Lo que viene cargado
Al dar de alta un club se siembran veintiséis cuentas de un plan argentino base, ordenadas por naturaleza: activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos y egresos. Siete de esas veintiséis son títulos que agrupan —«Activo», «Egresos»— y no reciben movimientos; las otras diecinueve sí.
No es un plan genérico de manual: está armado para que los asientos que el sistema escribe solo tengan dónde imputar. Caja, Banco, Deudores por Cuotas, Anticipos de Socios, Honorarios a Pagar, Ingresos por Cuotas, Ingresos por Actividades y las cuentas de IVA están ahí porque el motor las usa.
Cuentas del sistema: se renombran, no se mueven
Un grupo de esas cuentas es «del sistema»: son las que el motor usa para escribir los asientos automáticos. De esas se puede cambiar el NOMBRE —si el club prefiere llamarle «Banco Provincia» a la cuenta de banco, adelante— pero no se pueden borrar ni cambiar de naturaleza.
La razón es directa: si desaparece la cuenta donde se imputan los cobros, el próximo cobro no se puede registrar. Y como los asientos se escriben en la misma transacción que la operación, eso no significaría «un asiento faltante»: significaría que el cobro no se puede guardar.
Agregar cuentas propias
El club agrega las que necesite: «Mantenimiento de cancha», «Cantina», «Subsidios». Cada una cuelga de un título y tiene su código.
Dos reglas que conviene saber de antemano. La primera: un código queda tomado para siempre. Incluso si la cuenta se archiva, ese código no se puede reutilizar para otra. Es lo que evita que el mismo número signifique dos cosas distintas en dos épocas del libro.
La segunda: una cuenta que ya tiene movimientos no puede cambiar de naturaleza. Convertir en egreso una cuenta donde ya se imputaron ingresos daría vuelta el signo de todo lo que había.
Cambiar el código de una cuenta sí se puede, y arrastra consigo los mapeos que la referencian, así que no rompe lo que ya está.
Importar un plan de cuentas
Un club que viene de un contador con su propio plan lo puede importar por planilla. La importación sólo CREA: no actualiza ni renombra lo que ya existe, y si algún código del archivo ya está en el club, lo rechaza avisando cuáles.
Como los códigos sembrados ya ocupan sus números, un plan externo que use la misma numeración clásica va a chocar. Lo práctico es importar las cuentas propias del club con códigos que no colisionen, y quedarse con las del sistema como están.
El asiento manual, y por qué está acotado
Casi todo se asienta solo: emitir cuotas devenga, cobrar cancela, un gasto imputa. El asiento manual existe para lo que no pasa por ninguna de esas puertas y aun así movió plata del banco: comisiones bancarias, intereses, un débito automático.
Y por eso está acotado: el asiento manual tiene que tocar la cuenta Banco. No es un asiento libre entre dos cuentas cualesquiera, a propósito. Un asiento libre deja imputar cualquier cosa contra cualquier cosa, y lo que hacía falta de verdad era poder cerrar la conciliación bancaria.
Si el club necesita un ajuste que no toca el banco, la vía suele ser otra: un gasto, una corrección de la operación que lo originó, o el asiento de apertura.
Leer los libros
El diario muestra los asientos en orden; el mayor, los movimientos de una cuenta con su saldo. Desde el diario se puede saltar al mayor de una cuenta concreta, que es el camino habitual cuando algo no cierra.
Los dos se exportan, con topes de filas que un club chico no va a tocar y uno grande sí: conviene exportar por períodos acotados en vez de pedir el ejercicio entero.
Escribir asientos no depende del plan contratado: se escriben siempre, desde el primer día. Lo que está incluido desde el plan Institución es LEER los reportes —diario, mayor, balances, resultados y conciliación—. Un club sin ese plan acumula su historia igual y la puede leer cuando lo contrate, sin cargar nada de nuevo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar una cuenta que no uso?
Las cuentas propias se archivan. Las del sistema no: si desaparece la cuenta donde se imputan los cobros, el próximo cobro no se puede registrar. De ésas se puede cambiar el nombre.
Archivé una cuenta y no puedo reusar su código.
Es así: un código queda tomado para siempre, incluso archivado. Evita que el mismo número signifique dos cosas distintas en dos épocas del libro.
¿Puedo cambiar una cuenta de ingresos a egresos?
Sólo si no tiene movimientos. Con movimientos, cambiarle la naturaleza daría vuelta el signo de todo lo ya imputado.
Importé el plan de mi contador y me rechazó todo.
La importación sólo crea, y choca contra cualquier código que ya exista en el club —incluidos los sembrados—. Lo práctico es importar sólo las cuentas propias, con códigos que no colisionen.
Necesito hacer un ajuste entre dos cuentas y no me deja.
El asiento manual está acotado a los que tocan Banco, a propósito: se hizo para poder cerrar la conciliación, no para imputar cualquier cosa contra cualquier cosa. Un ajuste que no toca el banco suele resolverse corrigiendo la operación que lo originó.
No tengo el plan que muestra los libros. ¿Se está perdiendo la contabilidad?
No. Los asientos se escriben igual desde el primer día y quedan. Lo que falta es la lectura de los reportes. Contratarlo más adelante no obliga a cargar nada de nuevo.
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