La prueba: treinta días con el plan Federación
Un club que se da de alta arranca con treinta días de prueba, sin tarjeta. Durante esos días tiene las funciones del plan Federación: contabilidad, comunicaciones, grupo familiar, honorarios, canchas, torneos, cobro online, la página pública, la bitácora y la identidad visual propia. La idea es que pueda probar el producto de verdad y no una versión recortada.
Lo que la prueba NO incluye es lo que sólo trae el plan más alto, como los varios predios o la adhesión de los socios al débito automático. Un club que está evaluando el sistema justamente por eso —porque tiene dos sedes, por ejemplo— no lo va a poder probar durante la prueba y conviene que lo sepa de antemano: esa conversación es con nosotros.
Hay una asimetría que conviene conocer porque es la que más confunde: las FUNCIONES son las del plan Federación, pero el TOPE DE USUARIOS es el del plan que el club tenga contratado. Un club en prueba sobre el plan de entrada va a poder usar la contabilidad completa y a la vez chocar con el límite de dos usuarios.
A falta de una semana aparece un aviso, y hay una pantalla para activar la suscripción sin esperar a que termine.
Qué pasa cuando la prueba vence
El club no se borra ni pierde nada, pero conviene saber exactamente qué pasa, porque es más abrupto de lo que suena: todas las pantallas de la aplicación llevan a una sola, la de activación. No es que dejen de poder escribir y se puedan seguir leyendo; no se entra.
Esa pantalla ofrece dos cosas: activar el plan, y descargar todo lo que el club cargó. La salida está ahí a propósito y no escondida: un club con la prueba vencida no queda con sus datos de rehén, y eso también está escrito en los términos del servicio.
Activar el plan devuelve todo a la normalidad sin volver a cargar nada. Con un matiz que conviene conocer para no asustarse: Mercado Pago te devuelve a la aplicación ANTES de confirmarnos la autorización, así que por unos momentos podés ver la pantalla diciendo que la activación está en curso. Es normal y se destraba solo cuando llega la confirmación. Lo que no se destraba solo es una suscripción que Mercado Pago pausó por rechazos: esa te la marca aparte y hay que resolverla con ellos.
Mejorar y bajar de plan
Mejorar de plan toma efecto al instante: las funciones del plan nuevo quedan disponibles enseguida y se cobra la diferencia proporcional del ciclo en curso. Un efecto secundario que conviene saber: si el club tenía programada una baja para el fin del ciclo, mejorar la descarta.
Bajar de plan, en cambio, toma efecto al CIERRE del ciclo. El club sigue con lo que pagó hasta que termine el período, y recién ahí pasa al plan menor. Es lo justo en las dos direcciones.
Lo que se pierde al bajar son las funciones que el plan nuevo no incluye. Ahora, dos aclaraciones importantes: lo ya cargado NO se borra —los asientos, los comunicados enviados, los turnos registrados siguen ahí—, y los usuarios de más NO se dan de baja solos. Si el club queda por encima del tope de usuarios, lo que no va a poder es invitar a alguien nuevo hasta que baje él mismo la cantidad.
El pago del abono
El club le paga al servicio, y eso es distinto de lo que el club le cobra a sus socios. Hay una pantalla propia con las facturas del abono y su estado.
Desde ahí se adhiere el débito automático y se lo da de baja cuando se quiera, sin llamar ni escribirle a nadie. Adherirlo o quitarlo es del rol de administración: es una operación con efecto del lado del medio de pago, así que tesorería no la tiene.
Y acá va la distinción más importante de esta guía, porque confundirla sale cara: DAR DE BAJA EL DÉBITO NO ES DAR DE BAJA EL SERVICIO. Quitar el débito sólo cancela la autorización con Mercado Pago; la factura del abono se sigue emitiendo todos los meses y pasa a pagarse por el otro camino. Un club que aprieta ese botón creyendo que canceló va a seguir acumulando facturas.
Lo que SÍ se hace desde la aplicación es programar una bajada de PLAN, que toma efecto al cierre del ciclo. Dar de baja el SERVICIO entero se hace escribiéndonos, y está escrito así en los términos. Conviene exportar los datos antes: con la cuenta dada de baja, la exportación se pide por escrito en vez de descargarse sola.
Si una factura del abono queda impaga
Hay una escalera, y los plazos por defecto son estos: a los siete días se manda un recordatorio, a los veinte el club queda suspendido, y a los cuarenta se corta la gracia del débito.
Con una excepción deliberada y que conviene conocer: si el club tiene el débito automático VIVO, esos dos primeros plazos se difieren mientras Mercado Pago sigue reintentando el cobro, hasta los cuarenta días. Un club con el débito activo no es un moroso: es un cobro en curso, y cortarle el servicio a los veinte días mientras le siguen debitando la tarjeta sería el peor error posible de esta escalera. O sea que si tenés débito y una factura se atrasó, es esperable que no te llegue el aviso a los siete días.
Y acá hay una diferencia importante con la prueba vencida, que conviene no confundir. Un club SUSPENDIDO pierde el acceso entero: sus usuarios no entran a la aplicación, y tampoco pueden descargar los datos desde ahí. Con la prueba vencida, en cambio, la pantalla de activación sigue ofreciendo la descarga. La suspensión es más dura a propósito, porque es la consecuencia de una factura impaga y no de una prueba que terminó.
Nada se borra: los datos quedan, y regularizar devuelve el acceso. Si un club suspendido necesita sus datos antes de regularizar, hay que escribirnos.
Y hay algo que conviene decir porque es una decisión comercial que no todos toman: los meses COMPLETOS que el club estuvo cortado no se le cobran. Si estuvo afuera tres ciclos enteros, esos tres no se facturan.
Con una precisión que corresponde hacer, porque es la que sorprende: el ciclo en el que el club VUELVE se factura entero, incluidos los días que estuvo afuera. No se prorratea. Es la contrapartida elegida —unos pocos días contra un mes— y prorratear ahí obligaría a partir el período por un motivo que no es un cambio de plan.
Los plazos de arriba son los que rigen salvo que se haya acordado otra cosa con el club. Si ves números distintos, no está roto.
Qué incluye cada plan
El plan de ENTRADA tiene lo que necesita cualquier club para funcionar: padrón, categorías, actividades, cuotas, cobros y recibos, carnet con QR, asistencia en la puerta, sanciones, ficha de emergencia, pases de invitado, plan de cuentas, gastos, proveedores, períodos contables y la descarga de los datos. Los asientos contables se escriben desde el primer día.
INSTITUCIÓN suma lo que un club con estructura necesita: leer los reportes contables y los libros de IVA, la factura electrónica, el libro de actas, el arqueo de caja, el grupo familiar, las becas, el apto médico, el pase por edad y las comunicaciones por correo.
FEDERACIÓN suma lo de un club grande: honorarios de profesores, canchas, torneos, packs de clases, la página pública, el cobro online, la bitácora y la identidad visual propia.
El plan más alto agrega los varios predios y la adhesión de los socios al débito automático.
Preguntas frecuentes
¿Hay que poner una tarjeta para probar?
No. La prueba es de treinta días sin tarjeta, con las funciones del plan Federación.
Tenemos dos predios. ¿Los puedo probar?
No durante la prueba: los varios predios son del plan más alto y la prueba corre sobre Federación. Lo mismo pasa con la adhesión al débito automático, que también es de ese plan. Si el club tiene varias sedes y quiere verlo funcionando antes de decidir, escribinos.
Estoy en prueba y no me deja invitar a un tercer usuario.
Es la asimetría de la prueba: las funciones son las del plan Federación, pero el tope de usuarios es el del plan contratado. Para más asientos hay que contratar un plan mayor.
Se me venció la prueba. ¿Perdí lo que cargué?
No, nada se borra. Lo que pasa es que la aplicación entera lleva a la pantalla de activación: no se entra a las pantallas, ni siquiera para leer. Desde ahí se activa el plan —y todo vuelve sin cargar nada de nuevo, en cuanto Mercado Pago confirma la autorización, que puede tardar unos momentos más que la vuelta a la aplicación— o se descarga todo lo cargado.
Si bajo de plan, ¿pierdo la contabilidad que ya cargué?
No. Lo cargado queda: los asientos siguen escribiéndose y la historia está completa. Lo que se pierde es la pantalla para leer los reportes, hasta que se vuelva a contratar.
Bajé de plan y tengo más usuarios de los que entran.
No se da de baja a nadie solo. Lo que no vas a poder es invitar a alguien nuevo hasta que la cantidad baje. Quién se va es una decisión del club, no del sistema.
¿Cómo doy de baja la suscripción?
Ojo con esto, porque son dos cosas distintas. Desde la pantalla de facturación se da de baja el DÉBITO automático, y eso no cancela el servicio: la factura se sigue emitiendo y pasa a pagarse por otro camino. Para dar de baja el SERVICIO hay que escribirnos. También desde la aplicación se puede programar una bajada de plan, que es otra cosa más y toma efecto al cierre del ciclo.
¿Es lo mismo tener la prueba vencida que estar suspendido?
No. Con la prueba vencida se llega a la pantalla de activación, que ofrece la descarga de los datos. Suspendido por una factura impaga es más duro: los usuarios no entran a la aplicación y tampoco descargan desde ahí. Nada se borra, y regularizar devuelve el acceso.
Nos suspendieron por una factura impaga. ¿Nos van a cobrar esos días?
Los ciclos COMPLETOS que pasaste afuera no se facturan. El ciclo en el que volvés sí se cobra entero, sin prorratear los días de corte: son unos pocos días contra un mes, y partir el período por eso traería más problemas de los que resuelve. Si estuviste afuera meses enteros, ésos no te llegan.
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