Primero definí qué determina el importe
En la mayoría de los clubes la cuota no es un número único: depende de la categoría del socio (cadete, mayor, vitalicio, familiar) y, muchas veces, de las actividades en las que está inscripto. Antes de automatizar nada conviene escribir esa regla, porque es la que después hay que poder explicarle a un socio que reclama.
En Gestión Deportiva el importe sale de la categoría del socio y de las actividades que tenga inscriptas, y queda registrado en la cuota como una línea por concepto. Esa línea es un snapshot: si el mes que viene sube el valor de la categoría, la cuota ya emitida no cambia sola. Es a propósito — una cuota emitida es un documento, no un cálculo que se recalcula.
Si tres hermanos viven en la misma casa, el plan Institución arma un grupo familiar: un pagador, las cuotas de cada ficha, y un solo cobro (y un solo WhatsApp) contra el teléfono de mamá o papá. Sacar a un integrante no borra el grupo ni los recibos ya emitidos.
Ojo con una trampa de vocabulario en las categorías: marcar una como «Inactiva» NO deja de facturarla. Los socios que la tienen asignada siguen recibiendo su cuota todos los meses. Lo que saca a una categoría del circuito es archivarla. Es el reclamo típico del mes siguiente, y la diferencia entre las dos palabras cuesta plata.
Una beca o un descuento (porcentaje o monto fijo, con motivo y vigencia) se carga en la ficha del socio y se aplica al emitir, después del prorrateo del mes de alta y antes del IVA. No toca las cuotas ya hechas ni los cargos extra (una multa no se beca). Está en el plan Institución: sin ese plan la ficha no recorta al liquidar.
Elegí el día de emisión y el de vencimiento, y respetalos
Dos fechas distintas y las dos importan: el día en que la cuota se emite (y pasa a ser deuda del socio) y el día en que vence. Mezclarlas es el origen más común de las discusiones de mostrador, porque el socio entiende «vencimiento» y el club está mirando «emisión».
Los dos días se configuran por club. La emisión puede ser automática —un proceso diario emite el período corriente, desde el día de facturación y hasta fin de mes, para que un fallo puntual no le haga perder el mes al club— o manual, si preferís revisar el padrón antes de liquidar. La automática viene DESACTIVADA: emitir cuotas es mover plata, y eso no se prende solo.
Si das de alta un socio a mitad de mes, decidí de antemano si le cobrás el mes completo o proporcional. Las dos son defendibles; lo que no es defendible es que dependa de quién cargó el alta. El prorrateo del primer mes es una opción del club, también desactivada por defecto.
Registrá cobros parciales sin romper la contabilidad
Un socio que paga la mitad de lo que debe es lo normal, no la excepción. El error caro es anotarlo como «pagó» o como «no pagó»: en el primer caso el club pierde plata, en el segundo el socio recibe un reclamo por algo que ya abonó en parte.
Un pago se imputa contra una o varias cuotas y cada imputación queda registrada. La cuota queda parcialmente pagada, con su saldo exacto, y el recibo lleva numeración correlativa por club. Si el pago se anula, se anula por contra-movimiento —un documento nuevo que revierte al anterior—, nunca borrando el original: un recibo que desaparece es un agujero contable.
Qué hacés con lo que sobra
Cuando alguien paga de más —redondea, adelanta el semestre, o abona una cuota que ya estaba saldada— ese excedente es plata del socio que el club tiene en su poder. Guardarlo como una nota en un papel es cómo se pierde.
El excedente queda como saldo a favor del socio y se imputa automáticamente contra la próxima cuota. Queda visible en la ficha, así que cualquiera en el mostrador puede responder «tenés tanto a favor» sin buscar a la persona que atendió aquella vez.
Preguntas frecuentes
¿Cómo le llega el recibo al socio?
Al registrar el cobro desde la ficha o desde Pagos —y también al venderle un pack, cobrarle un turno de cancha o un número de rifa—, el sistema le manda el recibo por correo si el socio tiene email cargado; eso sí es automático. Además queda el PDF para imprimir o descargar, y un enlace de WhatsApp que el operador abre y manda si prefiere ese canal —ese no se envía solo: lo manda una persona—. Si el correo no salió o el socio lo perdió, se puede reenviar desde el recibo.
¿Quién puede anular un recibo mal cargado?
No cualquiera. El rol de recepción cobra pero no anula ni devuelve: para eso hace falta administración o tesorería. Es la pregunta de mostrador más frecuente el primer mes, y no es un error de configuración: es el punto de la separación de tareas.
¿Se pueden emitir las cuotas automáticamente todos los meses?
Sí. Un proceso corre todos los días a las 6 de la mañana (hora UTC) y emite el período corriente en los clubes que activaron la emisión automática, desde el día de facturación configurado y hasta fin de mes — no sólo ese día exacto. Ese margen es deliberado: si el proceso falla una vez, o el club activa la emisión después de su día, la cuota igual sale en vez de saltearse el mes. Viene desactivada por defecto, porque emitir cuotas mueve plata y esa decisión la toma el club. El margen tiene un borde que conviene conocer: es dentro del mes. Un mes entero que pasó sin emitir no se recupera solo el mes siguiente; queda reportado como pendiente y hay que emitirlo a mano.
¿Qué pasa si un socio paga menos de lo que debe?
El pago se imputa contra la cuota y ésta queda con su saldo pendiente exacto. No hay que elegir entre «pagó» y «no pagó»: el estado de la cuota se deriva de lo efectivamente imputado.
¿Se puede cobrar online con tarjeta o Mercado Pago?
Sí, con el plan Federación. El club conecta su cuenta de Mercado Pago y el socio paga sus cuotas desde un link personal —elige cuáles paga y el dinero entra a la cuenta del club—. Ese link lo genera y lo manda el club socio por socio: no hay un envío masivo, salvo el botón que puede llevar el recordatorio de mora por correo. Los pagos que el club recibe por fuera (efectivo, transferencia, depósito) se siguen registrando como siempre, y las dos vías terminan en la misma cuenta corriente del socio. Sin Mercado Pago conectado, ese mismo link le sigue sirviendo al socio para ver lo que debe y el CBU o alias del club para transferir.
¿Se puede cargar el padrón desde una planilla?
Sí, hay una importación por CSV con vista previa: primero se muestra qué se va a crear y qué filas tienen problemas, y recién después se confirma. Es todo o nada: si una fila falla, no entra ninguna. Y sólo da de ALTA: no sirve para actualizar socios que ya existen, así que no es la vía para subir un aumento de precios ni para corregir teléfonos en masa. Un documento repetido —aunque el socio esté en la papelera— frena la importación.
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