Un club que rinde cuentas necesita más que cobrar la cuota

Lo que este sistema no hace

No presenta nada ante ningún organismo, no arma la memoria del ejercicio y no reemplaza al contador ni a la revisora de cuentas. Qué tiene que presentar tu institución, ante quién y cuándo depende de la jurisdicción y del estatuto: eso es trabajo profesional y no vamos a opinar de algo que no controlamos.

Tampoco hay cobro online de la cuota del socio: el club cobra como cobra hoy y lo registra acá. Está dicho en todas las páginas de este sitio y también acá, porque es la clase de hueco que un club descubre después de migrar su padrón.

Lo que sí hace, y es la diferencia

Contabilidad de partida doble de verdad, con diario, mayor, sumas y saldos, balance general y estado de resultados. Los asientos se escriben cuando se mueve la plata —la cuota que se emite, el recibo que se cobra, el gasto, el pago a un proveedor— y en la MISMA transacción que el movimiento: no existe el recibo cobrado cuyo asiento falló. El detalle está en la página del módulo.

Anular no borra: contra-asienta. El asiento original queda con sus líneas intactas y se escribe uno nuevo en espejo. El mayor muestra las dos puntas, que es lo que alguien que revisa las cuentas necesita ver para reconstruir qué pasó.

Cerrar un mes es cerrarlo. Cualquier operación que intente escribir un asiento con fecha adentro de un período cerrado se rechaza, y como el asiento viaja con el dinero, se cae la operación entera. No se corrige un mes cerrado por la puerta de atrás.

Conciliación contra el extracto y desglose de IVA para preparar la posición del período, si el club está inscripto.

Y la mitad que se mira todos los días

El padrón con sus categorías y su cuota, los grupos familiares, la emisión mensual, quién debe y desde cuándo, el recibo de cada cobro y los avisos que salen por correo. Todo eso alimenta la contabilidad sin que nadie cargue nada dos veces: es el mismo acto.

Está en la lista de funciones, módulo por módulo, con lo que cada uno hace y lo que no.

Los datos son del club

Desde la configuración, un administrador descarga todo —padrón, cuotas, pagos, comprobantes y libros— en archivos que abre cualquier planilla, sin pedírselo a nadie. Un club con cientos de miles de movimientos puede pasarse del tamaño máximo de un archivo; en ese caso el sistema lo dice y lo preparamos aparte, que es la única situación en la que hace falta escribirnos.

Preguntas

¿Reemplaza al contador?

No, y sería mentir decir que sí. El sistema lleva la contabilidad al día y produce los libros y los estados; quién los revisa, cómo se presentan y ante quién es trabajo profesional y depende de la jurisdicción y del estatuto de cada institución. Lo que cambia es de dónde parte ese trabajo: de una contabilidad que ya está escrita, en vez de una caja de comprobantes de diciembre.

¿Sirve si ya llevamos la contabilidad con el contador aparte?

Sí, y es el caso más común. El club lleva acá su operación —padrón, cuotas, cobros, gastos, proveedores— y eso escribe los asientos solo. El contador recibe libros y estados en vez de planillas, y el club puede exportar todo cuando quiera.

¿Podemos empezar en cualquier momento del año?

Sí. Los saldos con los que arranca cada socio se cargan como saldos de apertura, y los períodos contables se van abriendo a medida que hay movimiento: no hace falta esperar a enero ni cargar hacia atrás lo que ya pasó.

¿Y si el club deja de usarlo?

Se lleva sus datos. Desde la configuración, un administrador descarga el padrón, las cuotas, los pagos, los comprobantes y los libros en archivos que abre cualquier planilla, sin pedírselo a nadie. Con cientos de miles de movimientos el archivo puede pasarse del tamaño máximo: ahí el sistema lo avisa y lo preparamos aparte.