Turnos de cancha, cobro y torneos en un mismo sistema

La grilla del día y quién carga los turnos

Cada cancha se carga una vez, con su nombre, cuánto dura su turno, su precio y la cuenta de ingresos a la que va lo que se cobra. Después se trabaja sobre una grilla diaria de las 8 a las 22; un turno que cae fuera de ese horario igual existe y aparece en la lista del día. El turno tiene hora de inicio y de fin, así que puede durar una hora, noventa minutos o lo que el club use.

Dos turnos no se pueden pisar, y eso lo garantiza la base de datos, no un chequeo de pantalla: si dos personas reservan la misma cancha a la misma hora desde dos computadoras, una recibe el aviso de que el horario ya está tomado. El turno se anota a nombre de un socio activo o de un particular, con su nombre y sin darlo de alta.

El grupo que juega todos los martes a las 20 se carga una sola vez, como turno fijo semanal: la misma cancha, el mismo día y la misma hora hasta la fecha que elijas, con un tope de 52 turnos. Los turnos se crean todos en el momento, al precio con el que se reservó la serie; si alguna fecha ya está ocupada se saltea y la pantalla dice cuáles fueron. Cada uno se cobra por separado, como cualquier turno.

Reservar y cobrar lo puede hacer quien tiene permiso de cobrar, recepción incluida. Crear y editar canchas es de administración. La guía de turnos de cancha tiene el detalle de cada paso.

Reservar no es cobrar: el socio y el particular

Una reserva sólo bloquea el horario: no genera deuda ni toca la contabilidad. La plata se mueve cuando alguien cobra el turno, eligiendo el medio con el que pagó —efectivo, transferencia, tarjeta o Mercado Pago, entre otros—, y ese medio decide en qué cuenta entra la plata.

Si el turno es de un socio, cobrarlo crea en su cuenta un documento por ese turno, fechado el día que se jugó, y lo da por pagado en el mismo acto con su recibo. No hay forma de dejarlo «a cuenta» para que se sume a la cuota del mes. Si el turno es de un particular, no hay cuenta corriente: se registra la venta en la contabilidad con su nombre en el asiento, sin recibo.

Un turno sin cobrar se anula y listo. Uno cobrado se anula con el permiso de anular cobros, que recepción no tiene, y la anulación revierte lo que el cobro generó sin borrar nada. Si ese turno ya tiene una factura autorizada, primero va la nota de crédito. La devolución de la plata la hace el club por donde cobró.

De un turno fijo se puede anular un turno solo o la serie entera. Anular la serie anula los turnos que todavía no empezaron: los que ya pasaron quedan como están, y los que ya estaban cobrados también, para anularlos de a uno con el permiso de anular cobros.

Torneos: inscripción, cobro y tabla

Un torneo se crea con su nombre, sus fechas, el importe de la inscripción si lo tiene y, si querés, un cupo. Después se pueden corregir el nombre, la disciplina, el lugar, la sede, la actividad vinculada, las fechas, el cupo y el importe. Cambiar el importe vale para las inscripciones nuevas: quien ya está anotado conserva el suyo. El cupo no baja de los inscriptos confirmados, y subirlo hace entrar a los primeros de la lista de espera. Un torneo se archiva sin borrar nada —los cargos sin pagar se siguen debiendo— y se restaura. Si el importe es mayor que cero, inscribir a un socio le suma un cargo a su próxima cuota; si el mes en curso ya se emitió, va al siguiente, y si los dos ya salieron, la inscripción se rechaza.

Con el cupo lleno, la inscripción se rechaza, salvo que el plan incluya lista de espera: ahí el socio queda esperando y el cargo se le genera recién cuando entra. Los partidos se cargan a mano, con un resultado numérico por lado —no set por set—, y un partido mal cargado se corrige pero no se borra.

Los puntos por partido ganado, empatado y perdido se eligen en cada torneo —si no se tocan, tres, uno y cero—. La tabla desempata por partidos ganados y después por nombre; no usa diferencia de games ni de goles. Suma sólo los partidos entre dos inscriptos: un rival de afuera anotado con su nombre aparece en el fixture pero no en la tabla.

Un partido puede llevar la cancha donde se juega, elegida entre las canchas del club, además de su jornada y su hora. Es un dato del partido y nada más: no reserva la cancha ni ocupa su grilla de turnos. Si el partido necesita la cancha libre, el turno se carga aparte.

El torneo se puede jugar como liga, por llaves de eliminación directa o con las dos cosas: una liga que clasifica a un cuadro. El cuadro lo propone el sistema —por sorteo entre los inscriptos, o por posición en la tabla si viene de una liga— y se puede reordenar antes de confirmarlo; admite de dos a sesenta y cuatro participantes, y si la cantidad no es potencia de dos, los mejor ubicados pasan libres la primera ronda. Cada cruce es a un solo partido: con el marcador igualado hay que indicar quién ganó el desempate, y el ganador pasa solo a la ronda siguiente. El partido por el tercer puesto es opcional. Un resultado ya cargado se corrige mientras el partido siguiente no tenga el suyo.

La caja del día, con los alquileres adentro

Lo que se cobra en efectivo entra al arqueo de caja, también el alquiler a un particular, que no tiene recibo detrás —como los otros ingresos que se cargan desde Contabilidad—: por eso el asiento lleva el nombre de quien alquiló, para que el que cuenta sepa de quién es ese billete. Lo cobrado por transferencia, tarjeta o Mercado Pago va a Banco y no entra al conteo del cajón.

El turno de caja se abre con un fondo, se cuenta al cerrar y el sistema muestra la diferencia contra lo esperado. El cierre no se reabre ni se edita. El arqueo depende del plan; la guía de gastos, proveedores y caja explica cómo se calcula el esperado.

El socio que trae a alguien a jugar

Alquilarle la cancha a un particular y dejar entrar al amigo de un socio son dos cosas distintas. Para lo segundo está el pase de invitado: una autorización con nombre y apellido, con su código para escanear en la puerta, atada al socio que invita.

El pase vale sólo el día en que se emite. Si el club le puso precio, el cargo va al socio que invita y le aparece en su próxima cuota; si ese cargo no se puede aplicar, el pase no se emite. Los detalles, en la guía de pases de invitado.

Un complejo con varias sedes

Si el club tiene más de un predio, cada cancha se asigna a una sede, y a cada usuario se le asignan las sedes donde trabaja: el recepcionista de un predio ve y reserva las canchas de ese predio. Administración nunca queda recortada, y un usuario sin ninguna sede asignada no ve nada de lo que se recorta, que es lo primero que hay que mirar si alguien reporta la pantalla vacía.

Lo que no se separa por sede es el padrón, las cuotas, los pagos, las cobranzas y la caja: el socio es del club, no de un predio. Y una cancha con turnos por jugar no cambia de sede hasta que se jueguen o se cancelen. Crear sedes depende del plan.