El orden importa, y no es el del menú
La tentación es empezar cargando socios, porque es lo que el club tiene a mano. Es el error más caro de la puesta en marcha: un socio necesita una categoría para que su cuota tenga importe, así que cargarlos primero obliga a volver sobre cada ficha después.
El orden que funciona es el de la lista de primeros pasos del panel: primero las categorías, después las actividades, después el padrón, después el equipo que va a usar el sistema, y recién al final la primera emisión de cuotas. Cada paso habilita al siguiente.
Un club chico hace todo esto en una tarde. Uno de mil socios con muchas actividades conviene que lo haga en dos o tres sesiones, y que deje la emisión para cuando el padrón esté revisado.
Categorías: es donde vive el precio
Una categoría agrupa socios que pagan lo mismo: cadete, mayor, vitalicio, adherente. Tiene su importe de cuota y, si el club quiere, un rango de edad que después permite pasar de categoría a quien cumplió años.
Dos advertencias que ahorran un mes de reclamos. La primera: una categoría con cuota en cero es perfectamente válida —el vitalicio es el caso típico— y a esos socios no se les emite la línea de la categoría; la cuota sale igual si tienen actividades pagas o cargos extra. La segunda: marcar una categoría como «Inactiva» NO deja de facturarla. Si el club quiere sacarla del circuito, la tiene que archivar.
Actividades: sólo las que se cobran aparte
No hace falta cargar todo lo que el club ofrece. Lo que va acá es lo que se cobra por separado de la cuota social: natación, gimnasio, la escuelita de fútbol. Si el club cobra una cuota única que incluye todo, este paso se puede saltear.
Cada actividad tiene su importe y, si corresponde, los meses del año en que se dicta. Ese último dato es el que evita el reclamo de enero: una actividad que no se dicta en verano no se factura en verano, y no hay que acordarse de darla de baja cada diciembre.
El padrón: la planilla que ya tenés
Hay una importación por planilla, y conviene usarla incluso para doscientos socios. Se baja una plantilla con las columnas esperadas —número de socio, apellido, nombre, tipo y número de documento, categoría, estado, email, teléfono y fecha de alta—, se completa y se sube.
Antes de escribir nada, el sistema muestra una vista previa: cuántos socios entran, cuáles tienen problemas y en qué línea. La importación es todo o nada, así que una fila mal cargada no deja el padrón a medio hacer. Entran hasta dos mil filas por archivo; un padrón más grande se sube en tandas.
Dos límites que hay que conocer de antemano. Uno: la importación sólo da de ALTA. No sirve para actualizar socios que ya existen, así que no es la vía para subir un aumento ni para corregir teléfonos en masa. Dos: sólo entra lo que está en esa plantilla. La foto, el apto médico, el contacto de emergencia, la beca, el grupo familiar y la condición frente al IVA se cargan después, ficha por ficha o directamente no se cargan.
La deuda que el club ya tenía
Esta es la parte que más se hace mal, y la que más se arrepiente después: emitir cuotas viejas para representar lo que un socio venía debiendo. No hagas eso. Inventa documentos con fechas que nunca existieron y ensucia todos los reportes de ahí en adelante.
Lo que corresponde es la carga de apertura: un asiento inicial donde se declaran los saldos con los que el club arranca —lo que hay en caja, lo que hay en el banco— y, socio por socio, cuánto debe. Eso genera una deuda de apertura por cada uno, que se cobra como cualquier otra cuota y que el socio ve en su estado de cuenta como lo que es: saldo anterior.
La apertura es todo o nada: o entra el asiento con todas las deudas, o no entra nada. Y hay una sola viva a la vez: si después aparece un error, se anula —el asiento se contra-asienta y las deudas que generó se anulan— y se vuelve a cargar, siempre que ninguna de esas deudas se haya empezado a cobrar; si hubo un cobro, primero se anula ese recibo. Igual conviene hacerla con el padrón ya completo y el número de cada deudor revisado. No depende del plan contratado: un club puede abrir sus saldos desde el primer día.
La configuración que hay que tocar antes de emitir
Cuatro datos, y ninguno es cosmético. La zona horaria del club, que es la que define qué día es hoy para los vencimientos y para la contabilidad. El día de emisión y el día de vencimiento de las cuotas, que son dos fechas distintas y las dos se configuran. El membrete que sale en los comprobantes. Y el CBU o alias del club, que es lo que va a ver un socio que quiera transferir.
La emisión automática viene APAGADA, y conviene dejarla así hasta la segunda o tercera liquidación. Emitir cuotas es mover plata: mejor hacerlo a mano mirando el resultado, y recién cuando el padrón esté estable, prenderla.
El equipo
Antes de la primera emisión conviene invitar a quien va a atender el mostrador, porque es la persona que va a descubrir lo que falta. Las invitaciones van por correo y duran una semana.
Hay cuatro roles y cada uno ve lo suyo: administración hace todo; tesorería mira plata; recepción cobra y atiende el padrón pero no anula ni inscribe; el profesor sólo ve su plantel. La cantidad de usuarios que entran depende del plan.
La primera emisión, y qué mirar
Con todo lo anterior cargado, se emite el período a mano desde la pantalla de cuotas. El resultado es la prueba de que el padrón está bien: cuántas cuotas salieron, por qué importe total, y —lo más útil— quiénes quedaron sin cuota.
Los que quedan sin cuota suelen ser casos legítimos: socio inactivo, alta posterior al período, o un socio cuya categoría vale cero Y que no tiene nada más que cobrarle. Ojo con ese último, porque la categoría en cero por sí sola no alcanza: si ese socio está inscripto en una actividad paga, o tiene un cargo extra, la cuota sale igual con esas líneas. Si aparece alguien que no cae en ninguno de esos casos, ahí hay un dato mal cargado, y es mucho más barato corregirlo antes de que el socio reciba el aviso.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda poner en marcha un club?
Un club de doscientos socios, una tarde. Lo que lleva tiempo no es cargar sino decidir: cómo se agrupan las categorías, qué se cobra aparte y cuánto debe cada uno. Esas decisiones conviene tomarlas antes de sentarse al teclado.
¿Puedo traer el historial de cuotas de los últimos años?
No, y tampoco conviene. Lo que se trae es el saldo: cuánto debe hoy cada socio, mediante la carga de apertura. El historial viejo queda en el sistema anterior, que a esos efectos se guarda como archivo. Emitir cuotas retroactivas para simular ese historial ensucia todos los reportes.
Importé el padrón y me faltan datos. ¿Vuelvo a importar?
No: la importación sólo da de alta, así que una segunda pasada con los mismos socios se rechazaría por documento repetido. Lo que falta se completa ficha por ficha.
La importación salió mal en masa. ¿Archivo todo y vuelvo a importar?
NO hagas eso. El documento y el número de una ficha archivada quedan reservados, así que la importación nueva se va a rechazar socio por socio pidiendo que los restaures — y te quedás con el padrón entero archivado y sin poder volver a subirlo. Si la importación quedó mal en masa, escribinos antes de tocar nada.
¿Puedo cargar un socio que ya se dio de baja hace años?
Se puede, cargándolo como inactivo, y tiene sentido si el club le sigue reclamando una deuda: a un socio inactivo se le puede cobrar lo viejo aunque no se le emitan cuotas nuevas. Si no hay deuda ni intención de que vuelva, no cargarlo es más limpio.
¿Qué pasa si emito las cuotas y estaban mal?
Una cuota emitida se puede anular mientras no tenga un cobro imputado ni un comprobante fiscal, y el mes contable esté abierto. Por eso la primera emisión conviene hacerla a mano y mirarla: es mucho más fácil corregir antes de cobrar.
¿Hace falta cargar las actividades si el club cobra una cuota única?
No. Las actividades existen para lo que se cobra aparte de la cuota social. Un club que cobra un único importe carga eso en la categoría y listo.
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