Para clubes deportivos
La cuota social, las actividades y la cobranza de un club, sin planillas
Un club de barrio con varias disciplinas cobra una cuota social y, aparte, cada actividad. Lo atienden una comisión directiva que se renueva y, muchas veces, un tesorero que no cobra por hacerlo. Esta página cuenta cómo resuelve eso el sistema y, antes que nada, lo que no hace.
Lo que este sistema no hace
La cuota no se debita sola. Según el plan, la ficha del socio registra su adhesión al débito automático con tarjeta y guarda el número cifrado, pero con eso no sale ningún cobro: el socio paga en el mostrador, por transferencia o desde su link de pago. Tampoco emite Factura A ni B: la factura electrónica es Factura C con CAE, para clubes exentos o monotributistas y según el plan, y un club Responsable Inscripto hoy no factura desde acá.
No hay aplicación para instalar ni usuario con contraseña para el socio: el club le manda un link personal y un carnet con QR, y los dos se abren en el navegador. Y no hay buffet con stock, carta de productos ni punto de venta: lo que recauda el buffet se registra como un ingreso, sin detalle de qué se vendió.
No trae solo los datos del programa anterior. El padrón entra por una planilla que carga el club, la deuda de cada socio como saldo de apertura, y el historial de cuotas de años anteriores no se migra. Y no presenta nada ante ningún organismo: lo contable de una asociación civil está en su página propia.
El padrón y las categorías: ahí vive el precio
Cada socio tiene una categoría —cadete, mayor, vitalicio, adherente, con los nombres que use el club— y de ella sale el importe base de su cuota. Una categoría en cero es válida: al vitalicio no se le emite cuota social, pero sí las actividades pagas en las que esté inscripto, salvo que su categoría tenga apagado «factura actividades».
La confusión que más plata cuesta: marcar una categoría como «Inactiva» no deja de facturarla, sólo impide asignarla a socios nuevos. Lo que la saca de la emisión es archivarla, y entonces sus socios dejan de recibir cuota hasta que alguien los pase a otra categoría.
Si las categorías van por edad o por año de nacimiento, el sistema arma la lista de los socios que ya no corresponden a la suya y el club aplica los pases, según el plan. Nadie cambia de categoría solo, y una cuota ya emitida no se recalcula: los pases conviene hacerlos antes de emitir el mes.
Cuota social más actividades: una cuota por socio, línea por línea
Las disciplinas que se cobran aparte —fútbol infantil, natación, patín— se cargan como actividades, cada una con su importe, un cupo si hace falta y los meses en que se dicta. Una actividad marcada de marzo a diciembre no se factura en enero, sin dar de baja a nadie. Si el club cobra una cuota única que incluye todo, las actividades no hacen falta.
Cada período se emite una cuota por socio activo que tenga algo que facturar, con una línea por concepto: la categoría, cada actividad que corresponda y los cargos extra que se le hayan cargado. El importe queda escrito al emitir: si después sube la categoría, la cuota ya emitida no cambia. La emisión puede ser a mano o automática, y la automática viene apagada hasta que el club la prende.
Dos socios de la misma categoría pueden pagar distinto por razones legítimas: el prorrateo del mes de alta, que el club activa si quiere, una beca cargada en la ficha según el plan, o una sanción que saca líneas de la cuota. El grupo familiar, también según el plan, no cambia ningún importe: cambia quién paga, porque mientras el pagador esté activo las cuotas de todos se le cobran a él.
Cobrar en el mostrador y online
El cobro se registra desde la ficha del socio: se eligen las cuotas, cuánto va a cada una y con qué medio, y un mismo recibo puede combinar efectivo y transferencia. Un pago parcial deja la cuota con su saldo exacto, y lo que sobra queda como saldo a favor que se descuenta solo de la próxima cuota que se emita.
El recibo lleva número correlativo por club y no se borra nunca: si estuvo mal, se anula y queda como anulado. Si el socio tiene email cargado, le llega por correo al registrar el cobro desde la ficha; por WhatsApp hay un enlace con el mensaje armado que manda una persona. El recibo acredita el pago, no es factura.
Según el plan, el club conecta su propia cuenta de Mercado Pago y el socio paga sus cuotas desde un link personal que el club le manda de a uno. La plata va a la cuenta del club, no a la nuestra, y el pago online termina en la misma cuenta corriente que el del mostrador. Sin Mercado Pago conectado, ese link le muestra al socio lo que debe y, si el club lo cargó, su CBU o alias.
La morosidad: una lista con criterio
Moroso es un socio activo con al menos una cuota vencida e impaga; la del mes, antes de su vencimiento, no cuenta. La lista de morosos sigue ese criterio, y en un grupo familiar trae una sola fila, la del pagador, con la deuda sumada. Ver quién debe no depende del plan.
Lo que sí depende del plan son los recordatorios. Desde la lista se abre un WhatsApp con el nombre, el importe y el período ya escritos, que un operador revisa y manda. Aparte, el club puede activar un correo semanal a los deudores con email cargado, que viene apagado; si además tiene el cobro online, puede prender que ese correo lleve el botón para pagar.
Si la deuda es general y no de un grupo, el reporte de facturado contra cobrado (según el plan) muestra por período cuánto se emitió, cuánto entró y cuánto falta, y reparte lo cobrado entre las actividades. Y al socio que se va debiendo conviene pasarlo a inactivo, no archivarlo: al inactivo no se le emiten cuotas nuevas pero se le sigue cobrando lo viejo; al archivado no se le puede cobrar.
Quién ve qué, y qué pasa cuando cambia la comisión
El club asigna a cada persona uno de cuatro roles fijos, y administración puede todo. Tesorería cobra, anula, emite las cuotas del mes, factura y lleva la contabilidad, pero no carga becas ni cargos extra, y lee el padrón y las actas sin editarlos. Recepción da de alta socios, cobra y atiende la puerta, pero no anula cobros, no devuelve saldos ni inscribe en actividades. El profesor ve sólo el plantel de sus actividades.
Cuando la comisión se renueva, al que se va se le da de baja el usuario y pierde el acceso, pero lo que hizo sigue registrado. Al que llega se lo invita por correo, con una invitación que dura una semana. El sistema no deja dar de baja ni cambiarle el rol al último administrador, para que el club no quede afuera de su propia cuenta.
La cuenta es de la persona: nadie, ni un administrador, le puede cambiar a otro el correo con el que entra. La cantidad de usuarios depende del plan, y una invitación pendiente ya ocupa lugar. El club puede exigir la verificación en dos pasos a todos los que cobran.
Dejar rastro y poder llevarse los datos
La bitácora anota sola las operaciones que importa auditar —anulaciones, archivados, cambios de estado de un socio, reaperturas de un mes— y se escribe en cualquier plan. Lo que depende del plan es poder leerla, y la lee sólo administración. No registra las ediciones comunes de una ficha, como corregir un teléfono.
El libro de actas, según el plan, guarda las actas de comisión directiva y de asamblea con número, fecha, asistentes y texto, más el PDF firmado. Lo escribe administración y lo lee tesorería. La validez formal la dan el libro rubricado y las firmas, no el sistema.
Un administrador descarga cuando quiere todo lo que el club cargó en un formato abierto, sin pedírselo a nadie. El ZIP trae además los archivos adjuntos hasta un tope de tamaño y de cantidad —lo que no entra, el paquete lo anota—; el JSON, sólo los datos. No depende del plan y sigue disponible con la prueba vencida; si una tabla supera el tope de filas, la descarga se rechaza y hay que escribirnos para armarla aparte.
Qué incluye cada plan
Algunas de estas funciones dependen del plan. La tabla de precios dice cuál incluye cada una, y es la que manda: se actualiza sola cuando cambia un plan.
Para seguir leyendo
- Cómo cobrar las cuotas de un club sin planillas
- Categorías de socio y el pase por edad
- Cómo bajar la morosidad en un club
- Usuarios, roles y quién ve qué
- Puesta en marcha: de la planilla a la primera cuota
- Llevarte tus datos: la exportación completa
- El módulo de cuotas y cobranzas
- Para asociaciones civiles: contabilidad y rendición de cuentas
Preguntas
- ¿Sirve si el club cobra casi todo en efectivo?
- Sí. El efectivo es un medio de cobro más y no hace falta pasar por ninguna pasarela de pago. Cada recibo escribe su asiento en el mismo acto, y el medio elegido decide en qué cuenta entra: el efectivo a la caja, lo electrónico al banco y el cheque a valores a depositar. Según el plan hay además arqueo de caja: se abre un turno con un fondo y al cerrarlo se cuenta el cajón.
- ¿Cómo traemos el padrón y la deuda que ya tenemos?
- El padrón entra por una planilla CSV con vista previa, hasta 2.000 filas por archivo. Es todo o nada y sólo da de alta: no sirve para actualizar socios que ya existen, y las inscripciones, becas y grupos familiares no vienen en la planilla: se cargan después. La deuda que cada socio arrastra se carga una sola vez como saldo de apertura; el historial de cuotas viejas no se trae.
- ¿Los socios tienen que instalar una aplicación?
- No, y tampoco tienen usuario ni contraseña. El club le manda a cada socio un link personal donde ve lo que debe, y paga si el club tiene el cobro online; antes de mostrar el detalle le pide su documento, y el link vence a los treinta días. El carnet con QR se abre en el navegador.
- ¿Se puede cobrar la cuota por débito automático?
- Hoy no. Según el plan, la ficha registra la adhesión del socio al débito con tarjeta y guarda el número cifrado, pero con eso la cuota no se cobra sola. El socio paga en el mostrador, por transferencia o, si el club tiene el cobro online, desde su link con Mercado Pago.
- ¿Sirve para el buffet?
- Para registrar lo que entra, sí: la recaudación del buffet, una rifa o una donación se cargan como otro ingreso, con su cuenta y el medio por el que entró, y lo hacen administración o tesorería. No hay stock, carta de productos ni punto de venta.
- ¿Un socio sancionado sigue pagando la cuota?
- Por defecto, la cuota social sí: la sanción saca las actividades y deja la categoría. Para que tampoco se facture la categoría, el club lo cambia en su configuración. Y cuenta si la sanción se superpone con el mes que se factura, no si sigue vigente el día en que se emite.
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