Dos formas de registrar lo que sale, y no son intercambiables
Un GASTO es de contado: el club pagó y listo. La factura de luz que se abona en el momento, el flete, los materiales que se compraron en la ferretería. Se carga con su fecha, su importe, a qué cuenta de egresos va y con qué se pagó.
Una COMPRA A CUENTA es a crédito: el proveedor entregó y el club le queda debiendo. Se carga contra la cuenta corriente de ese proveedor y después se registran los pagos, que pueden ser varios y parciales.
La regla práctica: si en el momento de cargar ya no hay nada que deber, es un gasto. Si hay un saldo pendiente con alguien, es una compra a cuenta. Cargar todo como gasto de contado hace que el club no sepa cuánto le debe a sus proveedores; cargar todo a cuenta obliga a registrar un pago que en realidad ya se hizo.
El IVA: dónde entra y dónde no
Un club Responsable Inscripto puede discriminar el IVA contenido en un gasto, y eso es lo que alimenta el libro de compras. Un club exento no tiene ese campo: no hay crédito fiscal que computar.
Y acá va un límite que hay que conocer antes de cerrar un mes: la COMPRA A CUENTA de un proveedor no lleva columna de IVA, así que no entra al libro de compras. Como es justamente por donde llega una factura de proveedor de verdad —que viene en cuenta corriente y no de contado—, un club Responsable Inscripto que factura así va a subdeclarar su crédito fiscal y le va a dar a pagar de más.
No es un descuido escondido: es un límite del módulo, está anotado como tal y hace falta saberlo. Mientras tanto, el crédito de compras entra por Gastos.
Proveedores
Un proveedor se carga con su nombre y, si lo tiene, su CUIT, que es opcional. Cuando se carga, el CUIT se valida de verdad —con su dígito verificador—, así que un número tipeado mal se rechaza en el momento en vez de aparecer en un reporte seis meses después.
Cada proveedor tiene su cuenta corriente: lo que se le compró, lo que se le pagó y el saldo. Un pago mayor a lo adeudado no se rechaza: queda como saldo a favor del club con ese proveedor, que es lo que corresponde cuando se adelanta plata.
Un proveedor con el que el club dejó de trabajar se pasa a INACTIVO desde su ficha, y el cambio queda registrado. Lo que no se puede es archivarlo ni borrarlo: la ficha queda, con toda su historia de compras y pagos, que es lo que corresponde conservar.
La caja del día
El arqueo de caja responde una pregunta: ¿lo que hay en el cajón coincide con lo que el sistema dice que debería haber? Se abre un turno declarando con cuánto se arranca —el fondo fijo—, se trabaja, y al cerrar se cuenta la plata y se declara el total.
El sistema calcula el esperado con lo que pasó en el medio y muestra la diferencia. Esa diferencia es el dato: cero es lo normal, y cualquier otra cosa es algo para mirar el mismo día, no a fin de mes.
Qué plata entra en el conteo: la que va al cajón. Efectivo, y también los cobros registrados como «otro», porque a falta de un destino declarado se los trata como efectivo. Lo cobrado por transferencia, tarjeta o Mercado Pago no entra: esa plata no está en el cajón.
El cierre es irreversible. Un turno cerrado no se reabre ni se edita, porque un arqueo que se puede retocar después no sirve para nada. Si el conteo estuvo mal, se deja constancia en las notas del turno siguiente.
Tampoco hay retiros parciales: no se puede sacar plata del cajón «a mitad de turno» dejando constancia. Si el club necesita eso, hoy se resuelve cerrando el turno.
Desde cuándo reclama el arqueo
El primer cierre de un club podría ser aterrador: si contara todo el efectivo desde que el club existe, la diferencia sería enorme y no significaría nada.
No pasa. El arqueo reclama desde el momento en que se abrió el PRIMER turno. Lo anterior es la historia del club antes de que existiera el arqueo, y esa plata ya está adentro del saldo con el que el club viene contando.
Ese piso es fijo y no se mueve con cada cierre, lo cual tiene una consecuencia buena: un cobro que se registra tarde no se cae del rango, lo reclama el cierre siguiente.
Quién puede, y qué plan hace falta
Gastos, proveedores y la carga de saldos iniciales NO dependen del plan: cualquier club los usa desde el primer día. La caja sí: el arqueo está incluido desde el plan Institución.
En los cuatro casos hace falta el permiso de escritura contable, que tienen administración y tesorería. Recepción no carga gastos.
Preguntas frecuentes
¿Cargo la factura del proveedor como gasto o como compra a cuenta?
Si ya está pagada y no queda nada debiendo, gasto. Si el club le queda debiendo, compra a cuenta y después se registran los pagos. La diferencia es si querés que el sistema lleve el saldo con ese proveedor.
Cargué una compra a cuenta con IVA y no aparece en el libro de compras.
Porque la compra a cuenta no discrimina IVA hoy: es un límite conocido del módulo. El crédito fiscal entra por Gastos. Para un club Responsable Inscripto esto importa, porque es por donde llega la factura de proveedor típica.
Le pagué de más a un proveedor. ¿Se rechaza?
No: queda como saldo a favor del club con ese proveedor y se descuenta de la próxima compra. Es lo que corresponde cuando se adelanta plata.
Cerré la caja con un número mal. ¿Lo corrijo?
El cierre es irreversible: no se reabre ni se edita. Un arqueo retocable no prueba nada. Lo que se hace es dejar constancia en las notas del turno siguiente.
¿Por qué el arqueo no cuenta lo cobrado por transferencia?
Porque esa plata no está en el cajón. El arqueo compara el efectivo contra lo que el sistema espera que haya en el cajón; lo que entró al banco se controla conciliando el extracto.
Necesito sacar plata de la caja a mitad del turno.
No hay retiros parciales. Hoy se resuelve cerrando el turno y abriendo otro con el fondo que queda. Es una limitación real del módulo.
Un proveedor con el que ya no trabajamos sigue apareciendo.
Pasalo a inactivo desde su ficha: es la forma prevista de sacarlo de circulación. Lo que no se puede es archivarlo ni borrarlo, porque su historia de compras y pagos tiene que quedar.
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