Qué es un comunicado, y qué no
«El sábado no hay fútbol», «cambia el horario de natación», «la asamblea es el 20»: el problema de siempre es que esa frase le tiene que llegar a las personas que corresponde, y armar la lista de casillas a mano —y volver a armarla el mes siguiente— es lo que hace que el aviso no se mande. Un comunicado es eso: un asunto, un texto, y un grupo de socios elegido por lo que ya está cargado en el padrón.
Conviene saber desde el principio qué forma tiene lo que sale. Es texto simple: el asunto va hasta noventa caracteres, el mensaje hasta cinco mil, y una línea en blanco separa párrafos. No lleva adjuntos, ni imágenes, ni un diseño propio, ni plantillas. El mail sale con el asunto precedido por el nombre del club, un pie que dice «te llega porque sos socio de» ese club, y un enlace para dejar de recibir estos avisos.
Sale desde la casilla del sistema, no desde la del club, y las respuestas del socio no llegan al club: si el aviso pide una respuesta, el texto tiene que decir a qué teléfono o a qué correo. Tampoco sale por WhatsApp: el comunicado es sólo por email, y el socio que no tiene casilla cargada no lo recibe.
Lo manda sólo el administrador del club. Tesorería, recepción y los profesores no pueden, aunque recepción edite fichas todo el día: escribirle a trescientas personas a nombre del club no se deshace, y la decisión fue que ese botón lo tenga quien responde por el club. Y viene con el plan Institución en adelante; la prueba gratis, que corre sobre el plan Federación, lo incluye.
Hay un segundo remitente posible y corresponde decirlo: un operador de soporte nuestro que esté mirando el club para ayudar opera adentro como administración, así que técnicamente puede encolar un comunicado a nombre del club. No es algo que hagamos —el envío es del club— pero el sistema no lo impide hoy, y una guía que dijera «sólo administración del club» estaría prometiendo un control que no existe.
A quiénes les llega: cuatro audiencias y una selección
Desde la pantalla de Comunicados se elige uno de cuatro grupos: todos los socios activos, los socios con cuota vencida, una categoría o una actividad. En los cuatro casos sólo entran socios ACTIVOS: un socio inactivo o en la papelera no recibe avisos del club, aunque siga en esa categoría.
«Con cuota vencida» usa exactamente la misma definición de moroso que la pantalla de Cobranzas: cuota vencida con saldo impago, de un socio activo. Con grupo familiar, el deudor es quien paga, así que el aviso va al pagador y no a cada integrante. Si alguien aparece en la lista de morosos, entra acá; si no aparece, no entra.
«Una categoría» y «una actividad» sólo ofrecen las que están activas y no archivadas. En la actividad entran los inscriptos de verdad: los que están en lista de espera todavía no reciben el aviso de que hoy no hay clase, y los que se dieron de baja de la actividad tampoco.
Hay un quinto camino para escribirle a socios elegidos uno por uno: desde la lista de Socios se tildan filas y en la barra de acciones aparece «Enviar comunicado»; el menú de cada fila tiene el mismo botón, que tilda a ese socio solo. Acepta hasta cincuenta socios por vez, pasa por las mismas reglas que la pantalla de Comunicados, y el registro después lo muestra con la audiencia «selección». Un socio inactivo se puede tildar, pero no recibe: la pantalla lo nombra al terminar entre los que quedaron afuera.
Antes de enviar: la previa cuenta casillas, no socios
El botón de enviar no se habilita hasta apretar «Ver a cuántos les llega». Es a propósito: evita mandar a trescientos cuando se pensaba en treinta, y explica por adelantado por qué de trescientos socios salen cuarenta mails.
El número que muestra son CASILLAS, no socios. Tres hermanos que llevan el correo del padre son una sola casilla y reciben un solo mensaje; sin eso, el padre recibía tres copias idénticas y cada una gastaba una unidad del cupo del día, que es lo más escaso que tiene esta función. Al lado dice cuántos quedan afuera: los que no tienen email cargado y los que pidieron no recibir avisos.
Y la baja es de la casilla entera. Si CUALQUIERA de los socios que comparten un correo pidió no recibir avisos —desde el enlace del pie o con el interruptor de su ficha—, no se le manda a nadie de esa casilla, aunque los otros no hayan pedido nada y aunque el que pidió esté archivado o fuera del grupo elegido. Es lo que la pantalla de baja le prometió a quien apretó el enlace.
La previa se borra sola si se cambia la audiencia, para no dejar «128 casillas» al lado de un botón que ahora le escribe a otro grupo. Al confirmar, la lista se vuelve a resolver y queda congelada, así que el socio que entra mañana no recibe el aviso de ayer.
Lo que sí se vuelve a mirar, mail por mail y justo antes de mandarlo, es si ese destinatario todavía corresponde. Si entre que se encoló y que le toca el turno el socio pasó a inactivo, se archivó o alguien de su casilla pidió la baja, el aviso NO sale y queda registrado como salteado. La foto de a quiénes se les iba a escribir es de cuando se confirmó; la decisión de escribirle a cada uno se toma en el momento.
La previa de Comunicados da números, no nombres. Los nombres de los que quedaron afuera sólo se ven en el camino de la selección desde Socios, que al terminar los nombra uno por uno.
Después de confirmar: es una cola, no un envío instantáneo
Al confirmar, el comunicado se ENCOLA. No se puede cancelar, editar ni programar: una vez confirmado, lo único que el club puede hacer es mirar el registro. Si el texto salió mal, la corrección es otro comunicado.
Los mails salen de a uno por segundo. El primer minuto lo dispara la misma pantalla, apenas se confirma; lo que no entra en ese minuto lo retoma el sistema solo, cada hora, a los cinco minutos de la hora. Un comunicado a cuarenta casillas suele salir entero en el momento; uno a trescientas, no.
El límite que manda no es el de por segundo sino el de por día. Los comunicados tienen un cupo diario que es del sistema entero, no de cada club —con la configuración actual, sesenta envíos por día para los comunicados de todos los clubes juntos—, reservado así para que un aviso masivo no deje a nadie sin poder recuperar su contraseña o recibir su recibo. Lo que no entra hoy queda «en cola» y sale los días siguientes, y la cola se reparte en turnos de veinticinco destinatarios por comunicado, para que uno grande no se lleve el día entero y deje al de otro club sin salir nunca.
Un comunicado que en tres días no terminó de salir se cancela solo, y los destinatarios que faltaban quedan como «no se pudo entregar». La razón es que «el sábado no hay fútbol» llegando el jueves siguiente no es un aviso, es ruido: si todavía aplica, se manda de nuevo.
Hay otros frenos que conviene conocer. El club puede mandar cinco comunicados por hora; el sexto se RECHAZA en el momento y no queda esperando en ninguna cola, así que hay que volver a intentarlo más tarde. Y si el club pierde el plan o se le vence la prueba mientras el comunicado está en cola, se cancela: el sistema vuelve a preguntarlo antes de CADA mail, y un club al que se le cortó el servicio no sigue escribiéndole a sus socios.
Si no hay casilla de correo configurada en la plataforma, no se encola nada: la acción devuelve un error visible y el comunicado no existe, en vez de quedar esperando semanas para salir el día que alguien configure el proveedor, con el texto de un partido que ya se jugó. La pantalla lo dice arriba, antes de que se escriba el mensaje.
Leer el registro: «enviado» no es «entregado»
Debajo del formulario queda la lista de comunicados, de a veinte por página, con asunto, a quiénes —la etiqueta se congela al crear, así que renombrar la categoría después no la cambia—, cuándo, y los números del envío: enviados, en cola, fallaron, rebotaron, se dieron de baja, más los que quedaron afuera sin email o dados de baja desde el principio.
«Enviado» significa que el proveedor de correo lo aceptó y no volvió nada. No es un acuse de entrega ni de lectura: nadie confirma que el mail llegó a la bandeja de entrada, y menos que alguien lo abrió. Es la razón por la que la pantalla dice «enviado» y nunca «entregado».
«Rebotó» es el caso en que sí volvió algo: la casilla no existe o bloqueó al remitente, y el proveedor lo avisó después de haberlo aceptado. Se registra solo, sin que nadie del club haga nada, y sólo para los rebotes definitivos; un buzón lleno no queda anotado en ningún lado. El rebote se ve en los contadores y en el detalle, y nada más: el sistema no le avisa al club ni le apaga los avisos a ese socio. Corregir la casilla en la ficha es tarea del club.
El color del estado sigue una regla simple: verde sólo si salió algo y nada falló ni rebotó; rojo si no le llegó a nadie o si se canceló; amarillo mientras queden en cola o si hubo fallos parciales. Un «Enviado» verde al lado de «cuarenta fallaron» sería una contradicción, y por eso no se pinta.
«Ver a quiénes» abre el detalle fila por fila: socio, la casilla exacta a la que se mandó, y el estado con fecha y hora. Muestra hasta doscientas filas, primero los que NO salieron —en cola, fallados, dados de baja, rebotados—, así que en un comunicado grande lo que importa está arriba. El motivo puntual de un fallo no se muestra. La lista completa, sin tope, sólo sale en el export de datos del club.
La baja: el socio se sale solo, y el club lo ve
Cada comunicado lleva al pie el enlace «Dejar de recibir estos avisos». Abre una página que muestra sólo el nombre del club y un botón de confirmar; la baja no se aplica al abrir el enlace sino al apretar el botón, porque los programas de correo y los antivirus visitan los enlaces solos. El enlace no vence: el comunicado de hace ocho meses es justo el que a alguien le colma la paciencia.
Esto existe por una razón que le conviene al club: un correo masivo del que no se puede salir se responde marcándolo como spam, y eso daña al remitente para todos los clubes, no sólo para éste.
La baja cae sobre la CASILLA que recibió ese mail, para este club. Se guarda por correo, y además se prende el interruptor «No recibir comunicados» en la ficha de todos los socios del club que tienen esa casilla, archivados incluidos. Si el socio cambió de correo entre que recibió el mail y apretó el enlace, la baja igual es de la casilla vieja, que es la que pidió no recibir. Y si el comunicado todavía estaba en cola, lo que faltaba mandarle a esa casilla se saltea y figura como «se dio de baja».
El club ve la baja como ese interruptor en la ficha, y lo puede tocar en las dos direcciones. Prenderlo saca al socio de los avisos sin que él haya pedido nada. Apagarlo —cuando el socio pide volver a recibir— levanta también la baja de la casilla que ese socio tenía al momento de guardar, así que la dirección vuelve a recibir. El socio no puede volver a suscribirse solo: tiene que pedírselo al club.
Con una casilla compartida hay que mirar a todos: si el hermano sigue con el interruptor prendido, la casilla sigue sin recibir aunque al padre se lo hayan apagado. El sistema mira las dos cosas.
Lo que la baja NO apaga, y la propia página se lo dice al socio: el recibo cuando paga y el recordatorio de deuda. Son la contrapartida de una cuota que sigue existiendo, y ni el enlace del pie ni el interruptor de la ficha los tocan. El recordatorio semanal de mora, además, es otra función: viene apagada y el club la activa aparte; mientras esté apagada no se le escribe a nadie por deuda.
Bordes que conviene conocer antes de apoyarse en esto
Un mail puede llegar dos veces. Si el proveedor de correo se cae justo después de aceptar un envío, o el proceso se corta entre mandar y anotar, el sistema prefiere reintentar antes que dar por perdido: para un aviso del club, uno repetido molesta menos que uno que nunca llegó. Es raro, pero pasa, y no es un error del club.
El cupo diario es un presupuesto propio del sistema, no una garantía del proveedor. Si la cuenta de correo se queda sin cupo por afuera, o la credencial falla, la tanda se frena y se reintenta en la corrida siguiente sin dar por fallados a los que faltaban.
No queda rastro en la bitácora del club de quién mandó el comunicado; el registro guarda el comunicado en sí, con su fecha. Tampoco hay borradores: lo que no se confirmó no se guarda.
El registro y el detalle se pueden filtrar por asunto desde el buscador general. Los comunicados no se recortan por sede: un administrador de una sede ve y manda a todo el padrón del club.
Y el que no tiene email cargado no existe para esta función. Si la mitad del padrón está sin casilla, el comunicado le llega a la otra mitad y la previa lo dice; para los demás, el canal sigue siendo el WhatsApp desde la ficha, que es un enlace que alguien del club abre y manda, no un envío automático.
Preguntas frecuentes
Mandé el comunicado hace una hora y dice «en cola». ¿Se rompió?
No. Es una cola con un cupo diario que es del sistema entero, no del club: con la configuración actual son sesenta envíos por día para los comunicados de todos los clubes juntos, y lo que no entra hoy sale los días siguientes, en turnos de veinticinco por comunicado. El sistema lo retoma solo cada hora, a los cinco minutos de la hora. Si a los tres días no terminó de salir, se cancela solo y los que faltaban quedan como «no se pudo entregar»; ahí conviene mandarlo de nuevo si todavía aplica.
Tengo trescientos socios y la previa dice que le llega a cuarenta casillas. ¿Por qué?
Por tres cosas que la misma previa desglosa. Cuenta casillas y no socios, así que una familia que comparte el correo es una sola. Los socios sin email cargado quedan afuera, y el número aparece al lado. Y los que pidieron no recibir avisos —por el enlace del pie o por el interruptor de la ficha— tampoco entran, y si uno solo de una casilla compartida lo pidió, esa casilla entera queda afuera. Además sólo entran socios activos: los inactivos y los de la papelera no reciben avisos del club.
Me equivoqué en el texto. ¿Lo puedo cancelar o corregir?
No. Una vez confirmado no se puede cancelar, editar ni frenar; lo único que lo cancela es el propio sistema, a los tres días sin terminar o si el club pierde el plan. Por eso el botón de enviar pide primero ver a cuántos les llega y después una confirmación. Si el texto salió mal, la corrección es otro comunicado, y hay un tope de cinco por hora por club.
¿El socio me puede responder el mail?
No. El comunicado sale desde la casilla del sistema y las respuestas no llegan al club. Si el aviso necesita respuesta —«confirmá si venís», «avisá si te anotás»—, el texto tiene que decir a qué teléfono o correo escribir.
¿Puedo adjuntar el PDF con el reglamento o una foto del cronograma?
No. El comunicado es texto simple: asunto de hasta noventa caracteres, mensaje de hasta cinco mil, con una línea en blanco entre párrafos. Sin adjuntos, sin imágenes, sin diseño propio ni plantillas. Si el archivo está publicado en algún lado, el texto puede llevar el enlace.
Recepción quiere mandar un aviso y no le aparece el botón. ¿Es un error?
No. Los comunicados los manda sólo el administrador del club. Recepción y tesorería no pueden, aunque recepción sí edita fichas: escribirle a todo el padrón a nombre del club es una acción que no se deshace y quedó reservada a quien responde por el club. Aparte, la función viene con el plan Institución en adelante; con un plan menor la pantalla lo dice en lugar de mostrar el formulario.
Un socio dice que no le llegó nada. ¿Cómo lo verifico?
En el registro, «Ver a quiénes» lista socio por socio a qué casilla se mandó y en qué estado quedó. Si dice «enviado» con fecha y hora, el proveedor lo aceptó y no volvió: revisá con el socio la carpeta de spam y que la casilla que figura sea la que usa. Si dice «rebotó», la casilla no existe o bloqueó al remitente, y hay que corregirla en la ficha. Si dice «se dio de baja», alguien de esa casilla pidió no recibir avisos. «Enviado» nunca es un acuse de entrega ni de lectura.
Un socio se dio de baja por el enlace y ahora quiere volver a recibir los avisos. ¿Cómo se hace?
Sólo lo puede hacer el club: el socio no tiene forma de volver a suscribirse solo. En la ficha del socio se apaga el interruptor «No recibir comunicados» y se guarda; eso levanta también la baja de la casilla que ese socio tenía en ese momento. Si otro socio que comparte el correo sigue con el interruptor prendido, la casilla sigue sin recibir hasta apagárselo a él también.
Si el socio se dio de baja de los comunicados, ¿deja de recibir el recibo y el recordatorio de deuda?
No. La baja es de los avisos generales del club, y la propia página se lo aclara al socio. El recibo cuando paga y el recordatorio de deuda son la contrapartida de una cuota que sigue existiendo, y ni el enlace del pie ni el interruptor de la ficha los tocan. El recordatorio de deuda, de todos modos, es un barrido semanal que el club tiene que activar aparte y que viene apagado.
¿Puedo escribirle a los morosos desde acá, o eso es otra cosa?
Sí, es la audiencia «socios con cuota vencida», y usa exactamente el mismo criterio que la pantalla de Cobranzas: cuota vencida con saldo impago, de un socio activo, y con grupo familiar el aviso va a quien paga. Es un mensaje escrito por el club, con su asunto y su texto, que se manda cuando el club aprieta el botón. Distinto del recordatorio semanal de mora, que es automático una vez que el club lo activa y lleva un texto fijo con el importe.
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