Pileta de verano: temporadas, pases, portón y reportes

La temporada: fechas, días de cierre y horario

Todo empieza por una temporada: un nombre, el primer y el último día (los dos cuentan) y la actividad del club de la que cuelga, que es la que le da la sede. Puede cruzar el año —la de verano casi siempre lo hace— y dura como máximo 366 días.

Nace en borrador. Cuando se abre, se pueden vender pases y la puerta deja entrar; cuando se cierra, ninguna de las dos cosas. Una temporada cerrada se puede volver a abrir, pero una que ya estuvo abierta no vuelve a borrador. Lo que ya no se usa se archiva.

Los días de cierre —un feriado, lluvia, mantenimiento— se cargan uno por uno, con un motivo opcional, y tienen que caer dentro de la temporada. El horario es opcional: una sola franja, igual para todos los días, que no cruza la medianoche. A la hora de cierre ya no se entra.

Los pases: de temporada o de un día

Cada temporada tiene su catálogo. Un pase vale la temporada entera o un solo día, que se elige al venderlo (tiene que ser un día de la temporada que no haya pasado ni esté cerrado). Se configura para socios, para visitantes o para los dos.

Un pase de temporada puede tener una cantidad de días («abono de 10 entradas») o ser ilimitado. El primer ingreso del día gasta un día; si sale y vuelve a entrar ese mismo día, no gasta otro. El reingreso es libre o tiene un máximo por día. A los pases de un día se les puede poner un cupo: cuántos se venden, como mucho, para un mismo día.

El precio va en tarifas con nombre —«Individual», «Familiar 4»— y el operador elige una al vender. No se deduce sola del grupo familiar. Lo que se cobró queda congelado en el pase vendido: cambiar el precio mañana no toca lo que ya se vendió.

La venta: el socio con recibo, el visitante con ticket

Al socio se le vende como cualquier otro cobro del club: cada pase genera su cuota y un recibo numerado las salda, a nombre de quien paga en el grupo familiar. El visitante no tiene ficha: se lo carga en el padrón de visitantes con su documento, paga al contado y la venta queda registrada en la contabilidad sin recibo. Se le imprime un ticket que dice que no es un comprobante fiscal.

Cada persona tiene su propio QR, también en una venta familiar. Una venta es de socios o de visitantes, no las dos cosas: si un socio trae a un amigo que no es socio, son dos ventas. Entran hasta 20 pases por venta, y se cobra en efectivo, transferencia, tarjeta, Mercado Pago u otro medio; con cheque, no.

Una venta se anula desde la misma pestaña de ventas, y la de un socio también desde Pagos, anulando su recibo. Un pase que ya se usó para entrar frena la anulación: las entradas usadas no se devuelven. La devolución a un visitante se asienta con la fecha del día en que se anula.

El abono en cuotas

Un pase de temporada para socios se puede vender en 2 a 12 cuotas. Todas se generan al vender. La primera vence ese mismo día y se cobra en el mostrador con la venta; cada una de las siguientes vence un mes después, el mismo día del mes (o el último, si el mes es más corto). Si el precio no se divide justo, los centavos que sobran van en la primera.

La última cuota tiene que vencer antes del último día de la temporada. Si no llega —por ejemplo, un abono en seis cuotas vendido a mitad del verano—, esa venta no se hace, y el club puede vender el mismo pase con menos cuotas o al contado.

Las cuotas que quedan se cobran en el mostrador, como cualquier otra deuda del socio; no se ofrecen en el cobro online. Cada pase dice qué hace la puerta si el socio tiene cuotas VENCIDAS de ese abono: avisar y dejarlo pasar, o no dejarlo pasar. Una cuota que vence hoy todavía no está vencida, y otra deuda del socio —la cuota mensual, por ejemplo— no frena la pileta.

El portón

El QR del pase se escanea desde Asistencia, con el mismo lector del carnet. Para quien no trae el QR hay una entrada manual en la pestaña Portón de la pileta: se busca a la persona, se escribe el motivo y queda registrado quién la marcó. Sigue las mismas reglas que el QR.

La puerta mira todo con el día y la hora del club: si el pase está vigente, si le quedan ingresos, si ya llegó al máximo del día, si la temporada está abierta, si hoy es un día de cierre y si está dentro del horario. Cuando el que no abre es la pileta —cerrada, fuera de horario— lo dice aparte, así quien está en la puerta puede explicar que el pase vale pero hoy no se entra.

Escanear dos veces el mismo QR dentro de los diez minutos cuenta como un solo ingreso: no gasta otro.

Los reportes y la exportación

La pestaña Reportes tiene cuatro, y cada uno contesta una pregunta distinta. VENTAS: los pases vendidos en el período, por el día de la venta, por pase y tarifa, socios y visitantes, contado y cuotas; un abono en cuotas cuenta entero el día que se vendió y las ventas anuladas se muestran aparte, sin restarse.

COBROS: la plata que entró y salió por Caja y Banco en el período, el día en que se movió. Incluye lo cobrado al vender, las cuotas del abono cobradas después y las anulaciones, que restan el día en que se anularon y no el de la venta. Se abre por medio de pago y sale de los mismos recibos y asientos que registra la contabilidad, con su misma fecha. Si un recibo cobró una cuota del abono junto con otra cuota del socio, cuenta sólo lo que se imputó a la pileta; y si se pagó con varios medios, eso se reparte entre ellos en proporción.

Lo que se imputó a la pileta sin pasar por Caja ni Banco se muestra aparte y no se suma a ese total: una cuota pagada con cheque —que queda en valores a depositar hasta que se deposita— o saldada con saldo a favor del socio, que es plata que el club ya había cobrado antes.

INGRESOS: las entradas por el portón, por día y por sede, separando el primer ingreso del día de los reingresos y el QR de la entrada manual. DEUDA: las cuotas de abonos vencidas e impagas a hoy, por socio y pase.

Todos se filtran por rango de fechas (salvo la deuda, que es a hoy), temporada —también las archivadas—, sede, pase y persona, y se exportan en CSV o PDF con los mismos filtros. El CSV usa punto y coma y coma decimal, que es lo que espera una planilla configurada en español. Un reporte de más de 50.000 renglones (2.000 en PDF) no se exporta a medias: pide acotar el rango o, en la deuda, los otros filtros.

Quién hace qué

El administrador configura temporadas y pases y administra el padrón de visitantes; recepción los ve, y quien vende puede dar de alta a un visitante en el momento de la venta. Venden quienes cobran en el mostrador (administración, tesorería y recepción) y anulan quienes pueden anular pagos (administración y tesorería). El portón es de recepción y de la administración. Los reportes de plata —ventas, cobros y deuda— los ven la administración y tesorería; recepción ve el de ingresos. El profesor no entra a la pileta.

Si el club usa sedes y un usuario está limitado a algunas, en la pileta ve sólo las temporadas, las ventas, los ingresos y los reportes de esas sedes.

Si el club deja de tener la pileta en su plan, puede seguir ordenando lo que cargó, anular ventas, registrar ingresos de los pases ya vendidos y leer los reportes; lo que no puede es crear temporadas o pases, abrir una temporada ni vender.