Por qué existe, y por qué conviene probarla
Un club que pone su padrón, su contabilidad y su historia de cobros en un sistema está confiando. La forma de que esa confianza no sea un salto al vacío es que los datos se puedan sacar en cualquier momento, sin pedir permiso y sin que nadie tenga que aprobarlo.
Si estás evaluando este sistema o cualquier otro, ésta es una de las preguntas que conviene hacer antes de firmar, y que conviene PROBAR durante la prueba gratis en vez de confiar en la respuesta. Una exportación que existe en el folleto y tarda dos semanas en llegar por correo no es una exportación.
Qué se descarga
Un archivo comprimido con todo lo que el club cargó, en un formato abierto que cualquier programa puede leer: socios, categorías, actividades, inscripciones, cuotas, pagos, recibos, asientos contables, gastos, proveedores, asistencia, comunicados, actas.
Y también los ARCHIVOS: las fotos de los socios, los certificados de apto médico, los adjuntos de las actas. No sólo las filas de una base: los documentos que el club subió. Eso es el ZIP; la misma pantalla ofrece también un JSON, pensado para otro programa, que trae los datos pero no los archivos.
Sí vienen las actas archivadas, con sus adjuntos firmados: archivar un acta la saca de la vista del club, no de su historia.
Lo que no viene son las contraseñas de los usuarios, que no las tenemos en claro, y es lo correcto.
Los topes, y qué pasa si el club es grande
Hay límites, y conviene conocerlos de antemano en vez de descubrirlos: hasta quinientas mil filas por tabla y dos millones en total, y hasta un gigabyte de archivos adjuntos o mil quinientos archivos, lo que se alcance primero.
Y los dos topes se comportan distinto, que es lo que hay que saber. El de FILAS es duro: si una tabla pasa las quinientas mil filas, o el total pasa los dos millones, la descarga se rechaza entera y no se entrega ningún archivo. El mensaje dice cuál fue la tabla que desbordó e invita a escribirnos para generarlo aparte.
El de ARCHIVOS adjuntos es blando: lo que no entra se ANOTA. El paquete se arma igual y trae adentro un listado de lo que quedó afuera: con nombre cuando se pudo enumerar, y cuando el desborde es muy grande, por grupo —todas las actas, o todas las fotos y aptos de los socios—. No se corta en silencio ni se entrega un paquete incompleto que parezca completo.
Esa segunda decisión está tomada porque un archivo comprimido clásico revienta pasado cierto tamaño, y reventaría con la descarga ya empezada. Antes que eso, se corta a tiempo y se declara.
Un club normal no va a acercarse a esos topes. Uno con veinte años de historia y fotos de todos sus socios, sí puede.
Quién puede y cuándo
La descarga es de administración, y si el club exige la verificación en dos pasos, hay que presentarla. Tiene sentido: es el paquete completo de los datos del club.
Y hay un detalle que importa más de lo que parece: la descarga sigue disponible con la prueba VENCIDA. A un club al que se le terminó la prueba, la aplicación entera lo lleva a la pantalla de activación —no entra a ninguna otra, ni siquiera para leer—, y esa pantalla ofrece el enlace para descargar todo. Lo contrario sería tener los datos de rehén para forzar una contratación, y además los términos del servicio lo prometen.
Lo que sí la corta es la SUSPENSIÓN del club, que es otra cosa: la consecuencia de una factura impaga. Un club suspendido no entra a la aplicación y tampoco descarga desde ahí; si necesita sus datos antes de regularizar, tiene que escribirnos.
Lo que la exportación no es
No es un backup que se pueda volver a cargar. No existe una importación inversa: el archivo sirve para leerlo, para llevarlo a otro sistema o para guardarlo, no para restaurar el club a un estado anterior.
Tampoco es una migración automática a otro producto. Es un formato abierto y legible, que es lo que hace que la migración sea POSIBLE; hacerla es trabajo de quien recibe.
Y no reemplaza la exportación puntual del día a día: para el padrón, los pagos o los libros hay exportaciones a planilla en cada pantalla, que es lo que se usa para trabajar. Ésta es la salida completa.
Preguntas frecuentes
¿Hay que pedir la exportación por correo?
No. Se descarga desde la configuración, en el momento, sin que nadie tenga que aprobarlo.
¿Está incluida en todos los planes?
Sí. No depende del plan contratado. Poner la salida detrás de un plan sería exactamente lo que esta función viene a evitar.
Se me venció la prueba. ¿Puedo descargar igual?
Sí. Con la prueba vencida no se entra a las pantallas de la aplicación, pero la de activación —a la que llevan todas— ofrece el enlace de descarga. Tener los datos de rehén para forzar una contratación no es una opción. Distinto es la suspensión por factura impaga: ahí el acceso se corta entero y hay que escribirnos.
¿Puedo volver a subir el archivo para restaurar el club?
No. No hay importación inversa: el archivo sirve para leerlo, llevarlo a otro lado o conservarlo, no para restaurar un estado anterior.
Mi club es grande. ¿Voy a recibir todo?
Depende de qué tope se toque. Si desbordan las FILAS, la descarga se rechaza entera y no vas a recibir ningún archivo: el mensaje te dice qué tabla desbordó y hay que escribirnos para generarlo aparte. Si lo que desborda son los ARCHIVOS adjuntos, el paquete se arma igual y trae el listado de lo que quedó afuera, por nombre o, si el desborde es muy grande, por grupo.
¿Vienen las fotos y los certificados?
Sí, los archivos que el club subió vienen adentro: fotos de socios, aptos médicos, adjuntos de actas —incluidas las actas archivadas—. No son sólo filas de una base.
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