Rifas del club: talonario, venta, vendedores, premios y sorteo

El alta: el talonario, el precio y a dónde va la plata

Una rifa tiene un nombre, la fecha del sorteo (opcional), el talonario —del número tal al número tal, hasta 100.000 números— y el precio de cada número. El talonario no tiene que empezar en 1: un club que ya vendió uno de papel puede numerar el siguiente desde donde quedó.

También pide la cuenta de ingreso del plan de cuentas donde se asienta lo que se cobra, y la comisión del vendedor: sin comisión, un porcentaje del precio o un monto fijo por número. Mientras se completa, «Así queda» muestra cómo se ve el número y la cuenta: cuánto entra si se vende todo, la comisión máxima y lo que le queda al club.

El talonario y el precio quedan fijos después del alta, como en uno de papel. Si están mal, se archiva la rifa y se crea otra. El nombre, la fecha, la cuenta y la comisión se pueden cambiar; un cambio de comisión vale para lo que se venda después, no para lo ya vendido.

De borrador a la venta

La rifa nace en borrador con todos sus números creados y disponibles. En la lista, la tarjeta del borrador dice qué le falta para abrir la venta: la cuenta de ingreso —sin ella no se puede abrir—, los premios y la fecha del sorteo, que son opcionales.

Con la venta abierta, cada tarjeta muestra el avance del talonario, lo recaudado, los premios, lo que se les debe a los vendedores y, cuando la rifa tiene fecha y al menos dos semanas de venta, el ritmo: cuántos números se vendieron por semana en el último mes y si a ese ritmo se agota antes del sorteo o cuántos quedarían sin vender.

Vender un número

En el talonario, los números van de a cien, con su avance por página. Se puede ir directo a un número, filtrar los disponibles, vendidos o anulados, o ver lo que vendió un vendedor. Al elegir un número disponible se abre el panel de venta.

Al socio se le vende como cualquier otro cobro del club: el número genera su cuota y un recibo numerado la salda, a nombre de quien paga en el grupo familiar. A un socio que no está activo no se le carga una venta nueva. A quien no es socio se le anota el nombre y, si se quiere, el teléfono; la venta queda en la contabilidad sin recibo.

Se cobra en efectivo, transferencia, tarjeta, Mercado Pago u otro medio; con cheque, no. Si el club tiene más de un banco, al cobrar por banco se elige a cuál entra. Si la respuesta se corta y se vuelve a intentar la misma venta, no se cobra dos veces. Después de vender, el panel pasa al siguiente número disponible, para vender de corrido.

Anular una venta

Una venta se anula desde el mismo panel del número, con un motivo opcional, y la de un socio también desde Pagos, anulando su recibo. La plata vuelve en la contabilidad y el número queda ANULADO: no vuelve a estar libre, para que el talonario muestre lo que pasó, como uno de papel tachado. Si ese número sale en el sorteo, el premio queda vacante.

Una venta no se anula si el número ya ganó y se entregó su premio, ni si la comisión de ese número ya se le pagó al vendedor: en ese caso, primero se anula ese pago y después la venta. La de un socio, además, depende de su cuota: si tiene un comprobante fiscal autorizado ante ARCA hace falta emitirle la nota de crédito, y si el comprobante o un cobro online todavía están en curso hay que esperar a que se resuelvan. El aviso de error de la anulación nombra cuál de estos casos es.

Los vendedores y su comisión

Los vendedores son las personas que salen a vender —un padre, un socio, alguien de la comisión— y no necesitan usuario en el sistema: alcanza con el nombre y, si se quiere, el teléfono. Una venta puede no tener vendedor (la que se hace en secretaría), y esa no genera comisión.

La comisión se congela al vender: el porcentaje se calcula sobre el precio de cada número y se redondea a centavos en ese momento. Si después la rifa cambia de comisión, lo ya vendido no cambia de valor.

En la pestaña de vendedores y comisiones se ve, por vendedor, lo generado, lo pagado y lo que se le debe. Pagar registra un gasto por todo lo adeudado a ese vendedor en esa rifa, con la fecha, el medio y la cuenta de gasto que se elijan. Se ve en Gastos y en los reportes, y en la caja si sale en efectivo u «otro»; por transferencia, tarjeta o Mercado Pago, en el libro del banco. Anular un pago anula su gasto y esos números vuelven a deberse. Archivar a un vendedor no le perdona lo que se le debe.

Premios, sorteo y entrega

Los premios se cargan y se quitan hasta el sorteo, y se numeran en el orden en que se cargan: el primero es el 1.er premio. El sorteo se hace afuera del sistema, como siempre; lo que se registra es el número que salió para cada premio.

Se registra sólo con la venta abierta y al menos un premio: un número por premio, sin repetir y dentro del talonario. Mientras se escribe cada número, el sistema dice de quién es o si no se vendió. Al registrar, la rifa deja de vender y la lista de premios queda fija; no se deshace.

El ganador sale del número: si estaba vendido, es quien lo compró; si no se vendió o se anuló, el premio queda vacante y no se entrega. La entrega registra quién lo retira —puede ser un familiar con el número— y queda fechada el día en que se registra. Un premio entregado no se deshace.

Quién hace qué

Las rifas son de la administración y de tesorería: las dos crean rifas, venden, anulan, cargan premios, registran el sorteo y la entrega, y pagan comisiones. Recepción y los profesores no ven el módulo.

Una rifa archivada pasa a la papelera con su talonario intacto: los números vendidos y anulados no se borran, y se puede restaurar. Lo que se les debía a los vendedores por esa rifa se sigue viendo en la lista de vendedores.