Dos bajas distintas, y elegir mal cuesta plata
INACTIVO es el socio que dejó de venir. Sigue en el padrón, se lo ve, se lo busca, y —esto es lo importante— se le puede seguir cobrando lo que debía. Lo que deja de pasar es que se le emitan cuotas nuevas.
ARCHIVADO es la ficha que se saca del padrón y va a la papelera. No aparece en las listas, no se le emite nada y no se le puede cobrar.
La regla práctica: si el socio debe plata, va a INACTIVO. Archivarlo es renunciar a cobrarle sin decirlo. Archivado se reserva para el alta duplicada, el socio cargado por error, o el que se fue hace años sin deuda.
Qué pasa al archivar
Archivar hace varias cosas a la vez, y conviene conocerlas todas porque algunas mueven plata y gente. Saca la ficha del padrón. Cierra las inscripciones activas del socio, para que no siga ocupando cupo ni apareciendo en los planteles. Y lo retira de los torneos en los que estuviera anotado.
Al retirarlo de un torneo, si tenía un cargo de inscripción que TODAVÍA no se facturó, ese cargo se anula: no se le va a cobrar un torneo que no va a jugar. Si el cargo ya había salido en una cuota, queda, porque esa cuota es un documento que el socio ya vio.
Y al liberar lugares —tanto en actividades como en torneos— promueve al primero de cada lista de espera. Ese efecto es el más fácil de pasar por alto: archivar a una persona puede hacer entrar a otra, con su cargo correspondiente, y a esa otra no le avisa nadie. En un torneo pago hay un borde más: si al primero de la lista no se le puede generar el cargo de inscripción, queda retirado de la espera, también sin aviso, y entra el siguiente. Conviene mirar las listas después de archivar.
Su carnet deja de decir «al día» y pasa a decir baja: quien escanee el código lo va a ver. Eso es justamente para lo que sirve una credencial digital.
Cuándo el sistema no deja archivar
El sistema frena en varios casos, y todos existen por el mismo motivo: archivar esconde la ficha y con ella el problema. Estos son los que más aparecen.
El primero: no se archiva a un socio al que el club le DEBE plata. Si tiene saldo a favor, la única pantalla donde ese saldo se ve y se devuelve es su ficha, y archivarlo lo haría desaparecer en silencio. El sistema avisa cuánto tiene; la salida es devolvérselo y después archivar.
El segundo: no se archiva a alguien con un pago online en curso. Ese cobro puede acreditarse minutos después y necesita una ficha donde imputarse.
El tercero es momentáneo: si la ficha está siendo modificada en ese instante por otra operación, el archivado espera. No es un error, es que dos cosas no pueden pasar a la vez sobre el mismo socio.
La papelera no se vacía
Una ficha archivada no se borra nunca. No hay purga automática ni botón de vaciar la papelera, y es deliberado: los recibos, las cuotas y los asientos de ese socio siguen existiendo, y un documento que apunta a una ficha que no existe es un agujero contable.
De eso sale algo que sorprende: el documento y el número de socio de una ficha archivada quedan RESERVADOS. Si se intenta dar de alta a alguien con ese mismo documento, el sistema avisa que ya existe —aunque no aparezca en ninguna lista— y ofrece restaurar la ficha vieja en lugar de crear una nueva.
Casi siempre esa es la opción correcta: es la misma persona que volvió, y restaurarla conserva su historia en vez de partirla en dos fichas.
Restaurar
Restaurar devuelve la ficha al padrón con su historia: sus cuotas, sus recibos, su cuenta corriente. Si se restaura desde el alta —porque el documento chocó—, además se le aplican los datos que el operador acababa de cargar, que suelen ser los actualizados.
Lo que restaurar NO hace es volver a inscribir al socio en sus actividades. Esas inscripciones se cerraron cuando se archivó y esa historia es inmutable: si vuelve a natación, hay que inscribirlo de nuevo. Es lo correcto —nadie estuvo inscripto durante el tiempo que estuvo archivado— pero hay que acordarse.
Quién puede
Archivar y restaurar son de administración. Recepción, que da de alta y edita socios, no archiva: es una operación que esconde datos y afecta plata.
Hay un detalle que conviene conocer porque parece un error: cuando recepción está cargando un alta y el documento choca con una ficha archivada, la pantalla le ofrece el botón de restaurar, pero al apretarlo el servidor lo rechaza. Es el mismo permiso de archivar y recepción no lo tiene. La solución es pedírselo a administración.
Cambiar el estado de un socio a inactivo, en cambio, sí lo puede hacer recepción, y queda registrado en la bitácora del club con el estado anterior y el nuevo.
Preguntas frecuentes
El socio se fue debiendo tres cuotas. ¿Lo archivo?
No: ponelo inactivo. A un socio inactivo se le puede seguir cobrando lo que debía; a uno archivado, no. Archivarlo es renunciar a cobrarle sin decirlo.
¿Se le siguen emitiendo cuotas a un socio inactivo?
No. Inactivo deja de recibir cuotas nuevas. Lo que queda vivo es lo viejo: su deuda anterior se puede cobrar.
No me deja archivar a un socio y dice que tiene saldo a favor.
Es un freno a propósito: el club le debe plata y la única pantalla donde ese saldo se ve y se devuelve es su ficha. Devolvéselo primero y después archivalo.
Doy de alta a alguien y me dice que el documento ya existe, pero no lo encuentro.
Está en la papelera. Un documento archivado sigue reservado. La pantalla te ofrece restaurar esa ficha, que casi siempre es lo correcto: es la misma persona, y restaurar conserva su historia.
Restauré a un socio y no está en sus actividades.
Es esperado: archivar cerró sus inscripciones y restaurar no las reabre. Nadie estuvo inscripto durante ese tiempo. Hay que inscribirlo de nuevo.
¿Se puede vaciar la papelera?
No, y no está previsto. Los recibos, cuotas y asientos de ese socio siguen existiendo; una ficha borrada de verdad dejaría documentos apuntando a la nada.
Archivé a un socio y entró otro a la actividad.
Es correcto: archivar libera el cupo y promueve al primero de la lista de espera, tanto en actividades como en torneos. A ese socio no le avisa nadie, y si es un torneo con inscripción paga le va a llegar el cargo, así que conviene revisar las listas después de archivar.
¿Qué pasa con el torneo que el socio tenía pago?
Archivarlo lo retira del torneo. Si el cargo de inscripción todavía no había salido en una cuota, se anula. Si ya había salido, queda: esa cuota es un documento que el socio ya vio, y corregirla es otra operación.
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