La grilla y la regla que nadie ve
Las canchas se cargan una vez —nombre, precio por turno y a qué cuenta de ingresos va lo que se cobra— y después se trabaja sobre una grilla diaria que va de las ocho de la mañana a las diez de la noche. Se elige el día, la cancha y la hora.
Dos turnos no se pueden pisar, y eso está garantizado por la base de datos, no por un chequeo de pantalla. La diferencia importa el sábado a la mañana, cuando dos personas del club reservan la misma cancha al mismo tiempo desde dos computadoras: una de las dos va a recibir un «ese horario ya está tomado» en vez de que queden las dos reservas encimadas.
El nombre de una cancha no se puede cambiar después. Los turnos y los asientos ya registrados lo nombran, y renombrarla haría que la historia diga algo que no pasó.
Reservar no es cobrar
Una reserva es una intención: bloquea el horario y nada más. No genera deuda para nadie, no aparece en la cuenta corriente del socio y no toca la contabilidad. Si el turno se cae, se anula y no queda rastro de plata, porque nunca hubo.
El cobro es un acto aparte, y es el que mueve todo. Hasta que alguien no cobre el turno, para el club no pasó nada. Esto es distinto de cómo funciona una cuota, que nace como deuda al emitirse, y conviene tenerlo claro: la grilla llena de reservas no es plata a cobrar.
Cobrarle a un socio y cobrarle a un particular son dos circuitos
Si el turno es de un SOCIO, cobrarlo le crea una cuota de tipo turno en su cuenta y emite el recibo. Esa cuota queda fechada en el día del TURNO, no en el día en que se cobró: si se juega el sábado y se paga el lunes, la cuota dice sábado. Es lo que hace que el reporte por período diga la verdad sobre cuándo se usó la cancha. Y si el socio es parte de un grupo familiar, el recibo sale a nombre de quien paga.
Si el turno es de un PARTICULAR que no es socio del club, no hay cuenta corriente donde imputar nada: se registra la venta directamente en la contabilidad, con el nombre de quien alquiló. No se emite recibo. Vale la pena saberlo si el club arquea la caja: el alquiler a particulares es plata del cajón sin un recibo detrás —como la de los otros ingresos que se cargan desde Contabilidad—, y por eso el asiento lleva el nombre de la persona.
Para el IVA la diferencia también cuenta. Si el club es Responsable Inscripto, el alquiler a un particular cobrado con IVA entra al libro de ventas por su cuenta, por la fecha del cobro. Un club que alquila afuera y sólo revisa las cuotas va a ver un débito más chico del que declara.
Anular
Un turno sin cobrar se anula sin más: libera el horario y listo. Uno ya cobrado es otra cosa, porque hay plata de por medio: anularlo exige el permiso de anular cobros, que recepción no tiene. Administración o tesorería.
Al anular un turno cobrado se revierte lo que el cobro había generado —la cuota del socio y su recibo, o el asiento de la venta al particular—. Como siempre, por contra-movimiento: nada se borra.
Con una excepción que conviene conocer antes de pelearse con la pantalla: si la cuota que generó ese turno ya tiene una factura autorizada, o una en camino a ARCA, la anulación NO sale y el turno queda como está. Primero va la nota de crédito —o hay que esperar a que ARCA resuelva— y recién después se puede anular el turno.
Qué pasa si el club baja de plan
El módulo de canchas está incluido desde el plan Federación. Si un club baja a un plan que no lo incluye, no pierde lo que tiene: las canchas se siguen viendo, editando y archivando, y los turnos se siguen viendo y anulando. Un turno no se edita —para cambiarle algo se anula y se carga otro—, y con el plan bajado ese otro ya no se puede cargar. El criterio es que bajar de plan no debería dejar a un club sin poder ordenar lo que ya cargó.
Hay una cosa que sí se corta y conviene resolverla ANTES de bajar de plan: COBRAR un turno existente. Una reserva que quedó sin cobrar cuando el club tenía el plan no se puede cobrar después de bajarlo. Si hay turnos pendientes de cobro, cobralos primero.
Preguntas frecuentes
Reservé una cancha y el socio no la ve en su cuenta. ¿Falta algo?
Falta cobrarla. Una reserva sólo bloquea el horario; la deuda nace cuando alguien registra el cobro. Si el club quiere que el turno se le cargue al socio, hay que cobrarlo.
Cobré el lunes un turno que se jugó el sábado. ¿Con qué fecha queda?
La cuota queda fechada el sábado, el día del turno. Así el reporte del período dice cuándo se usó la cancha y no cuándo pasó alguien a pagar.
¿Le puedo emitir recibo a un particular que alquiló?
No. Al particular se le registra la venta directamente en la contabilidad, con su nombre en el asiento. El recibo existe contra una cuenta corriente, y un particular no tiene.
Me equivoqué en el nombre de una cancha. ¿Lo corrijo?
El nombre no se puede editar: los turnos y asientos ya registrados lo nombran. Si de verdad hace falta, la salida es archivar esa cancha y crear otra con el nombre correcto, sabiendo que la historia vieja va a seguir diciendo el nombre viejo.
¿Se puede reservar desde afuera, por el socio?
No. Las reservas las carga el club. No hay reserva online ni desde el link del socio.
Dos personas reservaron la misma hora al mismo tiempo.
No puede pasar: la base rechaza el segundo turno superpuesto, no un chequeo de pantalla que se pueda ganar por milésimas. Una de las dos personas ve el aviso de que ese horario ya está tomado.
Bajamos de plan. ¿Perdemos la grilla?
No: las canchas se siguen viendo, editando y archivando, y los turnos existentes se ven y se anulan (un turno no se edita). Lo que se corta es cargar turnos nuevos y, atención, COBRAR los que quedaron pendientes. Si tenés turnos sin cobrar, cobralos antes de bajar de plan.
Quiero anular un turno cobrado y no me deja.
Si ese turno generó una cuota que ya tiene factura autorizada —o una en camino a ARCA— la anulación no sale. Hay que emitir la nota de crédito primero, o esperar a que ARCA responda, y recién ahí anular el turno.
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