La regla general: casi todo viene apagado
Si hay una cosa para llevarse de esta guía es ésta: las automatizaciones vienen APAGADAS. La emisión automática de cuotas, el prorrateo del mes de alta, los dos recordatorios de mora por correo, el régimen de Responsable Inscripto y la página pública: los seis arrancan en cero.
No es pereza de configuración por defecto. Cada uno de esos interruptores mueve plata o le escribe a un tercero, y ninguna de esas dos cosas debería empezar a pasar porque alguien se dio de alta. El club decide cuándo.
La consecuencia práctica: si estás esperando que algo pase solo y no pasa, esta pantalla es el primer lugar donde mirar.
Zona horaria: el dato del que cuelgan todos los demás
La zona horaria del club define qué día es «hoy». De ahí salen los vencimientos, el mes que se factura, el período contable de cada asiento y el día que se compara para un apto o una sanción.
Conviene ponerla bien el primer día y no volver a tocarla. Cambiarla más adelante cambia la interpretación de qué día es hoy de ahí en adelante; si el club ya tiene historia contable, es una decisión para conversar con el contador, no un ajuste de pantalla.
Las fechas de la cuota
Son DOS y se confunden todo el tiempo: el día de EMISIÓN, en que la cuota nace como deuda del socio, y el día de VENCIMIENTO, a partir del cual esa deuda está vencida. El socio entiende «vencimiento» y el club suele estar mirando «emisión».
Los dos se eligen por número de día del mes. En los meses cortos, un día 31 se acomoda al último día del mes: no se saltea.
La EMISIÓN AUTOMÁTICA es el interruptor que hace que la cuota salga sola. Viene apagada. Encendida, un proceso corre todos los días a las seis de la mañana (hora UTC) y emite el período corriente desde el día de facturación en adelante.
Ese margen tiene un borde que hay que conocer: es dentro del mes. Un mes entero que pasó sin emitir no se recupera solo el mes siguiente: queda reportado como pendiente y hay que emitirlo a mano.
Los que cambian el importe
El PRORRATEO DEL MES DE ALTA hace que un socio que entra el día 20 pague la parte proporcional de ese mes en lugar del mes entero. Viene apagado. Aplica sólo a la cuota del mes en que el socio se dio de alta, y lo que decide es el PERÍODO de esa cuota y no cuándo se la emite: una cuota de marzo emitida tarde, en abril, se prorratea igual.
El régimen de RESPONSABLE INSCRIPTO habilita el IVA. Viene apagado, y encenderlo no cambia ningún importe por sí solo: el impuesto aparece cuando lo que se cobra tiene alícuota cargada —la categoría o la actividad, y también los pases de invitado, los torneos, los packs y los turnos de cancha—. Un club que carga alícuotas con este interruptor apagado no va a ver nada.
Junto a ése hay otro que decide si los precios que el club carga ya incluyen el impuesto o si se le suma.
El PRECIO DEL PASE DE INVITADO es lo que se le cobra al socio anfitrión por cada invitado. Si está en cero, el pase se emite sin cargo.
Los dos interruptores de la sanción, que vienen al revés uno del otro
Cuando un socio está sancionado, ¿se le sigue cobrando? Depende, y los defaults son opuestos, así que vale la pena leerlo despacio.
La CUOTA DE CATEGORÍA se sigue facturando durante la sanción. Ése es el valor por defecto: si el club no toca nada, al sancionado le llega su cuota.
Las ACTIVIDADES no se facturan durante la sanción. Ése es el otro valor por defecto.
Los dos se pueden dar vuelta. Lo importante es no asumir que sancionar suspende todo el cobro, porque no lo hace.
Los recordatorios de mora, y una diferencia sutil con la web pública
Hay dos interruptores: si se manda el recordatorio semanal por correo, y si ese correo lleva el botón de pago online. Los dos vienen apagados y el segundo no hace nada sin el primero ni sin el cobro online conectado.
Acá hay una diferencia de comportamiento que conviene conocer porque genera confusión. Los recordatorios se GUARDAN aunque el club no tenga el plan que los habilita: quedan prendidos, esperando, y el día que se contrata el plan empiezan a salir. Los campos de la página pública, en cambio, sin el plan NO se guardan: se completan, se guarda, y vuelven como estaban.
Lo que sí hace el sistema —y es deliberado— es NO pisar lo que el club ya había configurado antes. Si la página estuvo activa y el club bajó de plan, esa configuración queda guardada y vuelve a aparecer si contrata de nuevo; nadie la apagó. Lo que la cierra mientras tanto es el plan, no un borrado. Así que si configuraste la página sin el plan y volvés a entrar la vas a ver como estaba antes, no vacía, y en ninguno de los dos casos es un error de guardado.
Los datos que salen impresos
El MEMBRETE es lo que encabeza los comprobantes que el club imprime: el nombre legal, el domicilio, lo que el club quiera que aparezca.
El CBU y el ALIAS son lo que ve un socio que quiere transferir, tanto en su link personal como donde el club los muestre. Conviene cargarlos desde el primer día aunque no haya cobro online: es el medio de pago más usado y no tenerlo cargado obliga a dictarlo por teléfono.
La CONDICIÓN FISCAL del club —exento, monotributo o responsable inscripto— define qué comprobantes puede emitir. No se puede quedar en un estado contradictorio, como declararse responsable inscripto manteniendo activa la emisión de Factura C.
La seguridad
El club puede EXIGIR la verificación en dos pasos. Viene apagada, y cuando se prende alcanza a quien puede registrar cobros: administración, tesorería y recepción. Un profesor no queda alcanzado.
Vale la pena prenderla en cuanto el club tenga más de un usuario. Es el único interruptor de esta pantalla que protege al club de algo que no depende de él.
Quién puede tocar todo esto
La configuración es de administración. Tesorería no la toca, aunque varias de estas opciones cambien plata: son decisiones de gobierno del club, no de caja.
Cada cambio que importa queda registrado. Y ninguno de estos interruptores reescribe el pasado: todos rigen de ahí en adelante.
Preguntas frecuentes
Configuré todo y las cuotas no salen solas.
La emisión automática viene apagada. Es el interruptor más buscado de esta pantalla. Encendida, el proceso corre todos los días a las seis de la mañana en hora UTC.
Prendí Responsable Inscripto y no cambió ningún importe.
Es correcto: el interruptor habilita el impuesto, pero el IVA aparece cuando lo que se cobra tiene alícuota cargada, sea la categoría, la actividad u otro concepto. Sin alícuotas no cambia nada.
Sancioné a un socio y le llegó la cuota.
Es el comportamiento por defecto: la cuota de categoría se sigue facturando durante una sanción, y las actividades no. Los dos se pueden dar vuelta en esta pantalla.
Configuré la página pública y al volver no quedó lo que puse.
Sin el plan que la incluye, esos campos no se guardan. Lo que sí se respeta es lo que ya estaba configurado de antes: no se borra, y vuelve a aparecer si contratás el plan otra vez. Es distinto de los recordatorios de mora, que sí se guardan sin plan y empiezan a funcionar al contratarlo.
¿Puedo cambiar la zona horaria después?
Se puede, pero define qué día es hoy para vencimientos y contabilidad. Si el club ya tiene historia, conviene conversarlo con el contador antes que resolverlo desde la pantalla.
El tesorero no ve la configuración.
Es correcto: la configuración es de administración. Varias de estas opciones cambian plata, y son decisiones de gobierno del club.
Cambié el día de vencimiento. ¿Se recalculan las cuotas ya emitidas?
No. Ninguno de estos interruptores reescribe el pasado: todos rigen desde la próxima emisión.
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