La administración de un club de fútbol: socios, categorías, cuotas y cancha

Las categorías por año de nacimiento

La categoría de un socio define el importe base de su cuota, y el nombre lo pone el club: «2015», «Sub-11», «Primera», «Vitalicio». Una categoría puede llevar una regla de año de nacimiento, que es la que calza con cómo se arman las categorías del fútbol infantil.

La regla no mueve a nadie sola: el sistema lista a los chicos que quedaron en una categoría que ya no les corresponde y el club aplica los pases cuando decide, hasta doscientos por vez, según el plan. Conviene hacerlo antes de emitir el mes, porque las cuotas ya emitidas no se recalculan.

Una categoría en cero es válida: al vitalicio no se le emite cuota social, pero sí las actividades pagas en las que esté inscripto, salvo que su categoría tenga apagado «factura actividades». Y marcar una categoría como «Inactiva» no la deja de facturar: lo que la saca de la emisión es archivarla.

El padre que paga por dos o tres chicos

Cada chico es una ficha con su categoría. El grupo familiar, según el plan, junta esas fichas bajo un pagador: el cobro y el recibo salen a su nombre y el recordatorio de deuda le llega a él, uno solo y no uno por hijo. El pagador tiene que estar cargado como socio activo; si no juega, puede ir en una categoría con importe cero.

El grupo no hace descuento. El precio por hermano se arma con una beca en la ficha de cada chico, un porcentaje o un monto fijo con su motivo y su vigencia, también según el plan. Para el que se suma a mitad de mes existe el prorrateo del mes de alta, que viene apagado hasta que el club lo activa.

La ficha del chico no tiene un campo aparte para el padre o la madre: el correo y el teléfono que se cargan ahí son los que usan los avisos, así que lo habitual es poner los del adulto.

Apto médico, ficha de emergencia y la puerta

Según el plan, en la ficha se registra el vencimiento del apto con el certificado adjunto o la constancia de que se presentó en papel, y aparte la ficha de emergencia: a quién llamar, la obra social, el grupo sanguíneo y las alergias. Lo ven administración y recepción.

En la puerta del predio, el carnet del socio es un QR que se abre en el teléfono, y un lector USB lo tipea en la pantalla de Asistencia. Si el socio debe una cuota vencida o —con la función de apto médico— tiene el apto vencido, la pantalla lo avisa y no frena: la decisión es de quien atiende.

El profesor o entrenador tiene su propio usuario: ve las actividades que dicta con sus inscriptos y registra el ingreso de los chicos de su plantel, pero no abre el apto ni la ficha de emergencia ni entra a las pantallas de cobro. Según el plan, ve sus propios honorarios pendientes.

La cancha: alquiler de fútbol 5 y torneos del club

Si el club alquila la cancha, cada una se carga con su turno y su precio, y se trabaja sobre una grilla del día. Dos turnos no se pueden pisar, y el turno se anota a nombre de un socio o de un particular, sin darlo de alta. La reserva la carga alguien del club: no hay reserva online.

Reservar no mueve plata. Al cobrar el turno de un socio queda su recibo; el de un particular se registra como venta en la contabilidad con su nombre en el asiento. Lo cobrado en efectivo entra al arqueo de la caja del día, que depende del plan.

Para un torneo interno, se crea con su inscripción y su cupo; si la inscripción tiene importe, se le suma a una próxima cuota del socio, y los partidos se cargan a mano. La tabla da tres puntos por partido ganado y uno por empatado; no usa diferencia de goles. Canchas y torneos dependen del plan.

La cuota social, las actividades y la cobranza

Cada período se emite una cuota por socio activo que tenga algo que facturar, con una línea por concepto: la categoría, cada actividad paga que se cobre ese mes —el fútbol infantil, el femenino, la escuelita— y los cargos extra. Una actividad marcada de marzo a diciembre no se factura en enero, sin dar de baja a nadie.

El cobro se registra en el mostrador, en efectivo, por transferencia o con varios medios en un mismo recibo. Según el plan, el club conecta su propia cuenta de Mercado Pago y el socio paga desde su link: la plata va a la cuenta del club, no a la nuestra.

Moroso es un socio activo con al menos una cuota vencida e impaga, y ver la lista no depende del plan. Desde ahí se abre un WhatsApp con el mensaje ya armado que alguien del club revisa y manda; el recordatorio semanal por correo viene apagado y, como el WhatsApp, depende del plan.

La comisión directiva y la plata del club

Cada persona entra con uno de cuatro roles fijos: administración, tesorería, recepción o profesor. Cuando la comisión se renueva, al que se va se le da de baja el usuario y lo que hizo sigue registrado; el sistema no deja dar de baja al último administrador.

Cada recibo escribe su asiento contable en el mismo acto; ver el diario y los balances depende del plan. Lo que recauda el buffet, una rifa o una donación se carga como otro ingreso, con su cuenta y su medio, sin stock ni punto de venta. Para un club que es asociación civil, la contabilidad y la rendición de cuentas tienen su página propia.