Cómo cobrar las cuotas de un club sin planillas

Primero definí qué determina el importe

En la mayoría de los clubes la cuota no es un número único: depende de la categoría del socio (cadete, mayor, vitalicio, familiar) y, muchas veces, de las actividades en las que está inscripto. Antes de automatizar nada conviene escribir esa regla, porque es la que después hay que poder explicarle a un socio que reclama.

En Gestión Deportiva el importe sale de la categoría del socio y de las actividades que tenga inscriptas, y queda registrado en la cuota como una línea por concepto. Esa línea es un snapshot: si el mes que viene sube el valor de la categoría, la cuota ya emitida no cambia sola. Es a propósito — una cuota emitida es un documento, no un cálculo que se recalcula.

Elegí el día de emisión y el de vencimiento, y respetalos

Dos fechas distintas y las dos importan: el día en que la cuota se emite (y pasa a ser deuda del socio) y el día en que vence. Mezclarlas es el origen más común de las discusiones de mostrador, porque el socio entiende «vencimiento» y el club está mirando «emisión».

Los dos días se configuran por club. La emisión puede ser automática —un proceso diario emite el período corriente, desde el día de facturación y hasta fin de mes, para que un fallo puntual no le haga perder el mes al club— o manual, si preferís revisar el padrón antes de liquidar. La automática viene DESACTIVADA: emitir cuotas es mover plata, y eso no se prende solo.

Si das de alta un socio a mitad de mes, decidí de antemano si le cobrás el mes completo o proporcional. Las dos son defendibles; lo que no es defendible es que dependa de quién cargó el alta. El prorrateo del primer mes es una opción del club, también desactivada por defecto.

Registrá cobros parciales sin romper la contabilidad

Un socio que paga la mitad de lo que debe es lo normal, no la excepción. El error caro es anotarlo como «pagó» o como «no pagó»: en el primer caso el club pierde plata, en el segundo el socio recibe un reclamo por algo que ya abonó en parte.

Un pago se imputa contra una o varias cuotas y cada imputación queda registrada. La cuota queda parcialmente pagada, con su saldo exacto, y el recibo lleva numeración correlativa por club. Si el pago se anula, se anula por contra-movimiento —un documento nuevo que revierte al anterior—, nunca borrando el original: un recibo que desaparece es un agujero contable.

Qué hacés con lo que sobra

Cuando alguien paga de más —redondea, adelanta el semestre, o abona una cuota que ya estaba saldada— ese excedente es plata del socio que el club tiene en su poder. Guardarlo como una nota en un papel es cómo se pierde.

El excedente queda como saldo a favor del socio y se imputa automáticamente contra la próxima cuota. Queda visible en la ficha, así que cualquiera en el mostrador puede responder «tenés tanto a favor» sin buscar a la persona que atendió aquella vez.