Recibos y cobros en el mostrador: registrar, entregar, anular y devolver

Un recibo es un documento, no una anotación

En una planilla, un cobro mal cargado se corrige borrando la fila, y a los seis meses nadie sabe cuántos recibos se emitieron ni por qué falta el número 812. Acá el recibo se numera de forma correlativa por club, un número por cobro, sin saltos ni repeticiones, y nunca se borra: si estuvo mal, se anula y queda registrado como anulado, con su fecha. El motivo se pide sólo cuando la anulación se hace desde la pantalla de Pagos; anulando desde la cuenta corriente del socio el recibo queda anulado sin motivo. Si te importa que quede escrito por qué, anulá desde Pagos.

Lo que el recibo dice del socio se congela el día del cobro: nombre, documento, número de socio y categoría quedan escritos como eran en ese momento. Si el socio cambia de categoría o se corrige su apellido más adelante, los recibos viejos siguen diciendo lo que decían. Es lo que hace que el papel sirva como prueba.

El recibo acredita el pago recibido y lo dice al pie: no es factura ni comprobante fiscal. Si el club necesita emitir una factura electrónica por la cuota, eso es otro documento y tiene su propio circuito; el recibo del mostrador no lo reemplaza.

Cobrar desde la ficha: todo, una parte, con uno o varios medios

El cobro del día a día se registra desde la cuenta corriente del socio, en su ficha (desde el padrón, la acción «Cobrar cuota» de cada fila lleva directo ahí). Se elige la fecha del pago, que propone hoy pero se puede cambiar; se tildan las cuotas que se cobran y, en cada una, cuánto se imputa. El tope por cuota es lo que le falta pagar: no se puede imputar de más, y el sistema lo rechaza aunque alguien lo fuerce.

Cobrar una parte es normal. Una cuota que recibe menos de su total queda como pago parcial y sigue figurando con el resto pendiente; el próximo cobro la vuelve a ofrecer con lo que falta. No hace falta esperar a tener la plata completa para registrar lo que entró.

Los medios son efectivo, transferencia, tarjeta, Mercado Pago, cheque y otro. Un mismo recibo puede combinar varios, con el importe de cada uno: mitad en efectivo y mitad por transferencia sale como un solo recibo que lista los dos. Si un solo medio cubre todo, el importe se completa solo con lo imputado. El botón de cobrar se habilita cuando hay algo imputado y los medios cubren al menos eso; si entra más de lo imputado, la diferencia queda como saldo a favor del socio, y se avisa antes de confirmar.

Un doble clic o un corte de conexión en el peor momento no emite dos recibos: el formulario lleva una marca única por intento, y si el cobro ya se registró, el reintento devuelve el mismo recibo en vez de crear otro. Lo mismo vale para el cobro en lote y la devolución de saldo.

Se le puede cobrar a un socio inactivo: la deuda vieja de alguien que dejó de venir se cobra igual desde su ficha. A un socio en la papelera no, y tampoco a una cuota anulada. Con un grupo familiar (plan Institución en adelante), quien cobra es el pagador del grupo: en su ficha aparecen las cuotas de todos los integrantes y se tildan juntas; en la ficha de un integrante que no es el pagador no hay botón de cobrar. Si el pagador está inactivo o archivado, el grupo se despliega y cada uno paga lo suyo.

Pueden cobrar el administrador, tesorería y recepción. Si el club activó la verificación en dos pasos, quien cobra tiene que haberla configurado en su cuenta; hasta ahí no se registra nada.

Adónde va la plata según el medio, y qué pasa si el mes está cerrado

Cada recibo escribe su asiento contable en el mismo acto, con o sin plan de contabilidad: el efectivo y el medio «otro» entran a Caja; transferencia, tarjeta y Mercado Pago entran a Banco; y el cheque entra a Valores a depositar, que no es ni una ni otra: no se cuenta en el arqueo ni aparece en el banco hasta que se deposita. Por eso el arqueo de caja cuenta efectivo y «otro», y la conciliación del banco ve transferencias, tarjetas y Mercado Pago. El medio elegido no es un dato decorativo: decide en qué libro cae la plata.

El mes de la fecha del recibo es su período contable. Si ese mes ya está cerrado en Contabilidad, el cobro se rechaza entero, número de recibo incluido, y hay que reabrir el período o cambiar la fecha. Lo mismo aplica al anular: el contra-asiento se fecha el día de la anulación, en la zona horaria del club, y si ese mes está cerrado la anulación no sale.

El arqueo del turno de caja corta por el momento en que se registró el cobro, no por la fecha escrita en el recibo: un pago cargado hoy con fecha de ayer está en el cajón de hoy. La fecha del documento es un hecho contable; el billete en el cajón es un hecho físico, y no son el mismo.

Lo que sobra queda como saldo a favor, y se devuelve desde la ficha

Si el socio redondea o adelanta plata, el excedente no se pierde ni queda flotando: nace como saldo a favor con su propio asiento, en la misma operación del cobro, y se ve en la ficha, en el recibo y en el portal del socio si el club lo usa.

Ese saldo se descuenta solo de la próxima cuota, en el momento en que se emite: el sistema aplica el menor entre el saldo y el total de la cuota nueva y deja un recibo interno que lo documenta. No se puede usar a mano en un cobro del mostrador, y una cuota ya emitida no lo toma después. Deuda y saldo a favor conviven como dos números; no se compensan solos hasta la próxima emisión.

Devolverlo es una acción aparte, desde la ficha del socio, cuando tiene saldo: se indica el importe (todo, o una parte) y por qué medio sale la plata, y queda el movimiento y su asiento contra Caja o Banco. Sólo pueden devolver el administrador y tesorería; recepción no. No hay devolución desde la lista de pagos ni desde el portal del socio.

Un socio con saldo a favor no se puede mandar a la papelera, ni de a uno ni en lote: primero hay que devolvérselo. Es deliberado: sin ese freno, la plata de alguien que se va del club desaparecería de la vista sin que nadie la resolviera.

Entregar el comprobante: papel, PDF, WhatsApp y email

El recibo se ve en pantalla con el membrete del club (logo del carnet si hay uno cargado, CUIT, condición frente al IVA, dirección, teléfono y email), el socio, las cuotas imputadas con su período, los medios, el total, el importe en letras, las observaciones y un lugar para firma y sello. «Imprimir» lo manda a la impresora; «Descargar PDF» genera el archivo. El PDF se ofrece siempre, también para un recibo anulado, que sale con el sello de anulado y, si se cargó, el motivo.

«Enviar por WhatsApp» abre un chat con el teléfono del socio y un mensaje ya armado con el número de recibo y el importe. Es un enlace que el operador revisa y manda, no un envío automático: no queda registro de si salió, y si el socio no tiene un teléfono usable el botón no aparece. No necesita ningún plan.

Por email sí hay envío automático, al registrar un cobro desde la ficha del socio o desde Pagos —no al vender un pack ni al cobrarle un turno de cancha—: el socio con email cargado recibe el recibo con el mismo texto que el de WhatsApp. Sale después de confirmar el cobro y sin frenarlo; si el envío falla, el cobro ya está registrado y nadie ve un aviso. Si al socio le queda algo por pagar y el club tiene cobro online (plan Federación), el mail lleva además un botón para ver su cuenta.

Cuando el socio dice que no le llegó, desde la lista de pagos se reenvía a pedido. Ahí el sistema sí responde qué pasó: sin email cargado, sin envío configurado en la plataforma, recibo anulado o demasiados reenvíos seguidos, que es el tope de tres por recibo cada diez minutos. El reenvío no está disponible para el soporte de la plataforma cuando entra a la cuenta del club: escribirle a un socio es cosa del club.

Ni el WhatsApp ni el reenvío se ofrecen para el recibo interno de aplicación de saldo, para una nota de crédito, ni para un recibo cuya plata ya se devolvió entera: ninguno de esos afirma un cobro que el socio deba agradecer.

Anular un recibo: quién puede, desde dónde y qué frena

Anular no borra: el recibo pasa a anulado, las cuotas que cubría vuelven a deber lo que cubría, y se escribe el contra-asiento. Si ese recibo había generado saldo a favor, el saldo se retira. Todo queda en la bitácora con número e importe.

Pueden anular el administrador y tesorería. Recepción cobra pero no anula: es la primera pregunta de todo club nuevo, y la respuesta es que sacar plata de un registro no es lo mismo que meterla.

Desde la lista de pagos, la anulación pide un motivo opcional de hasta 200 caracteres, que queda impreso en el recibo anulado. Desde la cuenta corriente de la ficha del socio también se puede anular, pero ahí no se carga motivo. Si el motivo importa, conviene anular desde Pagos.

Hay recibos que no se anulan desde acá, y cada uno avisa por qué. El recibo interno que dejó la aplicación de saldo a favor, porque no es un cobro que alguien registró. Una nota de crédito, que documenta una devolución parcial de Mercado Pago y se corrige desde el cobro online que la originó. Un recibo de cobro online, porque la plata está en Mercado Pago y anularlo dejaría la cuota impaga sin haberle devuelto nada al socio: ese se deshace desde la pantalla de pagos online. Y un recibo cuyo saldo a favor ya se usó o se devolvió, porque anularlo dejaría al socio con saldo negativo; hay que resolver ese saldo primero.

Si el recibo era la venta de un pack de clases, anularlo cierra el pack y anula su cuota; las clases ya usadas no vuelven. Si era el cobro de un turno de cancha, el turno vuelve a quedar cobrable. Y si el recibo salió de un cobro en lote, ese lote queda quemado: reintentarlo avisa que se anuló, y para volver a cobrar hay que hacer una selección nueva.

Un día de mucha caja: cobrar en lote y sacar el listado

Desde el padrón se seleccionan hasta 50 socios y, en las acciones masivas, «Cobrar cuotas»: una fecha y un único medio para todo el lote, con el total a emitir a la vista antes de confirmar. Por cada socio sale un recibo que salda todo su saldo pendiente, vencido o no; los que no deben nada se saltean. Con grupo familiar sale un recibo por pagador con las cuotas de los seleccionados del grupo. No hay cobro parcial ni varios medios en lote: eso se hace por socio, desde la ficha.

El resultado dice cuántos se cobraron, cuántos se omitieron y cuáles fallaron y por qué. Si falló alguno, la selección se conserva para reintentar sin cobrar dos veces a los que ya salieron.

La lista de pagos muestra los recibos del más nuevo al más viejo, con número, fecha, socio, medios, importe y estado. Se busca por el nombre tal como quedó en el recibo, se filtra por registrados o anulados, y arriba se ve cuántos recibos hay, el total cobrado (sin los anulados y sin lo aplicado de saldo a favor) y, si hubo, cuánto se aplicó de saldo. No filtra por fecha, medio ni importe.

«Exportar CSV» baja la misma lista con los mismos filtros y sin tope de página: número, tipo (recibo o nota de crédito), fecha, socio, número de socio, categoría, documento, importe y estado, con los importes en formato argentino para que Excel los lea como números. No incluye los medios de pago ni las cuotas imputadas de cada recibo. La pueden ver y exportar los mismos roles que cobran.