Por qué no alcanza con «el usuario del club»
En muchos clubes hay un solo usuario y la contraseña la sabe todo el mundo. Funciona hasta el día en que hay que explicar quién anuló un recibo, o hasta que alguien que dejó de ir sigue entrando. No es desconfianza: es que sin usuarios separados no hay forma de responder esas dos preguntas.
Separar usuarios tiene un segundo efecto, más cotidiano: cada persona ve una pantalla más simple. El que atiende el mostrador no necesita el balance, y esconderlo le saca tres clics de encima todos los días.
Los cuatro roles
ADMINISTRACIÓN puede todo: el padrón, las actividades, la facturación, los cobros, la contabilidad, la configuración y el libro de actas. Es el rol de quien conduce el club, y conviene que lo tengan pocos.
TESORERÍA mira plata. Cobra, anula cobros, lleva la contabilidad completa, emite las cuotas del mes y factura. Lee el padrón pero no lo edita, y lee las actas pero no las escribe —las asambleas aprueban el balance, así que el tesorero necesita poder ir a ver qué se aprobó—. Dos cosas NO puede, y son las que sorprenden: no adhiere ni da de baja el débito automático del abono, y no crea ni borra cargos extra ni becas de socios. Las dos mueven plata de una forma que se decide arriba.
RECEPCIÓN es el mostrador y la puerta: da de alta y edita socios, cobra, marca ingresos y maneja los carnets. No anula un cobro ni devuelve un saldo a favor —para eso hace falta administración o tesorería—, no inscribe a nadie en una actividad, y no manda comunicados. La primera es la pregunta más frecuente del primer mes, y no es un error de configuración: es el punto de la separación de tareas.
PROFESOR ve su plantel y nada más: los socios de las actividades que dicta, para poder marcar asistencia. No entra al padrón general ni a ninguna pantalla de cobro. Lo único de plata que ve es el aviso «debe» al marcar el ingreso de un socio con una cuota vencida, sin importes. Tampoco abre el certificado de apto médico ni la ficha de emergencia; lo que sí ve, al marcar un ingreso, es el AVISO de que a ese socio le falta el apto o se le venció —siempre que el club tenga el plan Institución, que es el que habilita el apto médico—. Ver el aviso y ver el certificado son dos cosas distintas, y el recorte está puesto ahí.
Invitar a alguien
Se invita por correo desde la pantalla de usuarios, eligiendo el rol. La persona recibe un enlace, se crea su cuenta y entra. La invitación vive una semana: más corto molesta a quien la recibe un lunes y la abre el fin de semana; más largo deja enlaces de acceso dando vueltas por ahí.
No hay botón de reenviar. Si la invitación venció o el correo se perdió, se cancela y se invita de nuevo, que además renueva el enlace en vez de reciclarlo.
Una cuenta es de la persona, no del club. La misma persona puede estar en dos clubes con roles distintos y entra siempre con la misma cuenta, eligiendo a cuál entra.
Cuántos usuarios entran
El tope depende del plan: dos usuarios en el plan de entrada, seis en Institución, y sin tope de ahí para arriba. Y cuenta algo que no siempre se espera: una invitación pendiente ya ocupa lugar. Si el club llegó al tope y falta invitar a alguien, conviene mirar primero si hay invitaciones viejas sin aceptar.
Durante la prueba gratis hay una asimetría que conviene conocer: se prueban las funciones del plan Federación, pero el tope de usuarios es el del plan que el club contrató.
Las sedes recortan, pero menos de lo que parece
Un club con varios predios puede asignarle sedes a un usuario, y entonces esa persona ve sólo lo de sus predios. Es un límite de autorización, no un filtro de pantalla.
Ahora, lo importante es qué NO recorta, porque acá se rompen las expectativas: el padrón, las cuotas, los pagos, las cobranzas y la caja NO se recortan por sede. Un socio no pertenece a un predio, pertenece al club, y su deuda también. Lo que sí se recorta es lo que tiene lugar físico: la puerta, las canchas, las actividades y los torneos.
Y hay un caso que parece un error y no lo es: con las sedes recortadas se puede LEER el reporte de honorarios pero no liquidar ni pagar. Una liquidación abarca los cobros de todo el club y no se puede partir por predio, así que esa decisión queda en quien ve el club entero.
Bajas, cambios de rol y el último administrador
El rol de alguien se cambia en cualquier momento y toma efecto enseguida. Dar de baja a un usuario le saca el acceso y también las sedes que tuviera asignadas; lo que esa persona hizo queda registrado, porque el historial del club no se borra cuando se va quien lo escribió.
Lo que el sistema no deja es quedarse sin administración: no se puede dar de baja ni cambiarle el rol al último administrador del club. Sin eso, un club podía quedar encerrado afuera de su propia configuración.
Y hay algo que nadie puede hacerle a otro, ni siquiera un administrador: cambiarle el correo con el que entra. El correo es la credencial de la persona, y poder cambiárselo a otro es poder quedarse con su cuenta. Cada uno cambia el suyo.
El profesor y su plantel
El profesor se vincula por su dirección de correo: cuando ese correo coincide con el de un profesor cargado en el club, el sistema arma el plantel solo. Por eso conviene cargar el correo del profesor en su ficha con el mismo que va a usar para entrar.
Lo que ve es «Mi plantel»: los socios inscriptos en las actividades que dicta, para marcar asistencia. Es el rol más acotado del sistema y está pensado así: un profesor no tiene por qué poder ver la deuda de la familia de un alumno.
Preguntas frecuentes
¿Por qué recepción no puede anular un recibo?
Porque cobrar y anular son la misma operación en direcciones opuestas, y quien puede las dos puede hacer desaparecer un cobro. Anular y devolver saldo requieren administración o tesorería. Es la pregunta más frecuente del primer mes y la respuesta es de diseño, no de configuración.
Necesito que el tesorero cargue una beca y no le aparece. ¿Le falta un permiso?
No le falta: tesorería no crea ni borra cargos extra ni becas. Emite las cuotas del mes, cobra, anula, factura y lleva la contabilidad; decidir que un socio paga menos es de administración.
Invité a alguien y no le llegó el correo. ¿Lo reenvío?
No hay reenvío. Se cancela la invitación y se manda una nueva, lo que además renueva el enlace. Ojo con el tope de usuarios: la invitación pendiente ya estaba ocupando un lugar.
¿Puedo hacer que un usuario vea sólo una sede?
Sí, asignándole esa sede. Pero tené presente qué recorta y qué no: recorta la puerta, las canchas, las actividades y los torneos; no recorta el padrón, las cuotas, los pagos ni la caja. Si lo que buscabas era que no vea los socios de otro predio, eso hoy no se puede: el socio es del club.
Un profesor no ve a sus alumnos. ¿Qué reviso?
El correo. El plantel se arma haciendo coincidir la dirección con la que entra con la que está cargada en su ficha de profesor. Si son distintas, el sistema no tiene cómo saber que son la misma persona.
¿Puedo crear un rol a medida?
No. Son cuatro roles fijos. Es una decisión deliberada: los permisos a medida se configuran una vez, nadie los revisa nunca más, y terminan dándole a alguien algo que no correspondía. Si ninguno de los cuatro encaja, conviene revisar qué tarea real hace esa persona.
Se fue el administrador del club y era el único. ¿Cómo entramos?
El sistema no deja llegar a ese estado: no se puede dar de baja ni cambiar de rol al último administrador. Si igual quedaron sin acceso —porque esa persona perdió su cuenta—, hay que escribirnos: se resuelve desde soporte, verificando quién es quién en el club.
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Socios, cuotas, cobranzas y contabilidad en un solo sistema, pensado para clubes argentinos.