Dos cosas distintas
La BITÁCORA es automática: el sistema anota solo quién hizo qué. Anuló un recibo, archivó un socio, reabrió un mes, cambió el estado de alguien. Nadie la escribe; se escribe sola.
El LIBRO DE ACTAS es manual y es otra cosa completamente: son los documentos institucionales del club, las actas de comisión directiva y de asamblea. Las escribe una persona porque son el registro de una deliberación, no de un click.
Se confunden porque las dos responden «qué pasó», pero una responde sobre el sistema y la otra sobre el club.
La bitácora: se escribe siempre
Esto es lo importante y es fácil de entender al revés: la bitácora se escribe SIEMPRE, en cualquier plan, desde el primer día. Lo que depende del plan contratado es poder LEERLA, que está incluido desde el plan Federación.
O sea que un club que hoy no la ve, igual la está acumulando. Si más adelante contrata el plan, va a encontrar lo que se escribió antes, no una bitácora que arranca el día del cambio. Con un techo, eso sí: la purga corre igual aunque el club no pueda leer, así que lo que va a encontrar son los últimos cinco años, y del dato personal de los últimos dos.
La lee sólo administración. No es un permiso más: la bitácora muestra la actividad de todos los usuarios del club, y eso no es algo que corresponda a quien tiene acceso a una parte.
Qué registra y qué no
La pantalla muestra lo que importa auditar: las anulaciones, los archivados y las restauraciones, los cambios de estado de un socio, los cierres y reaperturas de períodos, la disolución de un grupo familiar, los cambios de configuración y los accesos al club. Los cobros y la emisión de comprobantes fiscales también se registran, pero hoy no aparecen en esa pantalla.
Lo que NO registra, y conviene decirlo: las altas de rutina y las ediciones comunes de una ficha. Corregirle el teléfono a un socio no deja rastro, y tampoco cargarle, extenderle o levantarle una sanción: la sanción vive en la ficha, y la ficha sólo deja rastro cuando cambia el estado del socio. Si el club necesita un historial disciplinario, hoy lo lleva en el libro de actas. Del grupo familiar, la pantalla sólo muestra la disolución: armarlo y sumarle integrantes no se registran, y sacar a uno o cambiar el pagador quedan registrados pero no aparecen en la lista. Registrar cada edición de cada campo convertiría la bitácora en un ruido donde lo importante no se encuentra.
Aparecen también filas atribuidas a «plataforma»: son las que hizo un operador de soporte mirando el club para ayudar. Que se distingan es el punto: una acción nuestra no se puede confundir con una del club.
La pantalla muestra las últimas cien entradas y no tiene filtros ni exportación. Para un control puntual alcanza; para una auditoría larga, hoy no es la herramienta.
Cuánto se conserva
Hay dos plazos y no son lo mismo. A los veinticuatro meses se ofusca el dato personal que la entrada haya guardado —el nombre, el documento— pero el rastro sobrevive: sigue diciendo qué pasó, cuándo y quién lo hizo. A los cinco años se borra la fila entera.
Es la política que el club publica en su página de privacidad, así que estos números no son un detalle técnico: son un compromiso.
Ojo con no confundirlo con los libros contables, que tienen sus propios plazos legales —como mínimo los diez años del Código Civil y Comercial— y no se borran con esta purga. La bitácora no es el libro diario.
El libro de actas
Un acta se carga con su tipo —comisión directiva, asamblea ordinaria o asamblea extraordinaria—, su número, su fecha, un título, los asistentes y el cuerpo del acta.
El número es único entre las actas vivas del club: no puede haber dos actas número 14. Si una se archiva, su número se libera.
Se puede adjuntar el PDF del acta firmada, hasta cuatro megas, y también imprimir el acta cargada con el membrete del club. Las dos cosas conviven: el club escribe el acta acá, la imprime, la firma y sube el escaneo.
Al editar un acta, si alguien más la modificó mientras la tenías abierta, el sistema avisa en vez de pisar el trabajo del otro. Con un documento institucional que se redacta entre varios, eso importa.
Está incluido desde el plan Institución. Administración las escribe; tesorería las LEE —las asambleas aprueban el balance y las cuotas, así que el tesorero necesita poder ir a ver qué se aprobó—. Recepción y los profesores no las ven.
Preguntas frecuentes
No tengo el plan que muestra la bitácora. ¿Se está perdiendo el registro?
No. Se escribe siempre, en cualquier plan. Lo que falta es la pantalla para leerla, así que al contratar el plan vas a encontrar lo ya escrito. Con el límite de la retención: la purga corre igual mientras no la ves, así que se conservan los últimos cinco años, con el dato personal de los últimos dos.
Corregí el teléfono de un socio y no figura en la bitácora.
Es esperado: las ediciones comunes de una ficha no se registran. Sí se registra el cambio de estado de un socio, su archivado, y las operaciones que mueven plata.
¿Puedo exportar la bitácora o filtrarla por fecha?
Hoy no. La pantalla muestra las últimas cien entradas, sin filtros ni exportación. Para un control puntual alcanza; para una auditoría larga todavía no es la herramienta.
¿Por qué hay entradas que dicen «plataforma»?
Son acciones de un operador de soporte que estaba mirando el club para ayudar. Que se distingan de las del club es justamente el punto.
¿La bitácora se borra?
El dato personal se ofusca a los veinticuatro meses y la fila se borra a los cinco años. El rastro de qué pasó sobrevive esos dos años sin el dato personal. Los libros contables tienen sus propios plazos legales y no se tocan con esto.
¿Puedo tener dos actas con el mismo número?
No entre las vivas. Si una se archiva, su número queda libre.
¿El acta que cargo acá tiene validez legal?
La validez la da el libro rubricado y las firmas, según lo que exija la jurisdicción y el estatuto del club. Lo que hace el sistema es redactarla, numerarla, imprimirla con el membrete y guardar el escaneo firmado. El criterio formal es del club y su asesoría.
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