Para escuelas deportivas
Una escuela donde entrenan los chicos y paga un adulto
En una escuelita de fútbol, una academia de natación o una escuela de hockey, patín o gimnasia, el que entrena es un chico y el que paga es un adulto, muchas veces por dos o tres hermanos. Esta página cuenta cómo se resuelve eso con el sistema —categorías por edad, grupo familiar, becas, apto médico, avisos y cobro— y, antes que nada, lo que no hace.
Lo que este sistema no hace
No hay una aplicación ni un usuario para las familias. Lo que tiene cada socio es un link personal que le manda el club: dura treinta días, pide el número de documento y muestra lo que se debe, el saldo a favor si lo hay, el botón para pagar con Mercado Pago si el club lo conectó, y su alias o CBU si los cargó. Ese link depende del plan. No muestra asistencia ni horarios, no sirve para escribirle al club y desde ahí no se inscribe a nadie en una actividad.
La ficha del chico no tiene un campo aparte para el padre o la madre. El correo y el teléfono que se cargan en su ficha son los que usan los avisos, así que lo habitual es poner ahí los del adulto; varios hermanos pueden compartir la misma casilla. Y el adulto que paga por varios chicos, para ser el pagador de un grupo familiar, tiene que estar cargado como socio activo: si no entrena, puede ir en una categoría con importe cero, que no genera cuota de categoría.
Tampoco pasa solo a los chicos de categoría cuando cumplen años, no debita la cuota de una tarjeta —según el plan se puede registrar la adhesión, pero el cobro no sale del sistema—, no manda WhatsApp automáticos y, como comprobante fiscal, emite sólo Factura C, según el plan: una escuela Responsable Inscripta no puede facturar desde acá.
Categorías por año de nacimiento y el pase de cada temporada
La categoría de un socio define el importe base de su cuota, y el nombre lo pone el club: «Sub-10», «Preinfantil», «Escuela». Una categoría puede llevar una regla de edad, escrita como rango de edad o como rango de año de nacimiento, una de las dos y no ambas. La de año de nacimiento es la que calza con los planteles que se arman por temporada en el fútbol infantil.
La regla no mueve a nadie por su cuenta. Hay una pantalla que lista a los chicos que quedaron en una categoría que ya no les corresponde, y desde ahí el club aplica los pases, hasta doscientos por vez. No hay un proceso que corra solo en enero ni un aviso a la familia del que cambió de categoría. El pase depende del plan.
Conviene hacer los pases antes de emitir el mes: las cuotas ya emitidas no se recalculan, y el importe nuevo rige desde la próxima emisión. El detalle está en la guía de categorías y pase por edad.
Un adulto que paga por varios chicos, becas y el mes de alta
Cada chico es una ficha con su categoría y sus actividades. El grupo familiar junta esas fichas bajo un pagador: los integrantes se agregan por número de documento, el cobro y el recibo salen a nombre de quien paga, y el recordatorio de deuda le llega a él, uno solo y no uno por hijo. Si el pagador deja de estar activo, el cobro consolidado se corta y cada integrante vuelve a pagar lo suyo. El grupo familiar depende del plan.
El grupo no hace descuento: cada ficha sigue generando su cuota entera. El precio por hermano se arma con una beca en la ficha de cada chico, que es un porcentaje o un monto fijo, con motivo (beca, familiar o staff) y una vigencia en meses. Hay una sola vigente por socio, recorta la categoría y las actividades pero no los cargos extra, y queda congelada en la cuota ya emitida: cambiarla afecta a lo que se emita después. Las becas también dependen del plan.
Para el chico que se suma a mitad de mes existe el prorrateo del mes de alta: cobra la parte proporcional desde el día del alta, sólo en ese primer mes y sin tocar los cargos extra. Viene desactivado; si el club no lo activa, el primer mes se cobra completo.
Apto médico y ficha de emergencia
En la ficha se registra el vencimiento del apto y su respaldo: el archivo del certificado, de hasta cuatro megas, o la constancia de que se presentó en papel. Sin ninguna de las dos no se puede registrar. Lo ven administración y recepción; tesorería y el profesor no abren el certificado. El apto médico depende del plan.
Cuando el chico no tiene apto cargado o se le venció, la pantalla del ingreso lo avisa, pero no frena la entrada: la decisión es del club. Hay una lista de los aptos que vencen en el mes, que alguien tiene que abrir, porque el sistema no le manda ningún recordatorio ni a la familia ni al club.
Aparte está la ficha de emergencia: a quién llamar, con su teléfono y su relación con el chico, la obra social, el grupo sanguíneo y las alergias. La ven los mismos roles que el apto, y el teléfono de emergencia no aparece en el cartel del ingreso: está en la ficha y en el listado de ingresos, para quien puede verlo.
Actividades con cupo, temporada y la página pública
Cada actividad tiene su importe, un cupo si hace falta, los meses del año en que se cobra, sus horarios y su profesor. Marcar una vez la temporada de marzo a diciembre evita que se cobren enero y febrero, sin dar de baja a todos en diciembre y volver a inscribirlos en marzo.
Con el cupo lleno, el que se inscribe queda en lista de espera, que avanza sola por orden de llegada cuando se libera un lugar, y mientras espera no se le factura la actividad. Nadie le avisa a la familia que entró: si el club quiere avisarle, le escribe. Inscribir es tarea de administración; recepción no inscribe, y la familia tampoco puede anotarse sola.
Según el plan, el club puede prender una página pública con su nombre, su contacto y sus actividades activas con horarios, más un formulario donde alguien deja un nombre, un teléfono y, si quiere, la actividad. Esa consulta cae en una bandeja que hay que abrir: el club no recibe ningún aviso. La página no aparece en buscadores, no publica precios y no inscribe a nadie; sirve para compartirla en redes o con un QR.
Avisos a las familias
Los comunicados son correos de texto que el administrador del club manda a todos los socios activos, a los que tienen cuota vencida, a una categoría, a una actividad o a una selección hecha a mano. En una actividad entran sólo los inscriptos, no los que están en lista de espera. Recepción, tesorería y los profesores no pueden mandarlos, y la función depende del plan.
Llegan al correo cargado en la ficha de cada chico, y tres hermanos con la misma casilla reciben un solo mail. Cuando el aviso es para los que deben, en un grupo familiar le llega a quien paga. Las respuestas no llegan al club, no se pueden adjuntar archivos y no salen por WhatsApp.
No es instantáneo: los comunicados salen en cola, con un cupo diario compartido, y uno grande puede tardar días; si a los tres días no terminó de salir, se cancela. Para un «hoy no hay entrenamiento» de último momento conviene no depender de este canal.
Cobrar la cuota
Al emitir el período, cada cuota se arma por líneas: la categoría, las actividades que se cobran ese mes y los cargos extra, con la beca aplicada. En un grupo familiar, la cuota de un chico se le cobra al pagador: un integrante que no paga no puede abonar ni la suya en el mostrador.
Según el plan, el club conecta su propia cuenta de Mercado Pago y la familia paga desde el link personal: la plata va directo a la cuenta del club, el pago se imputa a las cuotas que eligió y sale el recibo. Por ese link se pagan cuotas; los packs de clases se cobran en el mostrador.
Para los que se atrasan, desde la lista de morosos, el padrón o la ficha se abre un WhatsApp con el mensaje ya armado, que alguien del club revisa y manda. Hay además un recordatorio semanal por correo que viene apagado y el club activa, y que en un grupo familiar le llega sólo al pagador. Los dos dependen del plan.
Qué incluye cada plan
Algunas de estas funciones dependen del plan. La tabla de precios dice cuál incluye cada una, y es la que manda: se actualiza sola cuando cambia un plan.
Para seguir leyendo
- Categorías de socio y el pase por edad
- Grupo familiar: un pagador para varias fichas
- Cuando la cuota no es la misma para todos: mes de alta y becas
- Apto médico y ficha de emergencia
- Actividades: cupo, temporada y lista de espera
- Comunicados por email a los socios
- Cobro online de cuotas con Mercado Pago
- Socios y padrón
Preguntas
- ¿Los padres tienen una app o un usuario para entrar?
- No. Cada socio tiene un link personal que le manda el club, que dura treinta días y pide el número de documento. Muestra lo que se debe y permite pagar, según el plan; no muestra asistencia ni horarios, y no sirve para mandarle mensajes al club.
- ¿Puedo cobrarle junto a un padre que tiene tres hijos en la escuela?
- Sí, con el grupo familiar, según el plan: el padre queda como pagador, recibe un solo recibo y un solo recordatorio, y en el mostrador los chicos no pueden pagar sus cuotas por separado. El grupo no hace descuento; si el segundo hermano paga menos, eso se carga como beca en su ficha.
- ¿El sistema pasa solo a los chicos de categoría cuando cambia el año?
- No. Con la regla de edad o de año de nacimiento cargada en cada categoría, arma la lista de los que quedaron desfasados, y el club aplica los pases cuando decide, hasta doscientos por vez. No se le avisa a la familia, y las cuotas ya emitidas no cambian.
- ¿Los avisos le llegan al chico o al padre?
- Al correo que esté cargado en la ficha del chico: no hay un campo aparte para el tutor, así que lo habitual es cargar ahí el del adulto. Si varios hermanos comparten la casilla, llega un solo mail. Con grupo familiar, el recordatorio de deuda va al pagador.
- ¿Qué datos de un chico quedan a la vista de alguien de afuera?
- El carnet con QR lo puede abrir cualquiera que tenga el enlace, y muestra el nombre, la foto si se cargó y si está al día, con deuda o de baja. La categoría no aparece cuando la fecha de nacimiento dice que es menor o, sin fecha, cuando la regla de edad de su categoría puede incluir menores; si no hay ni fecha ni regla, aparece. El apto y la ficha de emergencia no figuran en el carnet.
- ¿Los profes pueden usar el sistema?
- Sí, con un usuario de profesor vinculado a su ficha por el correo. Ve las actividades que dicta con sus inscriptos y registra el ingreso de los chicos de su plantel; no abre el apto ni la ficha de emergencia, aunque en la puerta ve el aviso de apto vencido. Según el plan, el sistema calcula sus honorarios como un porcentaje por actividad sobre lo cobrado.
- ¿Las familias pueden inscribirse online?
- No. Según el plan, la página pública del club tiene un formulario de consulta con nombre, teléfono y actividad, que cae en una bandeja sin avisarle a nadie. Al chico lo inscribe en la actividad alguien de administración.
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