La categoría es el precio
Cada socio pertenece a una categoría, y de ahí sale el importe base de su cuota. Cadete, mayor, vitalicio, adherente: los nombres los pone el club, la mecánica es la misma.
Una categoría con importe cero es válida y útil: el vitalicio es el caso típico. A esos socios simplemente no se les emite cuota de categoría, aunque sí se les factura lo demás —las actividades en las que estén inscriptos, por ejemplo—. Ser vitalicio exime de la cuota social, no de todo.
Y si el club quiere que además NO se le cobren las actividades, eso es un segundo interruptor de la categoría: «factura actividades». Apagado, ese socio no paga ninguna actividad aunque esté inscripto. Son dos decisiones separadas —el importe de la cuota y si se cobran las actividades— y conviene tomarlas a propósito.
Ojo con una conclusión apurada: una categoría con el importe en cero y las actividades apagadas NO es un socio que no paga nada. Apaga esas dos líneas y nada más. Se le siguen pudiendo cobrar los cargos extra, la inscripción a un torneo, el pase de un invitado que traiga y el turno de cancha que reserve.
El código de una categoría es único en el club y queda tomado aunque después se archive.
Inactiva y archivada no son lo mismo, y confundirlas cuesta plata
Este es el error más caro de todo el módulo, así que va sin vueltas: marcar una categoría como INACTIVA no deja de facturarla. Los socios que la tienen asignada siguen recibiendo su cuota todos los meses.
Lo que saca a una categoría del circuito de facturación es ARCHIVARLA. Recién ahí los socios de esa categoría dejan de ser elegibles para la emisión.
«Inactiva» quiere decir otra cosa: que no se puede ASIGNAR a nuevos socios. Es para congelar una categoría vieja sin tocar a los que ya la tienen. Útil, pero no es lo que la mayoría busca cuando la marca.
Y hay un efecto secundario que conviene conocer: al archivar una categoría, los socios que la tenían NO quedan sin categoría, siguen apuntando a la archivada. Hay que reasignarlos. Si no, dejan de recibir cuotas sin que nadie lo haya decidido explícitamente.
Las reglas de edad
Una categoría puede tener una regla de edad, y hay dos formas de escribirla: por rango de EDAD (de 13 a 17 años) o por rango de AÑO DE NACIMIENTO (nacidos entre 2008 y 2012). Son excluyentes: se usa una o la otra, no las dos.
Cuál conviene depende del club. El rango de edad sirve para categorías que se corren solas con el tiempo; el año de nacimiento, para las categorías de una temporada deportiva, que es como se arman los planteles en el fútbol infantil.
La regla no hace nada por sí sola: no reasigna a nadie. Sirve para que el sistema pueda decir quién está en la categoría equivocada.
El pase por edad: lo propone el sistema, lo decide el club
Hay una pantalla que compara la edad de cada socio con la regla de su categoría y arma la lista de los desfasados: el que cumplió dieciocho y sigue en cadetes. Con un límite que conviene conocer: mira, como mucho, a dos mil de los socios activos que están en categorías con regla de edad, y recién después se fija quiénes están desfasados. Un club con más de dos mil socios en esas categorías puede tener gente desfasada que la pantalla no muestra, aunque se apliquen todos los pases; en ese caso hoy hay que revisar a mano o escribirnos.
Desde ahí se aplican los pases, hasta doscientos por vez. Un club con muchos desfasados va a aplicarlos en varias tandas; es la forma de que una operación que cambia la cuota de cientos de personas no se haga de un click sin mirar.
Y acá lo importante: NO hay ningún proceso automático. Nadie pasa de categoría solo. No hay una tarea que corra en enero y reacomode el padrón, y no le llega ningún aviso al socio al que le cambiaron la categoría. El club abre esa pantalla cuando quiere y aplica.
El pase está incluido desde el plan Institución. Las categorías en sí no dependen del plan.
Qué pasa con las cuotas ya emitidas
Pasar a un socio de categoría cambia lo que se le va a facturar de ahí en adelante. Las cuotas que ya se emitieron no se recalculan: una cuota emitida es un documento, y su importe quedó congelado el día que salió.
O sea que el mejor momento para hacer los pases es ANTES de emitir el período, no después. Si se hace después, el socio paga el mes viejo con el precio viejo, que además suele ser lo justo.
Lo mismo vale para cambiar el importe de una categoría: el precio nuevo rige desde la próxima emisión.
Preguntas frecuentes
Marqué una categoría como inactiva y le siguen llegando cuotas a esos socios.
Es el comportamiento correcto, aunque sorprenda: «inactiva» significa que no se puede asignar a socios nuevos, no que deje de facturar. Lo que la saca del circuito es archivarla.
Archivé una categoría. ¿Qué pasa con sus socios?
Siguen apuntando a ella y dejan de recibir cuotas. Hay que reasignarlos a otra categoría, o se quedan sin facturar sin que nadie lo haya decidido.
¿El sistema pasa solo a los socios que cumplieron años?
No. No hay ningún proceso automático ni aviso al socio. El sistema arma la lista de desfasados y el club decide cuándo aplicar los pases.
Pasé a un socio de categoría y su cuota de este mes no cambió.
Las cuotas ya emitidas no se recalculan: el importe se congeló al emitirse. El cambio rige desde la próxima emisión. Conviene hacer los pases antes de emitir el período.
¿Puedo usar edad y año de nacimiento a la vez?
No, son excluyentes. El rango de edad sirve para categorías que se corren solas con el tiempo; el año de nacimiento, para las categorías de una temporada deportiva.
Un socio vitalicio, ¿no paga nada?
Depende de dos interruptores de su categoría, no de uno. Con importe cero no paga cuota de categoría, pero sí las actividades, los cargos extra y un turno de cancha. Si además la categoría tiene apagado «factura actividades», tampoco paga las actividades. Vitalicio exime de la cuota social; lo demás se decide aparte.
Tengo más desfasados de los que me muestra la pantalla.
Puede pasar en un club grande: la pantalla mira, como mucho, a dos mil de los socios que están en categorías con regla de edad, y recién ahí busca a los desfasados. Aplicar los pases que muestra no hace aparecer a los que quedaron afuera. Hoy eso se revisa a mano o escribiéndonos.
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