La puerta, la cuota y las clases sueltas del gimnasio, en un solo lugar

La puerta: carnet QR, tarjeta de proximidad y un lector USB

El carnet del socio es un QR que se abre en el navegador del teléfono, sin instalar nada, y se genera socio por socio desde su ficha. En la puerta, un lector USB tipea ese código en la pantalla de Asistencia y el ingreso queda registrado con la hora y quién lo marcó. Si el gimnasio ya usa tarjetas de proximidad, se asigna una a cada socio desde la ficha y un lector que tipee su número funciona igual. Al que se olvidó el carnet se lo busca por nombre y queda anotado que fue manual.

Un segundo escaneo dentro de los diez minutos, en la misma sede, no suma otro ingreso: es el rebote del lector. El mismo socio a la mañana y a la tarde sí cuenta dos veces. Si tiene una cuota vencida impaga, una sanción vigente o —con la función de apto médico— el apto vencido o sin cargar, la pantalla lo avisa y no frena.

Para que la pantalla sepa a qué actividad entró cada uno conviene cargar los horarios: si una sola franja del socio cubre esa hora, la etiqueta sola; si no, pregunta entre sus actividades. Marcan administración, recepción y el profesor, este último sólo a su plantel. El detalle está en la guía de asistencia en la puerta.

La cuota del mes y el que viene a clases sueltas

La cuota sale de la categoría del socio y de las actividades en las que está inscripto, cada una como una línea. Se emite por período, con el día de emisión y el de vencimiento que fija el gimnasio; la emisión automática existe y viene apagada. Una actividad puede tener cupo y, según el plan, lista de espera que avanza sola cuando se libera un lugar, aunque al socio que entra no le avisa nadie.

Para el que no quiere abonarse al mes están los packs de clases, en los planes que los incluyen: una cantidad de clases de una actividad, con vencimiento opcional en días corridos desde la venta. Se venden y se cobran en el mismo acto —no existe el pack «a pagar»— y cada ingreso etiquetado con esa actividad descuenta un crédito; la pantalla dice cuántos quedan, o que no quedan. Si hay dos packs vivos de la misma actividad, se gasta primero el que vence antes.

El pack es de un socio, así que quien lo compra tiene que estar en el padrón. Al que sólo viene por packs conviene darle una categoría sin valor: un socio sin nada que facturar no recibe cuota mensual. Un pack del catálogo no se edita (se archiva y se crea otro), no se transfiere, no se extiende y no toma la beca del socio.

Cobrar en el mostrador y con el link del socio

En el mostrador se cobra desde la ficha del socio, con uno o varios medios en el mismo recibo, y se admite el pago parcial: la cuota queda con su saldo exacto. El recibo lleva número correlativo, se imprime o se baja en PDF, le llega por correo al socio que tiene email cargado, y por WhatsApp lo manda el operador. Lo que se paga de más queda como saldo a favor y se descuenta de la próxima cuota.

Recepción cobra y vende packs; anular un recibo o devolver un saldo a favor es de administración o tesorería. Armar el catálogo de packs —qué se vende y a cuánto— es de administración.

Según el plan, el gimnasio conecta su propia cuenta de Mercado Pago y el socio paga sus cuotas desde un link personal: confirma su documento, elige qué cuotas paga y la plata va a la cuenta del gimnasio. El link lo manda el gimnasio socio por socio y dura treinta días. Por ahí se pagan cuotas, no packs; sin Mercado Pago conectado, el link muestra lo que debe y el CBU o alias para transferir.

El apto médico y la ficha de emergencia

En los planes que incluyen el apto médico, la ficha registra el vencimiento y un respaldo: el archivo, de hasta cuatro megas, o la constancia de que el socio lo presentó en papel. Un apto sin respaldo no se puede registrar. Lo ven administración y recepción; tesorería y el profesor no abren el certificado, aunque el profesor sí ve el aviso en la puerta.

El sistema no le recuerda a nadie que el apto está por vencer. Hay una lista de los que vencen en el mes, que alguien tiene que abrir, y muestra hasta doscientos socios. Qué pedir y hasta cuándo guardarlo lo decide el gimnasio: el sistema registra, no evalúa.

La ficha de emergencia —a quién llamar, obra social, grupo sanguíneo, alergias— no sale en el cartel del lector. Se consulta en la ficha del socio o en el listado de ingresos, y la ven los mismos roles que el apto.

Profesores: su plantel y su comisión

Cada profesor entra con su propio usuario y ve «Mi plantel»: los socios de las actividades que dicta. En la puerta marca a los inscriptos en esas actividades y a quien tiene un pack vigente de ellas, y a nadie más. No entra a las pantallas de cobro; de plata sólo ve el aviso «debe» de un socio con cuota vencida, sin importes. El plantel se arma solo cuando el correo con el que entra coincide con el de su ficha de profesor.

En los planes que incluyen honorarios, la comisión es un porcentaje de cada actividad sobre lo que el gimnasio efectivamente cobró de ella, sin IVA: una cuota impaga no genera honorario. Liquidar deja asentada la deuda con el profesor y pagarla la cancela por caja o banco. Un sueldo fijo no se liquida desde este módulo: se carga como gasto.

Un borde que en un gimnasio pesa: la comisión sale de las cuotas mensuales de la actividad, y la venta de packs no entra en ese cálculo. Si el profesor también cobra por las clases sueltas, esa parte hoy hay que calcularla aparte.

La cuota que no entró

Moroso es el socio activo con una cuota vencida impaga; la del mes, antes de su vencimiento, no cuenta. La lista trae desde cuándo debe cada uno y cuánto, y en la puerta la deuda vencida se avisa en cada ingreso.

Según el plan, desde esa lista, desde el padrón o desde la ficha se abre un WhatsApp con el mensaje ya armado, que el operador revisa y manda: no hay envío automático por WhatsApp. Hay también un recordatorio semanal por correo que viene apagado y el gimnasio activa; si tiene cobro online, ese correo puede llevar el link para pagar en el momento.