Contabilidad para un club
Partida doble que se escribe sola cuando se mueve la plata, con diario, mayor, sumas y saldos, balance general, estado de resultados, desglose de IVA para preparar la posición y conciliación contra el extracto del banco.
El asiento se escribe cuando se mueve la plata
Cada documento de dinero escribe su asiento: la cuota que se emite, el recibo que se cobra, el gasto, la compra a un proveedor, el pago a ese proveedor, la liquidación de un profesor. Nadie carga el asiento aparte, que es donde la contabilidad de un club se atrasa tres meses y después nadie la alcanza.
Lo que importa no es que se escriba solo, es CUÁNDO: el asiento se escribe dentro de la misma transacción que el movimiento de dinero que lo dispara. Los dos se guardan o se caen juntos. No existe el recibo cobrado cuyo asiento falló, ni el asiento de una cuota que al final no se emitió.
El registro es por lo devengado: la cuota se reconoce cuando se emite y no cuando entra la plata, que es lo que hace que el estado de resultados diga algo sobre el mes y no sobre la caja de esa semana.
Anular no borra: contra-asienta
Anular un recibo o una cuota no borra sus renglones. El asiento original queda, con sus líneas intactas y marcado como anulado, y se escribe uno nuevo en espejo con exactamente las mismas cuentas que usó el original —aunque el plan de cuentas haya cambiado desde entonces—. El mayor muestra las dos puntas y queda la historia de lo que pasó, que es lo que una revisora de cuentas necesita ver.
La anulación se fecha el día que se hace, no el día del documento original. Tiene una consecuencia concreta: si el mes corriente está cerrado, la anulación se rechaza entera. No se corrige un mes cerrado por la puerta de atrás. La excepción son los documentos anteriores a que el club empezara a llevar la contabilidad acá: como no tienen asiento, no hay nada que contra-asentar y la anulación pasa igual.
Cerrar un mes es cerrarlo
Los períodos se abren solos a medida que hay movimiento, y el club los cierra cuando terminó de revisar. Cerrado quiere decir cerrado: cualquier operación que intente escribir un asiento con fecha adentro de ese período se rechaza, y como el asiento viaja en la misma transacción que el dinero, se cae toda la operación. No queda un cobro registrado sin su asiento.
Por eso conviene cerrar después de conciliar y no antes: cerrar es la afirmación de que ese mes ya no se toca.
Los libros que hay que poder mostrar
Diario, mayor por cuenta, sumas y saldos, balance general y estado de resultados. Los cinco salen de los mismos asientos, y cada uno se pide como se lo consulta: el diario, el mayor y las sumas y saldos por rango de fechas y con descarga para el contador; el balance general acumulado, con todo lo asentado; el estado de resultados por período o acumulado.
El mayor de una cuenta arranca con el saldo ANTERIOR al rango pedido. Sin ese renglón, el mayor de un mes suelto no cuadra con nada y hay que reconstruirlo a mano.
El desglose de IVA, y hasta dónde llega hoy
Hay un desglose de IVA de ventas y de compras, y conviene decir con precisión qué es: un informe INTERNO para preparar la posición del período, armado con lo que el club ya tiene cargado. Las ventas salen de las cuotas y las reservas gravadas; las compras, de los gastos con IVA discriminado. No lleva CAE ni tipo de comprobante: no es una salida fiscal.
Y dos límites que preferimos decir acá antes que después de una presentación mal armada. La compra en cuenta corriente de un proveedor todavía no lleva IVA, así que su crédito no aparece —y no hay vuelta corta: cargarla como gasto registraría un pago que no ocurrió y movería el saldo de caja—. Y la facturación electrónica A/B no está integrada todavía.
O sea que un club responsable inscripto puede usar esto para llevar su contabilidad y para preparar números, pero hoy no emite desde acá sus comprobantes ni computa el crédito de lo que compra a cuenta. Si tu club es RI, esa es la conversación que hay que tener antes de empezar, y no después.
Conciliar es leer el extracto, no volver a cargarlo
Se sube el extracto del banco y el sistema lo cruza contra los movimientos que ya tiene registrados. Lo que aparea queda apareado; lo que quedó sólo en el libro y lo que quedó sólo en el banco se muestran por separado, que son las dos preguntas distintas que hay que responder.
El archivo tiene topes, y están dichos para que nadie los descubra a mitad de camino: hasta 10.000 líneas y 524.288 caracteres, y el extracto no puede abarcar más de 400 días entre su movimiento más viejo y el más nuevo. Es el LAPSO, no la antigüedad: un extracto de un mes de hace años entra; uno que cubra dos años, no.
Preguntas frecuentes
- ¿Necesito saber contabilidad para usarlo?
- Para operar, no: la contabilidad se escribe sola con el trabajo de todos los días. Para leer los libros y cerrar el ejercicio sí hace falta alguien que sepa, igual que hoy.
- ¿Puedo cargar un asiento a mano?
- Se carga el movimiento de banco que no vino de un documento del sistema —un interés, una comisión, una transferencia suelta— eligiendo la cuenta de ingreso o de gasto que le corresponde. Queda igual que los automáticos: numerado y dentro de un período abierto. Lo que no hay es el asiento libre entre dos cuentas cualesquiera.
- ¿Y lo de antes de empezar a usar el sistema?
- Entra como saldo de apertura: el efectivo, el banco y la deuda de cada socio. Es lo que hace que el primer balance no arranque en cero y los números tengan sentido desde el primer mes.
- ¿El plan de cuentas es el mío?
- Sí, se edita. Hay un puñado de cuentas que el sistema usa para sus asientos automáticos y que no se borran nunca, tengan o no movimiento: si desaparecieran, el próximo cobro no tendría dónde asentarse. El resto lo arma el club.