Le puedo negar la entrada a un socio con el apto vencido?
Esa decisión es del club y se toma en la puerta; el sistema avisa y no frena. La política —dejar pasar con aviso, no dejar entrar a la actividad física, dar una semana de gracia— conviene que esté escrita, para que no dependa de quién esté atendiendo.
¿El socio puede subir su certificado sin venir al club?
Sí, con el link personal que le manda el club desde «Pedir certificados». Le pide su número de documento y el archivo, y nada más: desde ese link no se ve ningún dato. Lo que sube no queda aprobado solo; alguien del club lo revisa en «Para aprobar» y recién ahí pasa a ser su apto.
¿Puedo registrar el apto sin subir el archivo?
Sí, declarando que el socio lo presentó en papel. Lo que no se puede es registrar un apto sin ninguna de las dos cosas: un socio «con apto en orden» sin respaldo es la fila que nadie quiere tener el día que pasa algo.
El profesor dice que no ve el apto de sus alumnos.
Es correcto: el profesor no abre certificados médicos. Lo que sí ve, en la puerta, es el aviso de que al socio le falta el apto o está vencido, que es el dato que necesita para su clase.
¿El apto sale en el carnet del socio?
No. El carnet muestra la identidad y el estado de cuenta —al día, con deuda, baja—, nada de salud. El apto se ve en la ficha y se avisa en la puerta.
La lista de aptos me muestra menos socios de los que tengo.
Muestra un grupo por vez —vigentes, por vencer, vencidos o sin apto— y de a 25 por página. Sólo cuenta a los socios activos: los dados de baja no entran en la cobertura.
¿Cuánto tiempo se guarda el certificado?
Mientras el club lo tenga cargado, hasta que se cumplen 12 meses desde la fecha en que vence: en los días siguientes el archivo se borra solo —nunca antes—, y la ficha avisa que ya no está disponible. Lo que se borra es el archivo: la fecha de vencimiento queda en la ficha, y quién lo cargó o lo aprobó, en la bitácora. Archivar la ficha no lo borra ni frena ese plazo: el apto deja de verse con ella y vuelve si se la restaura. Para eliminarlo antes hay que quitarlo de la ficha. Distinto es lo que un socio sube por su link y todavía no es un apto: si el club lo rechaza, el archivo se elimina, y lo que nadie revisa en 90 días se borra solo. Quién abrió cada certificado queda anotado en la bitácora.
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