Qué es una actividad y qué no
Una actividad es lo que el club cobra APARTE de la cuota social: natación, gimnasio, la escuelita de fútbol. Si el club cobra un único importe que incluye todo, no hace falta cargar actividades: eso va en la categoría del socio.
Cada actividad tiene su importe, opcionalmente un cupo, los meses del año en que se dicta, sus horarios y el profesor que la da. El nombre no se puede repetir en el club, ni siquiera con una actividad archivada: si «Natación» ya existió alguna vez, ese nombre queda tomado. Es molesto una vez y evita que dos actividades distintas se llamen igual en el reporte.
Los meses de temporada: el reclamo de enero
La pregunta más frecuente de un club en verano es «¿por qué a Juan le cobraron natación en enero si la pileta está cerrada?». La respuesta casi siempre es que la actividad no tiene marcados sus meses.
Cada actividad se configura con los meses en que factura. Una que va de marzo a diciembre se marca así una vez, y de ahí en adelante no se cobra en enero ni en febrero sin que nadie tenga que acordarse de darla de baja cada diciembre y volver a inscribir a todos en marzo.
El mes que se evalúa es el del PERÍODO que se está facturando, no el mes en que se corre la emisión. Si el club emite en abril la cuota atrasada de marzo, se factura marzo: lo que corresponde.
Cupo y lista de espera
Si la actividad tiene cupo y se llena, el socio que se quiere inscribir queda en lista de espera. No es una opción que se elija por actividad ni un interruptor de la configuración: es el comportamiento, y está disponible en todos los planes, incluido el de entrada.
La lista es por orden de llegada y avanza sola. Cuando se libera un lugar —alguien se da de baja, el club sube el cupo, o se archiva a un socio inscripto— el primero de la lista pasa a estar inscripto automáticamente.
Y acá viene lo importante, porque es lo que más se malinterpreta: al socio que entra NO le avisa nadie. El sistema lo inscribe y ya; no le manda un correo ni un mensaje. Si el club quiere avisarle, tiene que mirar la lista y escribirle. Vale la pena saberlo antes de prometerle a alguien que «te avisamos cuando se libere un lugar».
El otro efecto de estar en lista de espera: no se factura. Se paga desde que se está inscripto de verdad, no desde que se anotó para esperar.
Y una condición más, que es la primera que hay que mirar cuando una actividad no aparece en la cuota de alguien: la CATEGORÍA del socio tiene su propio interruptor de «factura actividades». Si está apagado, a ese socio no se le cobra NINGUNA actividad, esté inscripto en las que esté. Es lo que permite una categoría con todo incluido, o una de honor; pero si nadie lo puso a propósito, es un socio que usa la pileta gratis todos los meses.
Quién inscribe
Inscribir a un socio en una actividad es de administración. Recepción, que edita el padrón y cobra, NO inscribe. Sorprende el primer día y tiene una razón: inscribir cambia lo que ese socio va a pagar todos los meses, así que es más parecido a cambiarle la categoría que a corregirle el teléfono.
El socio tampoco se inscribe solo. No hay autoinscripción desde el link del socio, y no está previsto que la haya: la decisión de quién entra a una actividad con cupo es del club.
Bajas, pausas y archivado
Dar de baja a un socio de una actividad libera el lugar para el primero de la lista y corta la facturación desde el mes SIGUIENTE: el mes de la baja se factura entero, aunque la cuota de ese mes todavía no se haya emitido. No hay prorrateo de la baja ni devolución automática, y una cuota ya emitida no se ajusta a la baja: si el club quiere cobrarle menos, la salida es anular esa cuota y volver a emitirla, mientras no tenga cobros ni un comprobante fiscal emitido.
La actividad misma tiene dos estados que se confunden. PAUSADA deja de facturar y de aceptar ingresos, pero conserva las inscripciones: es para el mes que no se dicta por refacción. ARCHIVADA la saca del circuito. La diferencia importa porque pausar es reversible sin volver a inscribir a nadie.
Si el club tiene varios predios, la sede de una actividad queda bloqueada en cuanto hay inscripciones, incluso históricas. Mudar una actividad de predio cambiaría el sentido de lo que ya pasó ahí.
Los horarios, y para qué sirven de verdad
Los horarios de una actividad no controlan el acceso ni generan asistencia. Sirven para dos cosas concretas: que la puerta pueda inferir a qué actividad entró el socio cuando escanea, y que la página pública del club los muestre si el club la tiene activada.
En la puerta, si a esa hora el socio tiene una sola actividad cuya franja cubre el momento, se etiqueta sola. Si tiene dos, o ninguna, la pantalla pregunta. Una actividad sin horarios cargados siempre pregunta.
Cuando la cuota no alcanza: los packs
Hay un caso que las actividades no cubren: el que viene a tres clases sueltas y no quiere inscribirse al mes. Para eso están los packs de clases, que son otra cosa —se venden por adelantado, se descuentan en la puerta y vencen— y están en el plan Federación.
Una actividad no se puede cobrar «por clase» desde la inscripción: la inscripción factura el mes. Si el club necesita las dos modalidades, convive la actividad mensual con su pack.
Preguntas frecuentes
Un socio está inscripto y la actividad no le aparece en la cuota.
Conviene recorrer las causas habituales en este orden, de la más frecuente a la menos. Que la actividad tenga precio cero, en cuyo caso no genera línea aunque el socio esté inscripto. Que el mes no esté entre los meses facturables de la actividad. Que el socio esté en lista de espera y no inscripto de verdad. Que la actividad esté PAUSADA, que deja de facturar a todos. Que su CATEGORÍA tenga apagado «factura actividades», que apaga TODAS las actividades de ese socio de una y es el que más cuesta encontrar. Y que el socio tenga una sanción que se solape con el mes facturado, porque por defecto la sanción no cobra actividades.
¿Por qué a un socio le cobraron una actividad en un mes que no se dicta?
Porque esa actividad no tiene marcados sus meses de temporada: sin esa marca, factura los doce. Se corrige en la actividad, una sola vez. La cuota ya emitida no se recalcula sola ni se ajusta: hay que anularla y volver a emitirla, mientras no tenga cobros ni un comprobante fiscal emitido.
Se liberó un lugar y el socio de la lista entró. ¿Le llegó un aviso?
No. La lista avanza sola pero nadie le escribe al socio: ni correo ni mensaje. Si el club quiere avisarle, tiene que hacerlo. Conviene revisar la lista después de cada baja.
Un socio se da de baja el día 5. ¿Se le devuelve la parte del mes?
No automáticamente. La cuota del mes ya está emitida y no se recalcula. Si el club decide devolverle algo, se resuelve a mano. El prorrateo que existe es el del mes de ALTA de un socio, no el de la baja de una actividad.
La recepción no puede inscribir. ¿Falta un permiso?
No falta: inscribir es de administración. Cambia lo que el socio paga todos los meses, así que está del lado de las decisiones y no del mostrador.
¿Puede el socio anotarse solo desde su link?
No. El link del socio sirve para ver lo que debe y pagar; no inscribe ni edita nada. La decisión de quién entra a una actividad con cupo es del club.
Quiero cerrar una actividad por dos meses. ¿La archivo?
Pausala, no la archives. Pausada deja de facturar y de aceptar ingresos pero conserva las inscripciones, así que cuando vuelve no hay que re-inscribir a nadie. Archivar es para la que no vuelve.
¿Puedo cambiar de predio una actividad?
Sólo mientras no tenga inscripciones, ni siquiera históricas. Después queda fija: mover de predio una actividad con historia cambiaría el sentido de los ingresos ya registrados ahí.
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