Un centro deportivo con varias disciplinas, canchas y pileta, en un solo sistema

Varias disciplinas: actividades con cupo, horarios y temporada

Cada disciplina se carga como una actividad, con su importe, sus horarios, su profesor, un cupo si hace falta y los meses del año en que se cobra. Una actividad de marzo a diciembre no se factura en enero, sin dar de baja a nadie.

Con el cupo lleno, según el plan, el que se inscribe queda en lista de espera, que avanza sola por orden de llegada cuando se libera un lugar; mientras espera no se le factura. Nadie le avisa que entró: si el centro quiere avisarle, le escribe.

Para el que no quiere abonarse al mes están los packs de clases, en los planes que los incluyen: una cantidad de clases de una actividad, con vencimiento opcional. Se venden y se cobran en el mostrador, y cada ingreso etiquetado con esa actividad descuenta un crédito.

La puerta: carnet QR, tarjeta de proximidad y un lector

El carnet del socio es un QR que se abre en el navegador del teléfono. En la puerta, un lector USB lo tipea en la pantalla de Asistencia y el ingreso queda registrado con la hora y quién lo marcó. Si el centro ya usa tarjetas de proximidad, se asigna una a cada socio y funciona igual.

Un segundo escaneo dentro de los diez minutos, en la misma sede, no suma otro ingreso: es el rebote del lector. Si el socio tiene una cuota vencida, una sanción vigente o —con la función de apto médico— el apto vencido, la pantalla lo avisa y no frena. Al socio dado de baja no le registra el ingreso.

Canchas para socios y para particulares

Cada cancha se carga con su turno y su precio, y se trabaja sobre una grilla del día. Dos turnos no se pueden pisar, y eso lo garantiza la base de datos, no un chequeo de pantalla. El turno se anota a nombre de un socio activo o de un particular, sin darlo de alta.

Reservar sólo bloquea el horario; la plata se mueve al cobrar. El turno del socio queda con su recibo; el del particular se registra como venta en la contabilidad con su nombre en el asiento. Canchas y torneos internos dependen del plan.

La pileta de verano: abonos, pases diarios y visitantes

Según el plan, la pileta se arma por temporada, con sus días de cierre y su horario, y un catálogo de pases: de temporada —con una cantidad de días o ilimitado— o de un día, para socios, para visitantes o para los dos. Al socio el abono de temporada se le puede vender en cuotas.

Al socio se le vende con su recibo; el visitante se carga con su documento, paga al contado y se lleva un ticket que no es comprobante fiscal. Cada persona tiene su propio QR, que se escanea en la misma pantalla de Asistencia, y el reingreso del mismo día no gasta otro día del abono.

Más de una sede

Si el centro tiene más de un predio, las canchas, las actividades, los torneos y los ingresos por la puerta se separan por sede, y a cada usuario se le asignan las sedes donde trabaja: el recepcionista de un predio ve lo de ese predio. Administración nunca queda recortada. Crear sedes depende del plan.

Lo que no se separa por sede es el padrón, las cuotas, los pagos, la lista de morosos y la caja: el socio es del centro, no de un predio. Si lo que se busca es que la gente de un predio no vea los socios del otro, eso hoy no se puede.

Profesores, caja y contabilidad

Cada profesor tiene su usuario y ve su plantel: los socios de las actividades que dicta. En la puerta marca a los suyos y no entra a las pantallas de cobro. Según el plan, el sistema calcula sus honorarios como un porcentaje de cada actividad sobre lo que efectivamente se cobró; la venta de packs no entra en ese cálculo.

Cada cobro escribe su asiento contable en el mismo acto, y el medio decide la cuenta: el efectivo a la caja, lo electrónico al banco. Ver el diario y los balances depende del plan. Según el plan hay arqueo de caja: se abre un turno con un fondo, se cuenta al cerrar y el sistema muestra la diferencia contra lo esperado, alquileres incluidos.