La plata va a la cuenta del club, no a la nuestra
Es lo primero que hay que entender del circuito, porque cambia todo lo demás: el club conecta SU cuenta de Mercado Pago y el socio le paga directamente a esa cuenta. El dinero no pasa por nosotros en ningún momento, no hay una cuenta intermedia ni una liquidación que esperar. Lo que el sistema hace es armar el cobro, escuchar la respuesta de Mercado Pago y registrar el pago en la cuenta corriente del socio.
La contracara es que las condiciones del cobro —comisiones, plazos de acreditación, medios habilitados— son las que el club tenga acordadas con Mercado Pago. Eso no se configura acá.
Conectar la cuenta
Desde Configuración → Cobro online se conecta la cuenta. Es una autorización: se entra con el usuario de Mercado Pago del club y se le da permiso al sistema para generar cobros en su nombre. No se copian ni se pegan claves en ningún formulario.
El permiso que Mercado Pago entrega vence, así que hay una tarea automática que lo renueva todas las madrugadas, a las 4:45 (hora UTC). Si esa renovación viniera fallando, lo que se ve es que los cobros nuevos dejan de armarse; no es un problema del socio.
Quién puede conectar: hace falta el permiso de facturación del club. Administración lo tiene; tesorería no, y es deliberado, porque conectar una cuenta bancaria es una decisión de gobierno y no de caja. Desconectar, en cambio, sigue disponible aunque el club haya bajado de plan: es la salida de emergencia, y ponerle un candado de plan sería encerrar a alguien con un problema. Lo que sí la corta es la prueba vencida, porque ahí no se entra a ninguna pantalla de la aplicación; en ese caso hay que activar el plan o escribirnos.
El link personal del socio
El socio no tiene usuario ni contraseña, y no va a tenerlos. Lo que tiene es un link personal que el club le manda: ahí ve lo que debe y, si el club tiene el cobro online conectado, paga.
Ese link lo genera y lo envía el club, socio por socio, desde la ficha o desde el recordatorio. No hay un envío masivo de links. La única excepción es el recordatorio de mora por correo, que puede llevar el botón de pago si el club activó las dos cosas.
El link vive treinta días. El número sale del uso: viaja con el recordatorio de una cuota, que es mensual. Más largo lo convertiría en una credencial permanente circulando por WhatsApp; más corto dejaría afuera al socio que abre el mensaje dos semanas después.
Antes de mostrar el detalle, la pantalla le pide al socio su número de documento. Es una prueba liviana de que quien abrió el link es la persona, no cualquiera a quien se lo reenviaron: protege el dato, no el cobro. Esa prueba dura un par de horas y se admiten unos pocos intentos por hora, para que el link no se pueda usar para adivinar documentos.
Qué puede pagar, y qué no
El socio elige qué cuotas paga: puede pagar la del mes, ponerse al día con varias, o adelantar. En un mismo pago entran hasta sesenta cuotas, que en la práctica es más de lo que cualquiera junta.
Lo que entra al link son las cuotas: las regulares del período y las de apertura, que es la deuda vieja que el club cargó al empezar. NO entran ni la venta de un pack de clases ni el alquiler de una cancha: esos se cobran en el mostrador. Vale saberlo antes de prometerle a un socio que «todo se paga online».
Si el socio es parte de un grupo familiar y no es quien paga, su link se lo dice: ve que sus cuotas las abona otro integrante y no se le ofrece pagarlas. Es la forma de que dos personas de la misma casa no paguen lo mismo dos veces.
Y si el club todavía no conectó Mercado Pago, el link igual sirve: el socio ve lo que debe y el CBU o alias del club para transferir. Ese dato se carga en la configuración y conviene tenerlo puesto desde el primer día.
Del pago al recibo: qué pasa entre medio
Cuando el socio arranca un pago, las cuotas elegidas quedan reservadas por un rato. Sirve para que el mostrador no cobre lo mismo que se está pagando por el teléfono en ese instante. Si el socio abandona, la reserva se libera sola.
Hay un caso que estira esos plazos: los medios diferidos. Un cupón de Rapipago o Pago Fácil se genera hoy y se paga en el kiosco varios días después. El sistema lo contempla —la ventana de ese intento es más larga— y el pago entra igual cuando se acredita.
Cuando Mercado Pago confirma, el pago se registra en la cuenta del socio, se imputa a las cuotas que eligió y se emite el recibo, igual que si hubiera pagado en el mostrador. Además hay una tarea que cada quince minutos revisa los intentos que quedaron colgados, para que ninguno se pierda por un aviso que no llegó.
Si el importe que efectivamente se cobró no coincide con el que se había preparado, el sistema no improvisa: deja el caso marcado para revisión en vez de imputar un número que no entiende. Es raro, y cuando pasa conviene mirarlo antes de tocar nada.
La pantalla de Pagos online
Los intentos de cobro tienen su propia pantalla, y es la que hay que mirar cuando un socio dice «pagué y no figura». Ahí se ve cada intento con su estado, y la pantalla separa los que necesitan que alguien los mire.
Lo primero que conviene saber es que la mayoría se resuelve SOLA: hay un barrido automático que consulta a Mercado Pago y registra el cobro que no llegó por el aviso. Ahora, el tiempo importa y conviene decirlo con precisión, porque es más largo de lo que uno espera: ese barrido no toca un intento hasta que pasaron unos NOVENTA MINUTOS desde que el socio lo empezó. El intento vive media hora, y recién una hora después de vencido entra en la barrida. Antes de eso no hay nada que mirar ni nada que apurar.
Las acciones que sí toma una persona son cuatro, y ninguna consulta a Mercado Pago: son declaraciones sobre lo que ya se sabe. Cancelar un intento que quedó abierto. Asentar el reverso de un cobro que Mercado Pago devolvió entero. Asentar una devolución parcial. Y declarar que no hubo cobro, que es la que destraba el caso más molesto.
Ese último merece su párrafo. Si el club se desconectó de Mercado Pago o cambió de cuenta, los intentos viejos quedan ilegibles: ya no se puede preguntar por ellos. Esos quedan marcados y a la espera de que alguien declare, bajo su responsabilidad, que ahí no entró plata. Lo que se declara cambia según el estado del intento, y la pantalla lo dice distinto en cada caso: sobre uno abierto, que no hubo NINGÚN cobro; sobre uno ya pagado, que no hubo uno ADICIONAL al que está registrado. No es un trámite: es una afirmación del club sobre su propia plata.
La regla de oro es la misma que en la conciliación bancaria: la fuente de verdad de si el socio pagó es Mercado Pago, no esta pantalla.
Un recibo que nació de un cobro online no se anula desde la pantalla de pagos como uno de mostrador. Una devolución parcial de Mercado Pago se refleja como una nota de crédito interna sobre ese cobro: el recibo original queda, y hay otro documento que explica la diferencia.
Preguntas frecuentes
¿La plata pasa por ustedes?
No, en ningún momento. El socio le paga a la cuenta de Mercado Pago del club y el dinero se acredita ahí directamente. Nosotros armamos el cobro y registramos el resultado en la cuenta corriente del socio.
¿El socio necesita crearse un usuario?
No. No hay login de socio y no está previsto que lo haya. Entra por un link personal que le manda el club y confirma su identidad con el número de documento.
Le mandé el link a un socio hace más de un mes y le dice que venció. ¿Qué hago?
Generarle uno nuevo desde su ficha. El link dura treinta días a propósito: es una credencial que viaja por WhatsApp, y una que no venciera nunca sería una puerta abierta permanente a los datos de esa persona.
¿Se le puede mandar el link de pago a todos los socios de una vez?
No hay un envío masivo de links. Se manda socio por socio. La única vía automática es el recordatorio de mora por correo, que puede incluir el botón de pago si el club activó ese interruptor y tiene el cobro online conectado; ese correo sale una vez por semana y sólo a quien tiene una cuota vencida.
El socio pagó y en el club no figura. ¿Qué miro primero?
Primero, esperá — y más de lo que parece: el barrido automático que consulta a Mercado Pago no toma un intento hasta unos noventa minutos después de que el socio lo empezó, así que si pagó recién no hay nada que hacer todavía. Pasado ese rato, mirá la pantalla de Pagos online y buscá su intento para ver en qué estado quedó. Y si el intento quedó ilegible porque el club se desconectó o cambió de cuenta de Mercado Pago, verificá en el panel de Mercado Pago si entró la plata y después declaralo desde la pantalla de Pagos online, que es donde está esa acción.
¿Puede pagar online un pack de clases o el alquiler de una cancha?
No. El link del socio muestra y cobra cuotas: las del período y las de apertura. Los packs y los turnos de cancha se cobran en el mostrador.
¿Qué pasa si el club se pasa a un plan que no incluye el cobro online?
Los cobros nuevos dejan de armarse, pero la integración se puede desconectar igual y los pagos ya registrados quedan como están: desconectar no se bloquea por plan, porque si algo anda mal el club tiene que poder cortar. Distinto es con la prueba vencida, que cierra el acceso a la aplicación entera.
¿Cuánto cobra Mercado Pago de comisión?
Lo que el club tenga acordado con Mercado Pago: es su cuenta y su acuerdo. Desde acá no se configura ni se descuenta nada. La comisión se ve en el resumen de Mercado Pago, no en el recibo del socio, que registra lo que el socio pagó.
Esto que acabás de leer, hecho en un solo lugar
Socios, cuotas, cobranzas y contabilidad en un solo sistema, pensado para clubes argentinos.