Qué es cerrar un mes
Cerrar un período contable es declarar que ese mes ya está: los números son los que son y no se tocan más. Sirve para que una corrección de agosto no aparezca en marzo y descuadre un balance que ya se presentó a la comisión revisora.
Los meses no hay que crearlos: nacen solos con el primer asiento que cae en ellos, y nacen abiertos. La pantalla de períodos muestra los que existen y su estado.
El mes que se cierra es el del calendario del club, no el del servidor. Un asiento del 31 a las once de la noche es de ese mes, en la zona horaria del club.
Lo que un mes cerrado rechaza: todo
Esta es la parte que hay que leer dos veces, porque es la que sorprende: un mes cerrado no acepta NINGÚN asiento. Ninguno. Ni siquiera un contra-asiento.
Ahora, lo que hay que entender bien es CUÁL mes tiene que estar abierto, porque la intuición manda al lugar equivocado. Lo que decide es la fecha del asiento que se va a escribir, no la del documento original.
Anular un recibo de agosto en septiembre escribe su contra-asiento con fecha de HOY, o sea en septiembre. Entonces no hace falta reabrir agosto: alcanza con que septiembre esté abierto. Vale lo mismo para anular una cuota. Es una buena noticia y conviene saberla, porque reabrir un mes ya cerrado para corregir algo que no lo necesita es debilitar un cierre que estaba bien hecho.
Lo que sí exige que ESE mes esté abierto es todo lo que se fecha en él: cargar un gasto con fecha de agosto o cualquier asiento manual fechado ahí. Ahí no hay vuelta: hay que reabrir, hacer y volver a cerrar. Liquidar los honorarios de agosto NO es uno de esos casos: la liquidación se fecha el día en que se hace, así que liquidar agosto en septiembre pide septiembre abierto, y agosto puede seguir cerrado. Lo mismo pasa con anular y volver a cargar la apertura: se fecha el día en que se hace.
Cuándo conviene cerrar
La respuesta corta: cuando el mes está conciliado y revisado, no cuando termina. Muchos clubes cierran con un mes de atraso, y es una práctica sana: da tiempo a que aparezcan los errores.
Un orden que funciona: se emiten y cobran las cuotas del mes, se cargan los gastos, se concilia el extracto del banco, se revisa el resultado, y recién ahí se cierra. Si algo no cierra, se resuelve con el mes todavía abierto, que es infinitamente más cómodo.
Cerrar no es obligatorio para que el sistema funcione. Un club puede trabajar con todos sus meses abiertos; lo que pierde es la garantía de que nadie va a tocar un número viejo.
Reabrir
Un mes cerrado se puede reabrir. No es un camino de ida, y es a propósito: si cerrar fuera definitivo, un cierre apurado dejaría al club sin poder corregir un error real.
Reabrir queda registrado en la bitácora del club, con quién lo hizo y cuándo. La transición es lo que se audita; lo que se escriba después es auditable por su cuenta.
Lo que cerrar NO hace es trasladar el resultado del ejercicio ni generar un asiento de cierre contable. Es un candado sobre el período, no una operación de cierre de ejercicio.
Quién puede
Los períodos no dependen del plan contratado: cualquier club los usa. Hace falta el permiso de escritura contable, que tienen administración y tesorería.
Que no dependa del plan es deliberado y tiene un motivo concreto: un club que cerró un mes por error y no pudiera reabrirlo quedaría sin poder registrar movimientos. Poner esa puerta detrás de un plan sería encerrar a alguien con un problema.
Preguntas frecuentes
Quiero anular un cobro de un mes que ya cerré. ¿Tengo que reabrirlo?
Normalmente no. El contra-asiento de la anulación se fecha HOY, así que lo que tiene que estar abierto es el mes en curso, no aquel. Reabrir el mes viejo sin necesidad es debilitar un cierre que estaba bien hecho. Distinto es cargar un gasto o un asiento manual con fecha de ese mes: eso sí exige reabrirlo. Liquidar honorarios de un mes viejo, en cambio, se fecha hoy.
¿Tengo que cerrar los meses?
No es obligatorio. El sistema funciona igual con todos los meses abiertos. Lo que se gana cerrando es la garantía de que un número ya presentado no se va a mover.
¿Cuándo conviene cerrar?
Cuando el mes está conciliado, no cuando termina. Muchos clubes cierran con un mes de atraso, que da tiempo a que aparezcan los errores.
Cerrar un mes, ¿traslada el resultado al siguiente?
No. Es un candado sobre el período, no un cierre de ejercicio: no genera asientos de refundición ni traslada resultados.
¿Puedo cerrar un mes que todavía no terminó?
Se puede, pero rara vez conviene: cualquier operación con fecha de ese mes va a rebotar, incluidos los cobros del día.
¿Aparece un mes que no tiene movimientos?
Por sí solo no: los períodos nacen con el primer asiento que cae en ellos. Pero sí puede existir si alguien lo cerró a propósito por adelantado, que se puede hacer con cualquier mes válido. Ese mes va a figurar como cerrado y va a rechazar el primer asiento que intente caer ahí. Si te aparece un mes cerrado que nunca tuvo movimientos, ésa es la explicación, y la salida es reabrirlo.
Esto que acabás de leer, hecho en un solo lugar
Socios, cuotas, cobranzas y contabilidad en un solo sistema, pensado para clubes argentinos.